第1篇 文檔管理備案制度
文檔管理備案制度
為適應學校規模化，正規化發展的需要，保證政令通暢，提高學校管理水平，
確保我校檔案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，對學校的文書、檔案管理特做如下規定：
1、歸檔單位：
學校設立檔案室，管理、存放學校機要檔案，歸行政部領導，設專管人員負責。
2、歸檔范圍：
1)上級主管部門下發的文件、學校的紅頭文件、通知、會議記錄、協議、意見書、可行性報告、合作合同、購銷合同、合作合同、獲獎證書、主要會議記錄等經營性文件。
2)學校員工檔案、教師檔案、學員檔案、業務關系檔案。
3)學校教研成果、優秀教案、教材等經營過程中的各種總結性材料。
4)學校宣傳的傳單、報紙、雜志、廣告、剪報等有關學校的報道（報紙、音像）
5)其他的有本校繕印的公文（含正件與附件、批復請示、轉發文件、被轉發的原件）一律由行政部統一管理。
3、收、交檔案、歸檔案：
1)學校全體員工應具有存檔、歸檔意識，積極配合學校檔案室做好機要檔案管理工作。
2)學校經營性文件要及時歸檔，各分校、部門簽收的外來文件要在兩個工作日內送檔案室歸檔。
3)各分校部門工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交有關人員核對整理后，于年底交于行政部歸檔，各單位，經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。
4)學校員工、教師應在簽定用工合同兩個工作日內由人事部收齊人事資料、身份證、學歷證復印件送至專管員歸檔，如有續簽及變更合同的，應由檔案室提前兩個月通知及時辦理，舊合同繼續保留，任何分校沒有簽發、存放權。
5)凡有外聯業務的部門、個人，應每周二下班前將新增的詳細信息及時送交檔案室補充進業務檔案。
6)全校所有部門、分校區的總結性材料完成后應由該部門或分校區負責人拷貝收集后每周一下班前及時交檔案室歸檔。
7)學校宣傳中的傳單、剪報及音像品由宣傳部在匯總后于每周二下班前及時歸檔。
8)學校經營過程中的重大活動應由主辦人在活動結束后五日內整理歸檔，應包括：預算、實際費用、舉辦時間、場地、動用人員、有關報道錄像錄音等。
9)一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議主辦部門收集歸檔。
10)檔案管理部門接受后應簽收，分類登記歸檔，對上級來文要附上“文件處理箋”。
11)學校工作人員外出學習，考察、調研、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向校方辦理歸檔手續，經行政部簽字認可后財務部才給予核報差旅費。
12)凡外出帶回的文件，應交由檔案室統一管理，個人不得存放。
13)本校召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，經行政部簽字認可后財務部門才給以報銷會議費用。
4、傳遞、借用、保管：
1)凡外來文件、信函除注明親啟私信外，一律交由行政部拆封，登記接收時要檢查信口。對開口文件，信件應查明原因，密件開口要拒絕簽收。
2)凡外來文件，由行政部按來文性質及內容及時送有關領導批示，并交送有關承辦部門處理。外來一般文件、通知無需批示，登記編號后直接轉有關單位。
3)對于領導審閱批辦后的文件，一律退回行政部分轉有關部門，承辦人應在“公文處理箋”注明辦理情況，簽字后退回檔案室。
4)校內文件傳遞時要辦理簽收手續：填寫《文件發放登記表》。
5)公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存），工作結束后及時交檔案室歸檔。
6)文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續并按照收文檢查歸檔，以防遺漏。
5、立卷歸檔和保密：
1)凡在本規定范圍內的文件均由檔案室立卷保存。
2)立卷要分類編目、齊全，調閱借走檔案時須持本部門主管簽字，并由行政副校長簽字后方可借閱，專管人員應認真做好登記，并注明歸還日期，借閱人要注意保密，借閱人不得轉借他人。
3)因工作需要復印的文件，須由校長簽字后放方可復印，并認真登記。
4)檔案保存要做到“七防”即：防火、防塵、防蛀、防潮，防霉、防光、防盜、嚴格管理定期清查。
5)沒有存檔價值和存查必要的公文以及其他需要銷毀的檔案，應嚴格登記造冊，由行政副校長和校長審批簽字后方可銷毀，并由監毀人，銷毀人在登記本上簽字。
6)文件保密等級：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤，并加密碼。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
6、相關責任人及責任：
1)相關人員為：所有檔案的成文、填報者、接收者、傳送者、借閱者、銷毀者、行政部副校長、校長。
2)所有相關人員要保證檔案真實完整，保密安全并及時補充完善的責任。不得以任何理由拒交、謊交、拖延、推委、失職，否則按學校員工獎懲條例進行處罰。
3)所有分校和部門的文件管理人員要了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
4)認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每年年底前應將歸檔的文件材料歸檔完畢，并向校方做好交接簽收手續。
5)案卷質量總的要求：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。
6)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
7、歸檔程序：
各分校（部門）文件管理員
行政部人員
檔案收集
檔案整理鑒定
行政部檔案管理人員
登記檔案目錄
檔案裝訂盒保存
8、文件的借閱：
文件借閱是行政部門日常性工作之一，要按規定的借閱制度辦理。文件借閱工作中，對業務性的文件，凡因工作需要的均可借閱。對機密性文件，不在閱讀范圍的人不能借閱。對機密文件借閱者要經校長簽字。
1)借閱程序：
借閱人員
寫借閱審批表
相關人員簽字
借閱
2)借閱時間：
原則上借閱文件只能在檔案室閱看，如特殊需要借離檔案室的需在48小時內歸還，逾期不還者檔案室有權通過其主管校長強行收回并給予每次50元的負激勵。如需長時間借用，只能借用備份件，需經校長簽字后方可借出，借出人對所借檔案材料負有保管、保密責任。
9、部門保管：
對于各分校（部門）保管的檔案僅限于學校所發行政制度、文件、當月學生檔案及其它學校經營性材料。各分校（部門）主管要指定專人管理，并加強對相關人員的保密紀律教育，不得私自借閱，嚴禁亂丟亂放，嚴禁將秘密文件帶往公共場所和家中，并保持分校（部門）檔案管理人員的相對穩定，如有變動及時通知行政部，按本條款特別事項的程序辦理。
10、特別事項：
檔案借出人或分校（部門）檔案管理人員如因工作變動或因故離職時，所保管的檔案、文件性材料應先交回檔案室，或在檔案管理員的證明下向接管人員辦理材料交接手續，由新接管人員辦理相應的簽收或借用手續。任何人不得擅自帶走或銷毀。
學校檔案管理員如因工作變動或因故離職時，應提前一個月通知校長，由校長監督向接管人員按上述程序做好清點、交接工作。
11、銷毀文件程序：
行政部人員
清點注銷
填寫文件銷毀登記表
主管領導簽批
銷毀人、監銷人
簽字備案
文件銷毀
第2篇 物業質量記錄及文檔管理程序文件
物業程序文件:質量記錄及文檔管理程序
1.目的
為質量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
部門/崗位工作職責
辦公室負責收集、轉發、保存最新有效的行業標準和政策法規。
監督公司各管理處、部門文檔管理
品質管理部監督公司各部門質量記錄的控制。
收集質量管理體系標準,對其有效性負責。
保存最新有效的行業標準和政策法規。
相關部門收集、轉發及評估新的行業標準和政策法規對公司目前業務或管理工作的影響,根據需要修改或出臺相關文件。
管理處、部門負責人具體指導本管理處、部門質量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質量記錄、文檔資料 4.定義
質量記錄:體系文件規定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過程控制
5.1現場質量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標識,確保現場質量記錄無污損或破損等。
5.1.2班長以上管理人員應檢查現場質量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對已失效的表格即時進行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現場已填寫完畢的質量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后,品質管理部對各管理處、部門質量記錄的有效性進行全面檢查。局部更改時,可與內部質量審核同時進行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進行,最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時按照不同業務類別、表格類別(名稱)對已收集的質量記錄及文件資料進行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標識文檔編號、文檔名稱、產生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內附卷內文件目錄,并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據實際情況增加附表。
文檔編號文檔名稱產生時間段保存期限存檔人存檔日期報廢日期
5.2.3如資料是傳真件應復印后保存復印件。
5.2.4歸檔資料應盡量在統一地點保存。工程部設備管理生成的質量記錄,除通用的培訓(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長期存放在工程部資料柜內。還可根據具體情況,制作兩聯的質量記錄表格,一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質量記錄及檔案,在工程驗收完畢后一次性按工程項目單獨歸檔,存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經管理處/部門負責人批準,由文件管理員負責跟進、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續。
5.2.8《體系文件下發明細》、《質量記錄表格一覽表》由品質管理部填寫,《標準政策法規一覽表》由辦公室填寫,經現相關負責人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質量記錄進行報廢處理,報廢前應填寫《質量記錄報廢申請單》并經管理處/部門負責人批準后報廢處理。如超過保存期限,但有保存價值后期需備查記錄,可加蓋'作廢保留'章繼續保留。
5.3文檔資料編碼規則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執行,一般以一、二級目錄為文檔標題。
5.3.2日常管理文檔編號方法為:'部門漢語拼音簡稱+**',如:城市花園為'ch01、ch02'。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括:
a.由發展商提供的規劃、竣工、驗收資料
b.設施設備安裝、使用、維修保養技術資料;
c.物業質量證明文件和物業使用說明文件;
d.房屋本體和設備的改造變更資料
e.其它必要資料
5.4.1.2由發展商提供的小區/大廈各類工程資料,各管理處應指定專業技術人員核對、接收,并列出清單交與文件管理員統一保管。
5.4.1.3如資料不全,應及時向發展商索取,確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設備、配套設施供應商的地址、聯系人及電話要編制成表,以方便維修保養時查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應有業主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號、聯系電話、車輛情況及其他各類個性化情況,并根據情況定期更新資料內容。
5.4.2.3顧客檔案為機密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負有保密責任,未經顧客或經理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負責人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經管理處/部門負責人批準。作廢顧客資料應仔細粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機關因公需查詢,在對方出示單位介紹信和工作證并經核對無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內容,與被查資料一并保存。
5.4.3物業資料
5.4.3.1物業資料包括物業項目各類批文、建筑施工許可證及執照、管理及商業用房資料、住宅區基本情況及配套設施資料等。
5.4.3.2各管理處負責在房屋交付后三個月內收集整理物業資料,并培訓到相關人員。
5.4.4標準政策法規管理
辦公室各職能部門各使用部門
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報批的文件,存檔時郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應統一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符,三級及以下目錄管理處可根據需要自行調整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網絡系統管理規定》相關條款操作,管理軟件內容須每月備份,每年初須
對上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲清單》上登記。
5.5.4重要、機密的電子文檔須設置密碼后報管理處/部門經理備案。當事人如有離(調)職需完善交接手續。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《電腦及網絡系統管理規定》
7.質量記錄表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《標準、政策法規一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《質量記錄表格一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《質量記錄報廢申請表》
