某物業項目鑰匙管理程序
物業管理有限公司程序文件
--鑰匙管理程序
1.目的
加強鑰匙管理,消除安全隱患。
2.范圍
適用于公司各管理處。
3.職責
由部門經理指定人員負責鑰匙的接收、領用、保管和配制。
4.定義
本程序鑰匙指1、公用部位鑰匙,如管理用房、設備房、消防通道門、空置房鑰匙;2、顧客鑰匙,如驗收移交或因維修家政等服務需要由顧客委托代保管的鑰匙。
5.方法和過程控制
5.1 公用部位鑰匙的更換、配制:
5.1.1部門經理應指定專人負責公用部位鑰匙的配制、更換、保管工作。
5.1.2任何人未經部門經理許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配制時,須由鑰匙管理員填寫《鑰匙配制申請表》,報部門經理同意后方可配制。
5.1.3門鎖損壞或鑰匙丟失(包括一套鑰匙中丟失任何一把)需更換時,應填寫《鑰匙配制申請表》,報部門經理審批后予以更換,同時應查明原因,如屬人為原因,應追究責任。
5.1.4重點部位門鎖的更換應在24小時之內完成(節假日時可口頭報部門經理同意),所更換的鑰匙交鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。無論何種原因,如果存在外部人員、離職人員等無關人員可以用鑰匙進出這些部位的情況,必須對門鎖、鑰匙進行更換,特別是重點部位,以確保這些部位的安全。
5.2 公用部位鑰匙的保管
5.2.1在房屋移交驗收時,部門經理指定專人接收所有公共設施鑰匙,按如管理用房鑰匙、設備房鑰匙等進行分類,在《鑰匙清單》上登記。
5.2.2鑰匙管理員負責將所有鑰匙分類加以標識,并確保標識的清晰及持久性。
5.2.3 公用部位鑰匙應統一放在部門辦公室或控制中心的鑰匙柜內,除員工因工作需要而由其本人保管的公用部位鑰匙外,所有鑰匙必須進行分類保管。
5.2.4由鑰匙管理員或當值人員負責對鑰匙的領用、歸還情況進行記錄。鑰匙管理員或當值人員每天下班前應清點鑰匙數量,發現鑰匙未歸還的現象應及時追回,如有異常,應在《鑰匙使用登記表》的'備注'欄中予以記錄。
5.2.5倉管員請假外出時需把倉庫鑰匙交給部門經理指定的人員,并在《鑰匙使用登記表》上簽名確認。
5.3 公用部位鑰匙的使用
5.3.1因工作需要而借用鑰匙,須嚴格履行領用手續填寫《鑰匙使用登記表》,同時使用完畢應當即交還,不得拖延。
5.3.2鑰匙領用后必須隨身攜帶,不可將鑰匙隨意離身放置或轉借給他人,更不能讓他人代還鑰匙,下班前須交還鑰匙管理員或當值人員。
5.3.3鑰匙不慎遺失,必須即刻報告部門經理或鑰匙管理員,由部門經理做出處理意見,鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記備案。
5.3.4如果部門人員調動、離職,鑰匙管理員負責收回其持有或借用鑰匙,并將變更情況在《鑰匙清單》上予以記錄。
5.4顧客鑰匙的管理
5.4.1在房屋移交驗收時,部門經理指定專人接收所有房屋鑰匙,并在《顧客鑰匙清單》中單獨登記。在入伙時,由顧客簽字領取,《顧客鑰匙清單》交部門資料管理員永久保存。
5.4.2如因返修、維修等原因需為顧客代保管鑰匙的,須指定專人負責所有鑰匙的領、借、還等手續,由顧客在《顧客委托鑰匙登記表》中簽字確認后。
由鑰匙管理員對領、借用顧客的鑰匙,須嚴格填寫《顧客委托鑰匙登記表》,對過夜借用顧客的鑰匙必須經過部門經理同意后,方可借用,并負責追回,否則將追究鑰匙管理員責任。
5.4.3如有顧客委托管理處鐘點工服務、房屋出租并要求代管鑰匙的,管理處應委婉提醒其誤會、風險發生的可能;如顧客仍堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的,經部門經理同意后方可接收,并由部門經理指定專人保管該鑰匙,并在《顧客委托鑰匙登記表》登記確認,由保管人負責跟進鑰匙使用情況及追回鑰匙。
5.4.4顧客將鑰匙收回時,鑰匙管理員或當值人員應讓顧客在相應記錄中簽字確認。
5.4.5顧客的鑰匙任何人員不得配置,如須更換顧客鑰匙必須有充分理由并由部門經理與顧客溝通,獲得顧客簽名同意。
5.4.6無論何種原因,如果存在外部人員、離職人員等無關人員可以用鑰匙進出顧客房間的情況,必須立即與顧客取得聯系,采取措施妥善處理。
5.4.7無論何種原因,顧客鑰匙遺失或向管理處反映需要非正常進入時,必須經部門經理同意,在充分考慮法律風險后再行處理,如聯系專業人員開鎖或強制性開鎖,但事后必須提醒顧客及時更換鎖匙。
6.質量記錄表格
**wy7.5.1-z02-f1《鑰匙配制申請表》
**wy7.5.1-z02-f2《顧客鑰匙清單》
**wy7.5.1-z02-f3《顧客委托鑰匙登記表》
**wy7.5.1-z02-f4 《鑰匙清單》
**wy7.5.1-z02-f5《鑰匙使用登記表》
