第1篇 金碧花園管理處檔案的建立和管理
金碧花園管理處檔案的建立和管理
1、檔案的建立
設立資料室、負責檔案建立和管理,配備檔案專業管理人員,完善檔案管理體系,使檔案管理工作更有效地為住宅樓宇的使用、維修、改造、擴建工作和物業管理工作服務。
(1)采取系統化、科學化、標準化、制度化的一系列管理制度。
(2)建檔流程:收集-整理-歸類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。
(3)查閱流程:申請-借閱-登記-歸還
(4)各部門廣泛收集,資料室集中管理。
(5)分類明確,針對不同的檔案性質,采用有不同的建檔和管檔方法,
2、檔案管理
(1)辦公室、人事檔案管理;
a、辦公室檔案由資料員進行分類編號、整理、保管。
b、有關行政機關,公司上層有關文件及會議紀要均屬辦公室檔案文件。
c、經領導批示傳閱的重要文件入檔必須與領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
d、所有人事檔案按照編號由資料員管理,并將個人所有資料輸入電腦保存軟盤,人離開企業其檔案銷毀。
(2)工程檔案管理;
a、將工程技術、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發電、消防、排風排水、煤氣管理、電梯、照明系統的有關資料均進行編號,檔案由工程部主管儲存于專柜中保管。
b、所有工程類國家標準均勻進行統一編號并附上受控負責人由工程部主管保管于專柜中。
c、所有工程資料均應規定保存期限,并建立銷毀檔案制度。
(3)財務檔案管理;
a、每年形成的會計檔案,都由財務會計按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊。
b、保存的會計檔案向外單位提供利用時,須報有關領導批準,但不得拆散原卷冊,并應限期歸還。
c、會計檔案的保管期限,根據特點分永久、定期二類。
d、會計檔案保管期滿需銷毀時,應經有關領導同意,審查并編造會計檔案,銷毀設冊。
(4)住戶檔案管理;
a、所有用戶資料如購房合同(含產權證)復印件、租戶合同復印件、房屋驗收清單及業主、用戶有關資料(身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯系電話)均應按單元由資料員編號妥善保存并輸入電腦。
b、業主、用戶變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。
c、用戶資料根據一定期限銷毀,保存軟盤。
(5)所有檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時嚴格執行安全和保安制度,不得隨意堆放、嚴防毀損、散失和泄露。
(6)所有檔案的借閱均應通過資料保管員(有必要時應有負責人許可同意)并進行登記簽字。
(7)所有檔案保管環境要求干燥、通風、如有遺失,應通知有關人員負責。
第2篇 金碧花園物業管理總體目標分項指標
第三金碧花園物業管理總體目標和分項指標
(一)總體目標
根據第三金碧花園集高層住宅、公館別墅、商場(鋪)和綜合服務樓為一體及規劃路交叉貫穿小區的住宅區特點,公司突破傳統的物業管理模式,以滿足業主的居住生活要求,在管理上實行相對封閉的區域分區管理,實現'園中園'的分組管理模式;在功能上分生活區(各標準層區、別墅區)、陶冶休閑區(花世界、森林世界、水世界)、健康區(會所、網球場、游泳池)、教育區(幼兒園、市五中);在服務上實行分質、分級的服務方式,采用別墅、公寓物業管理的服務優點,突出別墅個性化服務,以此整合和提升物業公司的整體服務質量和鮮明的分區(組團)管理特點。
在管理期內把第三金碧花園建設成為'安全文明,和諧進步'的全國一流文化小區。根據考核標準,在第三金碧花園小區物業基本交付使用后,達到廣州市物業管理優秀小區的管理考核標準,并獲得有效證書;二年后達到省級或'全國優秀住宅示范小區'管理考評標準,并獲得有效證書。
(二)分項指標
1、房屋的完好率100%
2、房屋零修、急修及時率100%
3、維修質量合格率100%
4、設施、設備完好率100%
5、消防設備完好率,消防水泵供水率達100%;
6、清潔保潔率95%以上
7、綠化完好率100%
8、道路完好率100%
9、管理公共區域的照明完好率100%
10、業主(住戶)對物業管理滿意率98%以上,業戶投訴處理率100%
11、有效投訴低于1%
12、回訪、跟蹤率100%
13、物業管理費的收取率95%
14、重大治安事故或刑事案件發案率為0
15、停車場完好率100%
16、重大火災發生率為0
17、物業資料管理完好率100%
18、管理人員專業培訓合格率:100%
