第1篇 公司發貨管理控制程序2
公司發貨管理控制程序(二)
一、目的:服務公司客戶的產品銷售,滿足客戶的發貨要求,保證發貨的及時性、準確性和有效實施款到發貨的原則,防止管理不善和失誤而給公司造成經濟損失行為的發生,確保公司發貨流程的順暢,提高公司和客戶的經濟效益。
二、適用范圍:公司產品發貨及專賣店貨架、噴繪發貨及公司所有涉及發貨的工作。
三、職責與權限:
3.1經營部負責人負責監督和控制公司產品、專賣店貨架、噴繪及其它的發貨過程,負責對超額欠款客戶發貨的監督審查。
3.2片區負責人負責實施產品發貨工作,對客戶要求的發貨《客戶配貨單》的審核并監督倉庫發貨過程,確保嚴格按客戶要求及時發貨。
3.3專賣店貨架、噴繪負責人負責所有客戶要求的貨架、噴繪的發貨工作;負責下單,安排控制所有貨架、噴繪合格供方質量和包裝,確保發貨的及時性,安全性,準確性。
3.4倉庫主管負責安排倉庫人員根據《客戶配貨單》配貨裝箱,確保嚴格按客戶要求按質按量地配貨。
3.5倉庫管理員負責《客戶配貨單》的配貨、裝箱、打包工作并根據《成品倉庫管理程序》中的發貨程序具體實施。
3.6駕駛員負責客戶貨物的運輸、發送工作并嚴格按客戶或公司指定的貨運站及運輸方式及時發送。
3.7電腦室負責收集和登記客戶的傳真配貨單,并及時交收件人簽收。
3.8營銷統計員負責電腦統計《匯總發貨單》。
3.9財務部主管負責匯總經營部發貨單據,監督和控制客戶欠款額度。
四、控制程序:
4.1客戶的發貨單傳真,必須由電腦室負責統一收集登記。營銷部文員應根據傳真貨單及時交予該片區負責人并簽收確認。
4.2各片區負責人收到客戶交予或傳真的要求發貨的《配貨單》后,認真統計該貨單的發貨金額并評審該客戶的貨款余額,如在規定的欠款額度內應在《配貨單》上簽字確認并及時交予倉庫發貨;如超過公司規定的欠款額度,應交經營部負責人審核同意后方可執行發貨。片區負責人應嚴格按規定的權限內簽名批準發貨,如發現違反本控制程序規定的將嚴格按獎懲辦法(5.2)執行。
4.3對簽名確認后或經經理審批后的發貨單,片區負責人應及時交予倉庫配發貨,嚴禁無故拖延影響發貨時間而給客戶和公司造成損失。所有《客戶配貨單》各片區負責人及倉庫必須保存原單,作為發貨和發生問題溯源的依據。
4.4經營部負責人必須隨時對公司各客戶發貨情況進行查詢和監督,嚴格按規定的權限審批《客戶配貨單》;對發貨過程中發現的問題應及時予以解決;疑難及重大問題應及時匯報上級領導,取得充分授權和批準后方可最后確定。
4.5倉庫主管收到經營部(經相關人員評審簽名確認后)下達的《客戶配貨單》后應按倉庫發貨程序安排倉庫人員及時配貨,倉庫人員應保證嚴格按配貨單上的客戶要求配貨;倉庫主管負責嚴格監督配貨速度和質量,防止配錯、漏配、短貨和貨單不相符的現象的發生。
4.6如倉庫不能配齊或暫時短缺配貨單上的產品,倉庫人員應認真做好記錄,列表存檔以作為該品種向生技部下達生產任務的依據并及時通知該單的營銷負責人反饋客戶,以便客戶做相應的變更。
4.7公司新產品或緊俏品種入庫后,倉庫人員應及時地通知營銷片區負責人安排發樣或通知客戶看樣發貨;營銷人員應保證公司每個新樣都有發到公司各個客戶手中,以確保公司每個客戶系列產品上貨齊全。
4.8對客戶要求公司提供專賣店貨架配件、噴繪等,專賣店形象負責人應按《采購控制程序》及時下單制做并負責監督和控制制作商的制做質量和速度,制作完畢后,應及時按客戶要求配貨;配貨時應特別應注意包裝的牢固性并認真清點配件、品種和件數,確保貨架發貨的準確性,防止錯配、漏配、短貨現象的發生。
4.9產品發出后,營銷統計負責及時統計《匯總發貨單》的數量和金額,錄入電腦并確保財務賬目的準確性。
4.10《匯總發貨單》統計完畢后,營銷文員負責及時審核《匯總發貨單》并予第二天上午12:00前把《匯總發貨單》傳真給各客戶,以便客戶及時了解發貨情況。
4.11駕駛員應隨時了解倉庫配貨情況按時將貨物發出,不得無故拖延并嚴格按客戶和公司指定的貨運站和運輸方式發貨。
4.12財務部主管按公司制定的欠款標準隨時檢查經營部發貨及財務網絡記錄運行情況,監督和審核各客戶的欠款額度,發現問題及時匯報上級領導并對違反本控制程序規定的行為嚴格按獎懲辦法(5.2)執行。
五、獎懲辦法:
為確保本控制程序的有效實施,提高各相關執行人員的工作積極性,考核發貨過程中各執行人員的工作業績,特訂本獎罰辦法:
5.1客戶交予的或傳真的《配貨單》如因各相關執行人員玩忽職守,粗心大意,無故拖延嚴重失職而造成不能按時給客戶發貨的,給予各相關執行人員50-100元的罰款。
5.2倉庫主管、片區負責人、經營部負責人超越權限,未按公司規定的允許欠款額度控制執行,任意批準發貨超過公司規定的欠款額度的客戶,經公司領導及相關部門評定分析,確屬失職或有意的根據超越欠款額度和性質分別予以50-200元罰款。情節特別嚴重的,將按《公司法》追究其責任。
5.3在配貨過程中,如因倉庫人員玩忽職守,粗心大意,造成配錯貨、串號、漏貨、少貨或多貨,根據失職程度,每次給予5-20元的罰款。
5.4新產品入庫后,相關執行人員粗心大意,沒有根據市場銷售管理人員的安排及時給客戶發樣而影響產品銷售的,處以相關倉庫人員5-10元的罰款。
5.5客戶要求發貨架、噴繪的,如因專賣店形象負責人以及相關人員玩忽職守,粗心大意,在足夠的時間內因不能按時給客戶發貨或配錯貨架和配件及漏配少貨的而影響專賣店(專廳)開業或營業的,根據影響程序和性質,每次分別處于相關人員50-100元的罰款。
5.6營銷統計員和營銷文員未按時統計和傳真給客戶的,根據實際情況每次予以5-20元罰款。
5.7駕駛員未能按時發貨或不按公司或客戶指定的貨運站和運輸方式發貨,給公司和客戶因發貨失誤造成經濟損失的,根據實際情況,每次予以5-20元的罰款。
5.8在發貨過程中,各相關人員忠于職守,認真負責,一視同仁,一切以公司和客戶利益為重者,發貨工作成績顯著者、所負責的片區銷售業績明顯提高者,公司將根據實際情況,組織相關部門評定,每月給予頒發人民幣100-300元的獎金。
第2篇 分公司發貨管理程序
分公司要貨及發貨管理程序
1.范圍
本程序對銷售計劃的管理、發貨工作程序、管理職責等活動進行了規定;
本程序適用于所有與銷售計劃、發貨有關的單位及部門(物資儲運部、財務部等)。
2.目的
規范銷售計劃、發貨管理,強化分公司的物流管理,合理地降低運營資金庫存占有率,提高銷售計劃、要貨開單的準確性。
3.職責
3.1分公司負責月、周要貨計劃和發貨計劃的編排、審報。
3.2物資儲運部及第三方物流公司負責配送。
3.3財務處負責驗審。
3.4銷售管理部負責商業單位代銷庫存量及駐外倉庫庫存標準及庫存比重。
4.活動
4.1分公司應對本省批發單位確定信譽額度,并在銷售管理部備案。
4.2分公司每月25日前上報本分公司下月的銷售預測,并上傳銷售管理部備案。
4.3分公司在遵照本月銷售預測的基礎上,提出周要貨計劃,在每周三之前由銷售管理部匯總并提交生產制造部,指導公司生產作業,生產制造部每周向銷售管理部提供貨源情況。
4.3.1分公司周要貨計劃申報程序
(1)每周一總庫向各分公司公布現有庫存情況,便于與各商業單位協調
(2)業務主管制作商業客戶要貨計劃
a業務主管對商業客戶實際庫存進行每周跟蹤統計;
b有促銷員的終端由促銷員提報該終端貨源短缺品種及數量;
c根據市場需求、商業客戶庫存狀況協助商業客戶申報要貨計劃,批發商計劃須以零售終端為單位申報計劃明細.
d業務主管匯總所轄區域客戶要貨計劃,填寫商業客戶要貨計劃表。主要內容;單位代碼、單位名稱、經銷/代銷、要貨品種、數量、配送方式(分駐外倉庫配送、總公司直接配送、總公司集中配送三種方式);
e向分公司提交所轄區域商業客戶要貨計劃表。
(2)分公司制作周要貨計劃
a匯總各區域商業客戶要貨計劃表,制作分公司商業客戶要貨計劃表;
b統計分公司駐外倉庫實際庫存,結合分公司商業客戶要貨計劃表制作分公司周要貨計劃表;
c分公司周要貨計劃表制作規范:
a詳細填寫計劃表要素:分公司、時間、型號、數量。
b總要貨品種及數量=商業客戶要貨品種及數量―駐外倉庫實際庫存品種及數量+駐外倉庫安全庫存量
4.4生產作業部門可根據規模生產要求,成批組織生產,并預留庫存,銷售管理部制訂提貨權限(0.5…2),在第一個生產作業周結束前將權限及貨源情況下發至銷售分公司,便于銷售分公司組織貨源.
4.5銷售分公司依照提貨權限,適當修改要貨申請,提出送貨計劃,填寫計劃要素:分公司或商業單位、時間、型號、數量、配送方式、配送地點、聯系人、聯系電話。
其中a、b類分公司可一周安排兩次,c、d類分公司可一周安排一次,具體配送交由物資儲運部。
4.6配送形式:
a總公司配送
①現款:
a經銷商要貨量滿整車由總公司直接配送
b同城不同經銷商要貨量可湊足整車由總公司直接配送
c經銷商要貨量不足整車的要貨由總公司配送至分公司駐外倉庫。
②代銷:
a經銷商庫存在信用額度內或已超額度但已付款的要貨量滿整車由總公司直接配送
b經銷商庫存超信用額度的要貨部分經分公司匯總參考駐外倉庫存狀況統籌計劃要貨量由總公司配送至分公司駐外倉庫。
b駐外倉庫配送
①駐外倉庫的產品首先滿足有要貨計劃的經銷商提貨
②駐外倉庫覆蓋區域內的經銷商已付款或庫存在信用額度內的要貨由駐外倉庫配送,經銷商自提的給予一定補貼。
③駐外倉庫覆蓋區域內的經銷商庫存超信用額度的要貨由駐外倉庫分批配送,但送貨時必須結清上批超額的貨款
4.7銷售管理部每月依據要貨申請數量及送貨數量,制訂考核表,考核銷售分公司的開單準確性。
(1)管理部對分公司的激勵
周計劃月考核,綜合分公司每月各周計劃履行情況,結合其他因素及綜合指標制定一定履行比例給予考核。
(2)分公司對商業客戶的激勵
方式同上,建議對商業客戶計劃履行率按高于分公司指標考核,考核金額體現在對商業客戶的獎勵中。
4.8發貨程序:
4.8.1向駐外倉庫的發貨程序:
銷售分公司填報送貨計劃----內勤經理審核備案----物資儲運部配送
4.8.2商業單位自提的發貨程序:
銷售分公司填報送貨計劃----內勤經理審核備案----商業單位自提
4.8.3商業單位從駐外庫的發貨程序:
a嚴格按照q/*fgrwz15-2001號文件《駐外倉庫保管員工作職責》中的有關規定執行。
b駐外庫保管員憑經省經理簽字、或省經理書面授權人簽字認可的、業務員出具的提貨單原件(如果用傳真件,要求原件在三天內到駐外庫),對商業單位發貨。
c駐外保管員必須登記出庫產品的型號、條形碼、出廠日期、提貨單位、提貨車輛牌號等相關信息,以備查倒貨使用。一旦因未登記產品的相關信息而無法查處倒貨,則追究駐外庫保管員責任。
d駐外庫保管員每天將駐外庫的進、出、存繪制成表,一份交辦事處,一份留存。
5.此管理規定在原工作程序執行基礎上實施,過渡期限為2個月。
