第1篇 物業鑰匙管理控制程序
1.0 程序目的
加強鑰匙有序管理,有效控制鑰匙登記、領用、借用、配換手續,增強管理處員工、業主和住戶安全意識。
2.0 適應范圍
適用于管理處管轄樓宇、公共設施、設備房以及辦公場所的鑰匙管理。
3.0工作職責
3.1管理處客服中心負責所轄區域內樓宇公共部分和未入伙的鑰匙管理。
3.2運行主管負責所管轄區域水、電、電梯、空調、消防設施鑰匙的管理。
4.0 程序內容
5.1 鑰匙放置在帶鎖的鑰匙柜內,鑰匙柜鑰匙由專人控制使用。
5.2 開發建設單位移交鑰匙,均需在《鑰匙管理登記表》中記錄。
5.3 因工作需要增配或更換鑰匙,由部門負責人書面申請,經管理處審批同意方可配制或更換,并在《鑰匙管理登記表》::上記錄。
5.4 借用鑰匙
5.4.1管理處其它部門人員因工作需要借用鑰匙,均需管理處經理批準,借用水、電、消防等與設備相關的鑰匙需維修部領班同意,并認真填寫《鑰匙借用登記表》后方可借用。
5.4.2業主借用天臺、未入伙單元的鑰匙,需管理處經理同意后,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.4.3 有線電視臺、電話公司等小區外的單位工作人員因工作需要借用鑰匙均需提供工作證或其它有效證件的復印件,由維修領班同意,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.5 鑰匙不慎遺失,責任人立即向部門負責人口頭陳述遺失經過,并通知保安部采取防范措施,部門負責人根據遺失鑰匙性質決定是否配制或更換門鎖,其費用由遺失責任人承擔,并在兩天內寫一份書面遺失經過交管理處簽閱存檔。
5.6 在使用中鎖匙被損壞,當事人應立即告知借出鑰匙部門負責人、經批準予以維修或更換。
5.7 管理處交接班人員,要在交接班本上登記簽收鑰匙種類、數量的交接記錄。
6.0 支持性文件
6.1《鑰匙管理登記表》
6.2《鑰匙借用登記表》
第2篇 三級文件物業鑰匙管理作業指導書
物業三級文件:鑰匙管理作業指導書
1、目的規范房屋鑰匙的管理,做到收、發鑰匙準確、快速、無誤。
2、范圍適用于各管理處鑰匙的保管工作。
3、職責3.1鑰匙保管人員做好保管和定期檢查工作。
3. 2客戶服務部主管負責對鑰匙保管工作的監察。
4、方法和過程控制
4.1所有接管房屋的鑰匙要由專人保管,存放于指定區域,鑰匙上標識應標注清楚,以便查找。
4.2鑰匙保管人就經常對鑰匙保管情況進行檢查,如發現標簽破損或模糊不清者應及時更新。
4.4業主領取/借用鑰匙,鑰匙保管人必須確認身份,業主須在《鑰匙發放登記表》/《鑰匙借用申請表上》上簽字。
4.5其他人員如借用鑰匙,要認真盤問鑰匙用途及歸還日期,并在《鑰匙借用登記表》上做好登記,施工維修人員的鑰匙借用應該做到當天借用當天歸還,營銷部人員的鑰匙借用應有營銷部部門主管的簽字。
4.6所有借出的鑰匙由鑰匙保管人員負責追回并及時在《鑰匙借用登記表》上講相關記錄填寫完善。
4.7鑰匙存放地點無關人員不得進入。
5、相關文件無
6、相關質量記錄表單wy7.
5.4-k01-0 2 《鑰匙發放登記表》wy7.
5.4-k01-0 2 《鑰匙借用登記表》
第3篇 三級文件：物業鑰匙管理作業指導書
物業三級文件:鑰匙管理作業指導書
1、目的
規范房屋鑰匙的管理,做到收、發鑰匙準確、快速、無誤。
2、范圍
適用于各管理處鑰匙的保管工作。
3、職責
3.1鑰匙保管人員做好保管和定期檢查工作。
3.2客戶服務部主管負責對鑰匙保管工作的監察。
4、方法和過程控制
4.1所有接管房屋的鑰匙要由專人保管,存放于指定區域,鑰匙上標識應標注清楚,以便查找。
4.2鑰匙保管人就經常對鑰匙保管情況進行檢查,如發現標簽破損或模糊不清者應及時更新。
4.4業主領取/借用鑰匙,鑰匙保管人必須確認身份,業主須在《鑰匙發放登記表》/《鑰匙借用申請表上》上簽字。
4.5其他人員如借用鑰匙,要認真盤問鑰匙用途及歸還日期,并在《鑰匙借用登記表》上做好登記,施工維修人員的鑰匙借用應該做到當天借用當天歸還,營銷部人員的鑰匙借用應有營銷部部門主管的簽字。
4.6所有借出的鑰匙由鑰匙保管人員負責追回并及時在《鑰匙借用登記表》上講相關記錄填寫完善。
4.7鑰匙存放地點無關人員不得進入。
5、相關文件
無
6、相關質量記錄表單
**wy7.5.4-k01-02 《鑰匙發放登記表》
**wy7.5.4-k01-02 《鑰匙借用登記表》
第4篇 物業鑰匙委托管理作業手冊
物業鑰匙委托管理標準作業手冊
為了規范項目內特定情況下業主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙
01、物業管理處鑰匙保管的范圍
發展商交樓后,業主未入住時由發展商托管的鑰匙
特定情況下業主托管的鑰匙。特定情況是指:業主確有委托要求或實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業管理處工作帶來額外事端的情況
未售出房屋
02、客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中
03、鑰匙的發放工作按照入住流程操作
04、業主在特定情況下的鑰匙管理
業主委托保管鑰匙時,管理員應按《業主留鑰匙登記表》的要求填寫相關項目
管理員應特別向業主說明本物業管理處不承擔為業主保管家庭財產的責任,業主同意后,請業主在《業主留鑰匙登記表》的'業主簽名'欄簽名確認
05、托管鑰匙的管理
物業管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由物業管理處管理員在借用人辦理鑰匙借用手續后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、數量、借鑰匙原因、借用人聯系電話等內容,然后簽名確認
辦理鑰匙退還手續時,管理員應在核對鑰匙數量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在'接收人'一欄簽名確認
客服主管應安排管理員根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發現借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙部門或個人催還
當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應征求業主同意后,要求損壞或丟失方重新換鎖,保證房屋安全。并將處理結果記錄在《業主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業主檔案袋中
06、所有與鑰匙管理有關的記錄應由客服中心歸檔、保存。
