物業公司外來文件管理控制程序

發布時間：2023-08-17 20:25:06 查看人數：15

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物業公司外來文件管理控制程序

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1.目的:

對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執行。

2.適用范圍:

適用于政府主管部門及上級公司、上級物業主管部門及其它管理關系單位發給公司的文件。

3.引用文件:

3.1質量手冊第4.5章

3.2 iso9002標準第4.5章

4.職責:

4.1總經理或副總經理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。

4.2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經營管理部的經營合同、協議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關物業管理的法令、法規、各類規章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經理或副總經理審批,工程維修部及經營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。

4.3各部門負責本部門業務往來中的外來文件及有關物業管理合同的法令、法規的接收,經公司副總經理批準后,負責根據領導的批示處理有關文件。

5.工作程序:

5.1外來文件的接收:

5.1.1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發的文件由收發員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。

5.1.2公司各部門的業務往來文件接收后,統一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

5.2外來文件的處理:

5.2.1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經理或副總經理批閱,綜合辦公室根據批示轉相關部門,并督促確保文件按總經理或副總經理批示執行。

5.2.2外來的有關物業管理的法令、法規,經總經理批示后,由經營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發放登記表》。

5.2.3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉相關部門,并由綜合辦公室存檔。

5.3外來文件的檔案管理:

5.3.1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀,對有價值的文件進行裝訂成冊,并保存。

5.3.2日常業務文件由綜合辦公室征求相關部門意見后,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立文件處理檔案。