第1篇 辦公室管理規定員工行為規范
辦公室管理制度
第一章 總則
一、 為了加強辦公室管理,明確公司內部管理職責,使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化,結合實際情況,特制訂本制度。
二、 本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。
三、 切合公司實際,根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求,力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依,保證公司的辦公事務有效開展。
四、 辦公室人員應明確各項工作職責,簡化辦理流程,做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章 職責范圍
一、 辦公室管理人員直接受行政人事主管領導,在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、 負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、 負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作,保證各項事務有序開展。
四、 協調各部門之間的行政關系,為各部門工作開展提供相應的服務。
五、 負責公司對內、對外公共關系的維護和改善,做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、 收集各部門反饋信息和外部資訊,上傳下達各種指令,及時做出整理,當好領導參謀。
七、 協助其他部門工作,完成上級交代的其他工作,如:名片印制、收發傳真等。
第三章 工作規范
一、 辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范,相關規定按照員工守則細則執行。
二、 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。
第四章 辦公室事務管理
一、 文書管理制度
文件是文書的重要組成部分,文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中,文件特指公司內外部發文文件;而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的,檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸于文書管理,并對文書管理制度做以下規定。
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫,統一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范,表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。
第二條 制度規范
1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核,總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經理蓋章,簽發。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續,對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程:提出申請,辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行,保證公司內部資料的安全性、完整性,促進與提高組織管理工作的效率,充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、 文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、 除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標有頁眉頁腳,文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、 根據文書性質進行編號整理,定期對文書進行歸檔整理,保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規范
1、 根據公司實際需要及上級安排,起草編寫內部公開文書,張貼公示學習。
2、 按照文書管理范圍,行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發出的學習文書,需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。
4、 按時間、內容等降序排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結合,對照編號列出整理清單。
5、 根據文書的時效性和保存的價值性,對文書進行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。
6、 辦公室負責人為第一責任人,若發現文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負責承擔。
7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學、更專業,及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質量與效率。
2、 檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、 根據文書整理和文件整理編號,對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條 制度規范
1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集,份數齊全,包括附件、批復、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經過初步整理,根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,并貼上標簽。
3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合,對照編目,列出清單。
4、 各部門需借閱相關檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規定,履行保密手續,特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交,必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退
二、 辦公用品管理制度
第一條 管理要點
1、 為了加強辦公用品管理,規范辦公用品管理各項程序,節約辦公經費,提高利用效率。
2、 辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作,權責一致嚴格要求,無私自挪用現象。
3、 辦公用品保管實行“日清月結,出入庫等量、年終查存統計”原則。
4、 辦公用品的采購,應進行多方比較,保證性價比和質量,擇優選用,合理開支。
第二條 制度規范
1、 公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、 辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室,行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量,做出采購計劃,經部門主管批準,財務部簽字后方可采購。對急用品的采購,可根據具體實際進行靈活處理,但必須經部門主管批準。
3、 根據物品所屬類別,對辦公用品進行及時出入庫登記,注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等,做到賬物相符。
4、 各部門申領的辦公用品需及時發放,并做好填表記錄;因特殊情況急需領用未填表登記,事后須及時補填。
5、 任何人未經允許不得進入辦公用品管理室,不得私自挪用辦公用品。
6、 辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、 辦公室建立公司固定資產總賬,每年進行一次匯總普查。
8、 管理員定期對辦公用品進行盤查,核實庫存,保證出入庫等量。
第三條 管理流程設計
編制《需求計劃表》 審批 采購 入庫登記 發放
編制需求計劃 統計申購情況 月末清算匯總 出庫登記
三、 圖書管理制度
第一條 管理要點
1、 為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續,規范圖書管理工作。
2、 圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗,服務到位,保證借還流程有序進行。
3、 根據圖書類別,對圖書進行編號,并制作目錄卡以備員工查閱。
第二條 制度規范
1、 各部門可根據實際工作需要,申請申購圖書。
2、 按照各部門的實際需求申購圖書,辦公室每季度負責采購圖書1-2次。
3、 對所有圖書進行分類整理,貼上類別標簽并編號登記,注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。
4、 按照規定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿,未按時辦理續借手續經通知仍未還書者,按照規定進行懲處。
5、 借書人員妥善保管好圖書,不得在書中圈點、畫線、涂寫,如嚴重損害或丟失圖書,需做出相應的賠償,丟失圖書者全額賠償。
6、 圖書管理員定期對圖書進行清點,如遇圖書丟失,查明原因,報部門主管,按指示行事。
第三條 管理流程設計
1、 申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記
2、 借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書,再次填寫圖書借閱單
四、 會議管理制度
第一條 管理要點
1、 為了提高會議質量,促進有效溝通,提高行動能力,進而規范會議管理。
2、 根據公司實際及具體的情況,確定會議召開的必要性。
3、 清楚會議召開目的,合理安排時間,做到少而精,講究高效原則。
4、 會議負責人有效的控制會議,明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議進程的能力與水平,保證會議實效。
5、 按照制度規定,嚴格會議管理,參會人員準時參加會議,并遵守會議紀律。
6、 會議組織者審時度勢,明確會議要點,做好一切準備工作。
第二條 制度規范
1、 收*議議題,根據選定的議題收*上所需資料,擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、 會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護,行政專員負責做好相應的會議記錄。
3、 行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項,及時整理好會議記要或者會議決議,打印并張貼。
4、 按照時間排列,將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。
5、 會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。
第三條 管理流程設計
會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:積極參與,做好會議記錄→會后:整理會議記錄→張貼→歸檔整理
五、 清潔衛生管理制度
第一條 管理要點
1、 為了營造一個良好的工作環境,樹立公司形象,保證清潔衛生管理工作順利進行。
2、 按照規定,清潔人員完成所有規定項目,并達到相應潔凈標準。
3、 辦公室管理人員為第一責任人,管理所有清潔項目并不定時對衛生進行保持與維護。
第二條 制度規范
1、 清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。
2、 按照排班安排,輪流打掃清潔,行政人事部人員負責衛生檢查工作。
3、 清潔衛生實行衛生責任制,辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生,當日值日生按時做好所有的清潔,監督者及時做好相應的督察。
4、 由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護,保證地面整潔,茶水供應,洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
5、 值日生在規定時間內做好所有清潔項目,填寫《清潔衛生值日表》,監督員認真核實,并填寫《清潔衛生監督表》。
6、 未按要求清潔者,按照規定予以處罰。
第三條 流程設計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理
六、 日常事務管理
(一) 接待管理
第一條 來客接待是行政事務的重要組成部分,為使接待工作規范有序,維護公司的良好形象,對接待工作做具體的要求。
第二條 以主動、熱情、禮貌為原則,接待人員應落落大方,以禮相待。按照接待要求,嚴格自己要求,做到言行、禮儀規范。
第三條 接待人員問清來者意圖,引領其見所需見的人員,并奉上茶水,做好一系列的后續工作。
第四條 流程設計:接待來訪人員→詢問來意,需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔
(二) 報刊收發整理
第一條 辦公室管理人員按照公司實際需要,訂閱報刊,做出計劃預算,負責辦理訂閱的有關手續。
第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上,報紙、內部刊物可隨意閱覽,但不得帶出公司或隨意撕剪,閱畢放回原位。
第三條 任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條 報紙每周更換一次,所有報紙每季度處理一次。
第五條 流程設計:收發報刊→整理→放置資料架→定期清理
(三) 后勤管理
第一條 為了認真貫徹公司的各種制度,充分發揮和調動員工的積極性和主動性,根據實際嚴格制度。
第二條 后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條 辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護,及時提醒值日生和監督者做好相應工作。
第四條 根據外出工作人員情況,及時督促其按時填寫外出工作時間登記,如實填寫時間及外出事由。
第五條 辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計,每兩周進行一次考勤匯總統計,月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。
第六條 流程設計:監督→如實審核→匯總登記→報表
(四) 文化宣傳管理
第一條 負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作,同時負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條 根據需要,及時收集信息、加工信息,做好信息傳遞工作。
第三條 關注國家政策法規,及時記錄政策動向,制作簡報以供學習。
第四條 收集與工作有關的學習資料,豐富大家的知識面,附上簽閱單進行進度跟蹤。
第五條 流程設計:獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔
(五) 其他事務
第一條 名片制作、收發傳真等其他事務。
第二條 負責公司文書的打印復印工作。
第三條 負責樹木花卉的養護工作。
第四條 協助其他部門工作,完成上級交代的其他任務。
附則
第一條 本制度由行政辦公室制定,解釋權歸辦公室。
第二條 本辦法由總經理核準后實施,修改時亦同。
第2篇 辦公室安全管理規定辦法
辦公室安全管理規定1
1. 辦公室內人員應提高安全意識,杜絕麻痹思想。
2. 辦公室內嚴禁存放易燃易爆物品,不得使用電爐、電熱棒等大功率電器,嚴禁明火。
3. 辦公室內禁止吸煙。
4. 辦公室內應加強用電管理,工作完畢關閉計算機、離開房間切斷電源、養成隨手關燈的好習慣。 安全用電,防止用電事故,一旦發現電器或線路故障及時做好應急處理并及時向有關部門報告。員工必須自覺遵守操作規程,未經許可不得擅自安裝或改變用電線路。
5. 辦公室內消防器材固定存放位置,任何人員不得擅自動用或損壞消防器材,周圍不準堆放物品。派專人管理,定期巡查,保證處于完好狀態。 對消防器材應經常檢查,發現丟失、損壞應立即補充并上報領導。
6. 堅持“以防為主,防消結合”的方針,切實搞好消防工作,杜絕火災事故。定期為員工時進行消防安全教育,開設防火、滅火自救知識培訓等,加強員工消防安全意識。
7. 嚴格執行國家有關安全用電法律法規,充電器嚴禁長時間插在電源上,堅決制止違反規定的操作行為。
8. 發生險情及時報警。火警:119
辦公室安全管理規定2
1、各門店/電商服務中心入戶鑰匙需存放在固定位置(如鑰匙箱中),由每天值班網銷負責開關店門,當日值班網銷應早于正常上班時間15分鐘到崗進行開門;晚上下班時負責鎖門,店助需登記好鑰匙領用情況;同時,店助需保留一把備用鑰匙
2、客人來訪須在指定場所接待,非工作人員不經許可不得進入辦公區域,所有員工都有阻止外來人員進入辦公區域的義務
3、辦公區域過道不得堆放雜物,同時工作人員不得攜帶易燃易爆或者有毒的危險物品進入辦公區域
4、安全用電,愛護燈管、插座、開關等電路設施,嚴禁私自拆除、搬移和亂拉線路及使用高功率電器(如小型電飯煲等)的行為。若有設備損壞或有其他需求的,須通知店助進行更換、修理或聯系處理
5、下班前須關閉自己的電腦主機及顯示器。當日值班網銷在鎖門前須將所在區域的電燈、空調、飲水機及打印機、復印機等辦公設備及其他用電設備進行檢查并關閉,但不要關閉總電閘,務必保證監控及網絡設備可以正常工
6、辦公區所有資產由店助每天清點數量并負責日常維護和管理,避免有資產丟失的情況;固定資產、重要物品應放在監控范圍內,禁止放入監控死
7、如遇可能引發安全隱患的情況,請及時與店經理或店助進行反映,以防患于未然
8、辦公區內最好不要存放大量現金及其他私人貴重物品,以防止丟失
9、請全體工作人員時刻保持安全防范意識,做到防火、防盜、防泄密
第3篇 辦公室衛生間保潔管理規定
一、衛生間保潔工作由辦公室保潔人員負責打理,保持衛生間的環境衛生整潔、干凈。
二、衛生間的保潔標準是墻面干凈、整潔,無污漬,墻角無灰塵、蜘蛛網,地面干凈,大便器、水箱、洗手盆、鏡子無污點,門窗整潔無污漬,室內無臭味。
三、墻面保潔隔天清洗一次,磁磚表面可用'潔爾亮'擦一遍,后用清水沖洗,門窗保持干凈,窗臺、門檻上不能有灰塵。
四、地面保潔每天二次,保持無泥腳印、雜物、廢物,廢紙簍要及時打掃,做到無堆放現象。
五、鏡子、洗面盆每天要擦洗二遍,鏡面無污點,水漬,洗面盆表面保持潔白,水龍頭干凈,無漏水現象。
六、水箱每天清理一次,做到干凈無漏水現象,大便器每天保潔二次以上,做到潔白無污穢物。
七、每天早上七點半,晚五點打掃完衛生間衛生后,要噴灑一遍空氣清新劑。
八、衛生間應每小時巡視一次,及時保潔。
第4篇 辦公室空調管理規定模版
辦公室空調管理規定【1】
辦公室空調使用管理規定【2】
學校辦公室安裝的空調,是供教師們夏季防暑降溫、冬季取暖用的。
本著正確使用、安全管理,節約能耗的原則,根據季節氣溫的變化,學校對空調的開啟使用、管理作如下規定:
一.空調的啟用:
1、校長室依據當地氣象臺的預報,在冬季室外最低氣溫達到0度以下,夏季室外最高氣溫達到35度以上,以學校公告的形式通知開啟時間,各辦公室方可啟用;
2、在規定的空調開啟溫度以外,學校還沒有通知使用空調時,不準使用空調;對隨意開啟空調者,學校將予以通報批評。
3、空調的啟動要嚴格按照操作規程開啟,嚴禁在冬天開啟制冷或在夏天開啟制熱,否則,將對壓縮機造成嚴重損壞,影響其正常的使用;
4、為節約能耗和延長空調的使用壽命,空調開啟后,設置的溫度要適中。
制熱溫度應設置在25度以下,制冷溫度應設置在25度以上,以免空調機長時間工作,壓縮機發熱、發燙,影響正常使用。
二.空調的使用與責任管理:
1、室內無人時,要隨手關閉空調。
辦公室的空調使用管理責任人為辦公室負責人,下班后要檢查空調是否已經關閉。
2、專用室及會議室的空調,本著誰使用,誰管理的原則,加強責任管理。
3、由于空調的使用開啟不當,造成空調損壞或不能正常運行,要追究其使用者的責任;空調遙控器要妥善保管,造成丟失或損壞的,要照價賠償;
4、注意用電安全,發現電路或空調故障要及時停止使用并報修,不得強行使用。
5、學校總務部門將不定期檢查辦公室空調的使用情況,對違反上述規定的將促其改進;對情況嚴重或拒不改正的,將予以通報批評;對造成責任事故的,將追究有關人員責任。
辦公室空調使用管理規定【3】
本著正確使用、安全管理,節約能耗的原則,根據季節氣溫的變化,對空調器的開啟使用、管理作如下規定:
空調的啟用:
1 、嚴格控制空調機使用開啟溫度,室內溫度高于 30℃,低于 5℃時,空調機由辦公室負責人開啟。
2 、為節約能耗和延長空調的使用壽命,溫度設置要適中,空調開啟后,請關閉門窗,制冷室溫控制在 26℃,制熱室溫控制在 16℃,不要過高、過低,以免空調機長時間工作,壓縮機發熱影響正常使用。
3 、在規定的空調開啟溫度以外及非工作時間,不準使用空調,隨意開啟空調者,納入文明辦公室考核。
第5篇 某某大學物業公司行政辦公室工作管理規定
一、公文管理規定
(一)總則
為加強公司公文管理,使之規范化、制度化、科學化,根據學校有關公文處理規定,結合公司實際特制定本辦法。
1.公司公文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題,指導或商洽工作的重要工具。
2.公司公文實行統一管理。公司各類公文統一由行政辦公室負責簽收、分辦、處理、存檔。公司領導不得直接受理公文。
3.各部門及有關人員,對公文中涉及國家、政府、學校、公司應保密的事項,必須嚴守秘密,不準隨便向他人泄露。
4.公文保密等級分為:絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用載體。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密級數,由發文單位主管領導根據文件內容確定。
5.公司發文的程序為:擬稿、審核(部門領導)、簽發(公司領導)、打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
6.公司收文的處理程序為:收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
(二)草擬公文應注意以下事項:
1.內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。
2.反應情況要客觀,實事求是。
3.文字要準確、精煉,條理要清楚,層次。
二、印信使用管理規定
(一)總則
為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴肅性和可靠性,有效地維護公司利益,杜絕違法行為的發生,特制定本辦法。
(二)印章的刻制
公司印章刻制均須報總經理批準,由行政辦公室出具公司介紹信,各部門方可到正規的印章刻制店刻制。印章的形體和規格,按國家有關規定執行。
(三)印章的啟用
1.新印章要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2.印章啟用應事先發啟用通知,注明啟用日期、發放單位和使用范圍。啟用印模應用藍色印油,以示首次使用。
(四)印章的保管、交接和停用
公司各類印章必須有專人保管。
1.公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應指定行政人員保管。
2.各部門印章由各部門指定專人負責保管。
3.印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發機關、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。
4.印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。印章要在辦公室和隨身攜帶、不準委托他人代管。
5.印章移交須辦理手續,簽署移交證明,注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。
(五)有下列情況,印章須停用:
1.機構變動或機構名稱改變。
2.上級部門通知改變印章圖樣。
3.印章使用損壞。
4.印章遺失或被竊,聲明作廢。
(六)印章停用要提出處理辦法,并報經領導批準,及時停用印章送制發機關封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的等級檔案。
三、印章的使用
(一)使用范圍
1.凡屬以公司名義對外、對內發文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司印章。
2.凡屬部門業務范圍內加蓋部門印章。
3.凡屬合同類的用合同專用章。
4.凡屬財務會計業務的用財務專用章。
(二)使用印章,一律實行審批制度。凡經領導批準方可蓋章,其權限分級掌握,使用哪級印章,由哪級領導批準,并由其負責。凡不符合用印需要的,均應拒絕蓋印。用印人填寫用印登記薄,領導在該表簽批。
(三)使用印章,一律實行登記制度,注明用印事由、數量、申請人、批準人、用印日期。
(四)代章或因工作急需而又無合適印章,可采用借章辦法,借章在落款處加注“借印”、“代”字樣。
(五)使用印章時,保管人應對蓋印的文書內容、手續、格式把關檢查,發現問題及時請示領導,妥善解決。
(六)嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免延誤工作。
四、介紹信管理
(一)介紹信種類:存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)
(二)介紹信一般由行政辦秘書負責保存。
(三)介紹信開具要嚴格履行審批手續。一般事宜由部門負責人簽字后行政辦公室主任審批;重要事宜由分管領導審批。
(四)嚴禁開出空白介紹信。
五、附則
(一)未按本辦法要求使用印信、保管印信,造成丟失、盜用、仿制等,依情節輕重,對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究法律責任。
(二)本辦法由行政辦公室解釋、補充,由公司總經理辦公會議通過后頒布生效。
第6篇 辦公室衛生管理規定模版
辦公室衛生管理規定【1】
辦公室衛生管理規定【2】
為營造規范、宜人的辦公環境,保持辦公場所的整齊、潔凈,促進辦公室衛生管理的制度化、規范化,制定本度。
一、辦公室衛生工作的管理由部門領導負責,部門領導有權根據本部門實際情況制定獎懲措施。
二、學院督導辦定期或不定期對各部門辦公室衛生管理工作予以考核、通報,年終綜合歷次績效考核結果排出積分,與部門目標考核和個人先進評選掛鉤。
三、辦公室擺放文件柜、儀器柜、辦公桌、飲水機、微機等辦公設施,應規范、合理、整齊并隨時保持清潔。
四、文件柜、儀器柜、保險柜的頂部嚴禁堆放舊書籍、舊文件、舊資料及雜物并隨時保持整潔、無塵。
五、辦公桌、木質玻璃門文件柜擺放的書籍、文件、作業本、教具等辦公用品應整齊、合理。
六、辦公室墻面、頂棚、燈具、電扇、門窗應保持無灰塵、蛛網,墻面、門窗嚴禁張貼與教學、工作、學習無關的紙張及印刷品。
七、辦公室嚴禁堆放與教學、工作無關的物品,地面隨時保持無紙屑、積塵、煙頭、痰漬、口香糖渣等渣滓。
八、新進設備的包裝和報廢設備以及不用的雜物應按規定的程序及時予以清除。
九、辦公室門口及窗外不得丟棄廢紙、煙頭、傾倒剩茶和吐痰。
辦公室衛生管理規定【3】
公司辦公室衛生管理制度
一、明確責任劃分
院內各辦公房間及其對應的走廊、地面和窗戶的衛生由各使用單位負責清掃擦拭;領導辦公室及大廳公共衛生及室外環境衛生由專人負責。
二、認真及時清掃
室內衛生清掃包括以下事項:
1、室內辦公物品擺放整齊、有序,桌面及文卷柜上無雜物,室內無與辦公無關的物品;
2、棚頂無灰吊,墻上及墻上的粘貼懸掛物上無灰塵,墻上不得亂釘亂掛;
3、門窗及玻璃干凈、明亮,室內、外無污漬;
4、地面清掃及時、干凈;
5、桌椅、板凳、書柜、卷柜等易落灰塵的物品隨時擦拭;房門拉手處、燈開關無污漬;
6、飲水機、水杯等物品和微機顯示屏、主機、鍵盤上無灰塵污漬;
7、室內衛生應堅持做到每日清掃地面,擦拭桌椅,辦公物品整理擺放有序;每月大掃除中應包括以上所列各項,要物見本色,窗明幾凈,一塵不染,無衛生死角。衛生清掃要堅持高標準,以積極的態度認真對待,按照要求和時限完成,并自覺維護和保持。
三、自覺維護公共衛生
為保持辦公室內優雅整潔的環境,全體人員應自覺維護公共衛生,養成良好的衛生習慣。
1、保持地面清潔干凈,嚴禁隨地吐痰,不得亂扔煙頭等雜物。辦公桌上養花需配托盤。
2、不得從窗戶向外倒水,扔雜物。下班前應將辦公室窗戶關嚴鎖好,防雨、防盜。淘汰清理出的物品應放在垃圾筒內,不要隨處堆放。
四、檢查與考核
1、辦公樓衛生管理實行定期檢查,列入目標考核內容?？己擞杉o檢組長牽頭,辦公室組織實施,相關科、所參加檢查、評分。
2、評分結果每月在全場進行公布,并由考評小組將其列入崗位目標考核,與考核工資掛鉤。
3、凡違反第二條所列內容之一的,扣發全單位考核工資人平5元;凡違反第三條所列內容之一的,扣發責任人考核工資10元。
4、各單位可根據以上考評辦法細化、量化和切合實際的二級考評辦法,并認真加以落實。
第7篇 人力資源部辦公室管理規定辦法
人力資源部辦公室管理規定
所有人力資源部職員必須按時上下班,不得遲到早退,有事及生病必須向上級請假;
嚴格遵守酒店內部及人力資源部內部的一切規章制度,如有觸犯則從重處罰;
愛護人力資源部的公共設施及物品,上下班鎖好本人職責內的一切門窗及柜子。最后離開的員工要關掉辦公室的一切應該關掉的電器;,
上班時間不得做與工作無關的事情,暫時離開要知會同事或向經理請假;
上班時間必須穿工服,佩戴工牌,工服必須干凈、整潔,儀表整潔、大方;
責任內的工作要在當天完成,做好工作記錄,每周末在本部例會上匯報工作;
所有在職人員不得利用職權謀取私利;
對待領導及員工有禮貌,切記員工就是上帝;
團結同事.努力工作;
對員工的違紀行為要進行處理,切不可視而不見;
要有高度的責任感和嚴謹的工作態度,不得推卸責任;
第8篇 學院黨委辦公室機要室管理規定
鄉新學院黨委辦公室機要室管理規定
一、對上級黨政文件應實行統一登記、分發、傳閱、回收等管理。
二、文件分類保管，定期清理，不在不利于保密的地方存放機密文件資料。
三、秘密級文件的傳閱嚴格按照規定的傳閱范圍進行，并及時收回;不允許無關人員接觸秘密文件。
四、絕密級文件、密碼電報原則上只能在機要室內閱看，不允許摘抄文件內容。
五、因工作需要復印、復制秘密級文件，需經黨委保密委員會同意后才可進行。機密、絕密級文件不得復印、復制。
六、各單位或個人需借閱文件及內部資料時，必須辦理借閱手續，不得托人歸還，凡規定不得借出的文件一律在機要室內閱讀。
七、機要人員及借閱人員必須嚴格保守國家機密，遵守保密制度，嚴禁失、泄密事件發生。
八、每年定期向各單位回收過期文件及保密資料，并送保密定點單位集中銷毀。
第9篇 e黨校辦公室內資產管理規定
黨校辦公室內資產的管理規定
為明確校產管理者與使用者的職責,提高校產使用效益,防止物品流失,特制定此規定。
一、學校所有資產由總務處代表黨校負責統一配置、調撥、管理,是校產的管理者,各處、室、館為校產的使用者。
二、各處、室、館配備使用的物品,由處、室、館負責人指定專人負責管理,建立資產帳戶,資產增減及時入帳,管理人員離開工作崗位時,應如數移交。配置個人使用的公用物品,由使用人員負責管理,使用人離開工作崗位時,應立即交回。
三、各處、室、館的物品總數以“物資登記表”中所提供的數據為準。
四、若物品正常損壞,應及時通知總務處維修或更換。
五、各處、室、館配備的物品,由使用者定期保養,因操作不當或人為地損壞,責任自負。
六、各處、室、館使用的物品,原則上不出借,需要出借校外時,要由分管校長批準并限期歸還。
七、原分配給工作人員使用的物品,因搬家等原因臨時借用的,見到本規定后及時歸還或由總務處作價處理。
八、每年年底,總務處對各處、室、館的物品徹底清查一遍,若出現短缺,使用人負責賠償。
第10篇 辦公室6s管理規定
16s管理之概念
6s管理即指整理、整頓、清掃、清潔、修養和安全。由于前五個詞組日文的羅馬拼寫和第六個詞組英文的字母拼寫中,第一個字母均為“s”,故簡稱為“6s”。6s管理起源于日本,現已成為企業現場管理的經典之作。
1.2 6s管理之內容⑴ 整理:首先,對工作現場物品進行分類處理,區分為必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和貴重物品等;
⑵ 整頓:對非必要物品果斷丟棄,對必要物品要妥善保存,使工作現場秩序昂然、井井有條;并能經常保持良好狀態。這樣才能做到想要什么,即刻便能拿到,有效地消除尋找物品的時間浪費和手忙腳亂;
⑶ 清掃:對各自崗位周圍、辦公設施進行徹底清掃、清洗,保持無垃圾、無臟污;
⑷ 清潔:維護清掃后的整潔狀態;
⑸ 修養:將上述四項內容切實執行、持之以恒,從而養成習慣;
0⑹ 安全:上述一切活動,始終貫徹一個宗旨:安全第一。
第二章 為何實行6s管理
食品伙伴個性空間
2.1 實行6s管理,是理順工作現場秩序和提高工作效率的重要管理手段。
2.2 將6s管理引用到辦公室管理,能有效地加速辦公室工作環境和工作狀況的調整及改良,最終結果:提高了工作效率;同時置身于優美的辦公環境,也有一種美的感受。2.3 辦公室代表公司的窗口,為了發揮窗口的作用,樹立企業良好的對內對外形象。
第三章 如何推動6s管理
3.1 責任部門
0行政部統一管理公司辦公室6s的推動工作,負責組建一個由各部門指定人員參加的6s管理小組,該小組有權對各部門6s開展情況進行指導、監督、檢查、評比、獎罰和發布。
2 責任區
⑴ 個人責任區是指個人的桌面、抽屜、電腦、文件柜以及個人辦公桌周圍一米之內的地面。每個人均有責任做好個人責任區的6s工作;
⑵ 公共責任區是指大堂、花草、電梯走廊、公共通道、樓梯口、安全口、茶水間、洗手間和未分配到部門的辦公區域。公共責任區的6s工作由行政部制定標準,并指定專人管理。
3 個人6s操作規范
⑴ 員工每天下班離開辦公室之前,均須整理個人桌面。桌面允許擺放的物品包括電腦、電話、文具架和茶杯,其它物品一律不得保留;
⑵ 個人抽屜應每星期整理一次,對三個月內用不到的東西,應從抽屜里清理走,最下面一個抽屜用于存放私人物品;
⑶ 文件柜要每半個月整理一次,并按大小、類別、使用頻率等進行分類建檔,貼上標簽;若有變動,標簽應及時更新;
⑷ 對舍棄的文件、資料,應遵照安全、保密的原則進行銷毀。3.4 張貼規定
⑴公司及各部門需在公告欄張貼的文件、通知、宣傳品等均需經行政部許可,其張貼期限遵循下列規定:一般張貼品保留3-5天,重要張貼品保留7-10天;⑵ 每份張貼物的左下角應注明張貼天數及起止時間,到期應由貼出人負責收回。5 吸煙規定
⑴ 公司提倡禁煙,任何人不得在辦公室內吸煙。
⑵ 發現員工在禁煙區吸煙,每人每次罰款100元
⑶ 遇有客人來訪,接待人員應注意提醒客人公司的吸煙規定。若發現客人在禁煙區吸煙,則處罰該客戶的接待人員,每次罰款100元。
6 其它規定
⑴ 員工應遵守公共責任區內的6s規定;
⑵ 接聽電話及接待來訪客人時言行應大方得體;⑶ 工作時間提倡使用普通話;
⑷ 注意儀表與形象,做到著裝整齊,梳妝適宜,以飽滿的精神投入工作。
第四章 附則
4.1 本規定未盡事宜以公司員工手冊或其它有關規定為準。
4.2 本規定的解釋、修訂及廢止權歸行政部。
3 本規定自頒發之日起開始生效。
本文包含以下附件:
附件一 辦公室6s檢查記錄表附件二 辦公室6s檢查評比規則
附件三 辦公室6s檢查評比等級公布表
附
附件二
辦公室6s管理評比規則
1.由行政部組織“6s管理檢查小組”對公司內部定期檢查,逢單周周五為檢查日;
2.每次檢查10個方面(檢查前列明),全部合格者,得10分,每一處不合格扣1分;
.評比等級:
⑴ 獲得9~10分為優; ⑵ 8~8.9分為良; ⑶ 7~7.9分為中;
⑷ 6.5~6.9分為及格; ⑸ 6.5分以下為差;
.每次檢查,將檢查記錄交給各部門負責人一份,督促當事人在期限內整改;
05.雙周周一公布上周評比結果,并張貼于公告欄;
06.各部門的6s管理執行情況,將作為對部門負責人及員工的工作考核內容之一;7.公司在年中及年末對成績突出的部門予以獎勵;食品伙伴個性空間)
8.評比活動從2002年6月份開始。
附件三
第11篇 辦公室紀律管理規定辦法
辦公室紀律管理制度員工紀律管理制度
1、總則
1.1員工應遵守公司的勞動紀律及其他規章制度,違反公司規定的勞動紀律等制度,按本規定進行處罰。
1.2對員工較差的工作表現或不良的行為將采取正式口頭警告、最終書面警告、留用察看、降職、解除勞動合同五種違紀處罰方式。并在給予上述處分的同時,可根據其違紀情節進行經濟處罰。
2、工作要求
員工應準時上班,及時報告工作情況,認真完成工作任務并能到達可接受的技能水準。應服從上級主管的命令,員工的工作行為不得損害公司的利益。
3、正式口頭警告
正式口頭警告,以書面形式確定,其副本放在該員工的個人檔案中,保存一年。
4、最終書面警告
4.1對于較嚴重的或重復的損害及不良行為,或連續表現差的員工,將會受到最終的書面警告。受到該警告的工作伙伴若工作表現沒有改進,或再有任何錯誤發生,將可能導致停職、停薪或者解聘。
4.2此記錄將在個人檔案中保存一年,兩次口頭警告可記一次最終書面警告。兩次書面警告將被解聘。
5、留用察看
4.1留用察看期限為六個月,在留用察看期間沒有薪金。受留用察看處
分的員工在察看期間,工作表現良好者,察看可按期解除;對錯誤認識深刻并有立功表現者,可提前解除;工作表現較差或再次受到書面警告以上處分者,予以解除勞動合同或開除處分。
5.2處分決定歸入員工本人個人檔案中。
5、降職
員工違反紀律或工作表現欠佳,或對本職務無法勝任,嚴重影響工作進行,可受到降職處分。
6、解除勞動合同
6.1對于嚴重的處罰違規或表現差的員工可能會被解聘,所有的解聘都會有一個書面通知并遵循國家的有關法律。作為立即解聘的員工,公司將不再給予任何的通知期。兩次書面警告將導致解聘。
7、員工違紀,按以下規定進行處罰。
6.1 員工有下列行為之一者,給予書面警告處分:
6.1.1 員工未按規定履行請假手續,連續一個月內遲到、早退累計3次以上者,給予書面警告處分。
6.1.2 員工在工作時間擅自脫崗二十分鐘以上一小時以內者為中缺,連續一個月內中缺累計3次以上者,給予書面警告處分。
6.1.3 員工遲到、早退、中缺在六個月內累計3次以上,給予書面警告處分。
6.1.4無故缺席公司重要會議、*、活動,情節較嚴重者,給予書面警告處分。
6.1.5員工嚴禁班前酗酒或班上飲酒(因公務除外),違反規定未造成
后果者,給予書面警告處分,并扣罰200元。
6.1.6在公司內吵架、罵人,影響他人工作者,給予書面警告處分,并扣罰200元。
6.1.7工作時間看與工作無關的書報、光盤等或在電腦上聊天、瀏覽與工作無關的網頁者,給予書面警告處分,并扣罰100元。
6.1.8不服從管理,不按規定執行未造成后果的,給予書面警告處分。
6.1.9員工不得帶親友、閑雜人員等進入公司,違者給予書面警告處分,并對當事人扣罰100元。
6.1.10工作不負責任,造成公司能源、辦公用品及其他資財的浪費,情節較輕者,給予書面警告處分,并扣罰100元。
6.2 員工有下列行為之一者,給予留用察看處分:
6.2.1曠工一次時間在兩天(含兩天)以內者,給予留用察看處分。
6.2.2 將涉及公司秘密的任何文件、資料等向外界借閱或贈送,未造成后果者,給予留用察看處分。
6.2.3利用工作或職務之便,違規侵占公司各類資源,情節較輕微者,給予留用察看處分,并扣罰300元。
6.2.4在公司內部傳播不利于公司的負面消息,或無任何證據和事實,造謠中傷、撥弄事非、破壞團結、損壞他人聲譽者,給予留用察看處分,并扣罰300元。
6.2.5違反公司工資保密制度,打聽、攀比工資,或泄露不應向其它人說明的管理級會議內容,未造成嚴重后果者,給予留用察看處分。
6.2.6工作時間未按公司規定和要求進行工作,對工作中出現的問題一
再疏忽不報、嚴重影響生產及工作進度者,予以留用察看處分。
6.2.7工作不負責任,造成公司能源、辦公用品及其他資財的浪費,情節較重者,給予留用察看處分,并扣罰300元。
6.3 員工有下列行為之一者,給予解除勞動合同處分:
6.3.1 一年內曠工兩次(含兩次)以上或連續曠工兩天(不含兩天)以上者,予以解除勞動合同處分。
6.3.2 員工打架斗毆、無理取鬧,無論何種原因,一律予以解除勞動合同處分。
6.3.3在公司駐地內聚眾鬧事、起哄,破壞公司聲譽者,一律予以解除勞動合同處分。
6.3.4 員工酒后滋事,影響工作秩序,造成傷害他人身體或損壞公私財物等不良后果者,一律予以解除勞動合同處分。
6.3.5 工作時間未按公司規定進行工作,消極怠工或擅自停工者,一律予以解除勞動合同處分。
6.3.6員工應服從公司工作分配,無正當理由、不服從分配者予以解除勞動合同處分。
6.3.7騙取病假或在休病假期間從事第二職業者,予以解除勞動合同處分。
6.3.8違反公司工資保密制度,打聽、攀比工資,或泄露不應向其它人說明的管理級會議內容,造成工作泄密和不良影響者,給予解除勞動合同處分。
6.3.9利用工作或職務之便,干私活或違規侵占公司各類資源,情節較
重者,給予解除勞動合同處分。
6.3.10員工未經公司許可,不得利用公司資源兼職做與本公司同類的業務,否則予以解除勞動合同處分。
6.3.11利用工作之便,在采購、銷售或在處理廢舊物資等過程中,為個人或他人謀取私利,給公司造成經濟損失者,一律予以解除勞動合同處分,并賠償經濟損失。
6.3.12一年內受兩次書面警告及以上處分者,給予解除勞動合同處分。
7、違紀處理程序
7.1 員工發生違紀現象,一律由其所在部門提交書面違紀事實,填寫《員工違紀處罰審批表》 ,公司人力資源部負責對違紀事實審核、上報、做出處理決定并歸入員工個人檔案。
7.2 書面警告由違紀員工所在部門處理,所在部門按規定填寫“員工違紀處罰審批表”,并于處理后的三日內報人力資源部歸入本人人事檔案。
7.3留用察看處分的給予或解除,由違紀員工所在部門填寫“員工違紀處罰審批表”,提出處理意見,人力資源部復核后,經公司各中心總監審核,報總經理審批后執行。
7.4解除勞動合同,由違紀員工所在部門填寫“員工違紀處罰審批表”,提交違紀事實,人力資源部提出處理意見,經公司各中心總監審核,征詢公司工會意見后,報總經理辦公會批準后執行。
7.5從證實員工違紀之日起,對違紀員工做出處理決定;開除處分不超過三個月,其他處分不超過一個月。遇特殊情況,可經總經理辦公會批準后適當延長處理時間。
第12篇 辦公室管理規定辦法
公司辦公室管理規定【1】
實施日期:1、目的:為維護正常辦公秩序,營造良好辦公環境,提高工作效率,特制作本規定:
2、范圍:公司辦公室。
3、內容:
3.1公司員工應準時上班,并佩戴工作標識牌,必要時中午派人輪班留守。
3.2每位工作人員應著裝整齊,儀態、儀表端莊,穩重大方。女士可輕妝淡抹;男生不留長發、胡須。穿戴修飾不可太前衛、另類。
3.3注意辦公衛生及個人衛生。每日上班時整理、整頓好自己的辦公用具及物品,依照公司規定的位置保存、擺放,下班時清理好自己的東西,關閉自己的電腦等辦公工具的電源。
3.4上班時間不得做與工作無關的事情,嚴禁上網聊天、看報紙、吃零食等。
3.5接聽客戶電話盡量小聲,不得大聲喧嚷,應盡量說講普通話,對客戶講話要講究禮貌、熱情。辦公室電話鈴聲不得超過三下,如無人在電話機旁,其他附近人員應盡快幫助接聽、轉達。
3.6節約公司資源,不得浪費水、電、紙張及其他辦公資源。
公司保密管理規定范文【2】
第1章 總則
第1條 根據國家相關規定,結合《公司知識產權管理規定》及具體情況,為保障公司整體利益和長遠利益,使公司長期、穩定、高效地發展,適應激烈的市場競爭,特制定本制度。
第2條 適用范圍
1.本制度適用于公司所有員工。
2.公司所有人員,包括技術開發人員、銷售人員、行政管理人員、生產和后勤服務人員等(以下簡稱“工作人員”),都有保守公司商業秘密的義務。
第2章 公司秘密的范圍
第3條 公司秘密是指不為公眾所知曉、能為公司帶來經濟利益、具有實用性且由公司采取保密措施的技術信息和經營信息。
1.本制度所稱的不為公眾所知曉,是指該信息不能從公開渠道直接獲取。
2.本制度所稱的能為公司帶來經濟利益、具有實用性,是指該信息具有確定的可應用性,能為公司帶來現實的或者潛在的經濟利益或者競爭優勢。
3.本制度所稱的公司采取保密措施,包括訂立保密協議、建立保密制度及采取其他合理的保密措施。
4.本制度所稱的技術信息和經營信息,包括內部文件,如設計、程序、產品配方、制作工藝、制作方法、管理訣竅、客戶名單、貨源情報、產銷策略、招投標中的標底及標書內容等。
第4條 公司秘密包括但不限于以下事項。
1.公司生產經營、發展戰略中的秘密事項。
2.公司就經營管理作出的重大決策中的秘密事項。
3.公司生產、科研、科技交流中的秘密事項。
4.公司對外活動(包括外事活動)中的秘密事項以及對外承擔保密義務的事項。
5.維護公司安全和追查侵犯公司利益的經濟犯罪中的秘密事項。
6.客戶及其網絡的有關資料。
7.其他公司秘密事項。
第3章 密級分類
第5條 公司秘密分為三類:絕密、機密和秘密。
第6條 絕密是指與公司生存、生產、科研、經營、人事有重大利益關系,一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的事項,主要包括以下內容。
1.公司股份構成,投資情況,新產品、新技術、新設備的開發研制資料,各種產品架構,系統架構、服務器數據庫和程序源代碼、密碼。
2.公司總體發展規劃、經營戰略、營銷策略、商務談判內容及載體,正式合同和協議文書。
3.按《檔案法》規定屬于絕密級別的各種檔案。
4.公司重要會議紀要。
第7條 機密是指與本公司的生存、生產、科研、經營、人事有重要利益關系,一旦泄露會使公司安全和利益遭受嚴重損害的事項,主要包括以下內容。
1.尚未確定的公司重要人事調整及安排情況,人力資源部門對管理人員的考評材料。
2.公司與外部高層人士、科研人員的來往情況及其載體。
3.公司薪金制度,財務專用印簽、賬號,保險柜密碼,月度、季度、年度財務預、決算報告及各類財務、統計報表,電腦開啟密碼,重要磁盤、磁帶的內容及其存放位置。
4.公司大事記。
5.產品的制造工藝、控制標準、原材料標準、成品及半成品檢測報告、進口設備儀器圖紙和相關資料。
6.按《檔案法》規定屬于機密級別的各種檔案。
7.獲得競爭對手情況的方法、渠道及公司相應對策。
8.外事活動中內部掌握的原則和政策。
9.公司總監(助理級別)以上管理人員的家庭住址及外出活動去向。
第8條 秘密是指與本公司生存、生產、經營、科研、人事有較大利益關系,一旦泄露會使公司的安全和利益遭受損害的事項,主要包括以下內容。
1.消費層次調查情況,市場潛力調查預測情況,未來新產品的市場預測情況及其載體。
2.廣告企劃、營銷企劃方案。
3.總經理辦公室、財務部、商務部等有關部門所調查的違法違紀事件及責任人情況和載體。
4.生產、技術、財務部門的安全保衛情況。
5.各類設備圖紙、說明書、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術通知及文件等。
6.按《檔案法》規定屬于秘密級別的各種檔案。
7.各種檢查表格和檢查結果。
第4章 保密措施
第9條 各密級知曉范圍
1.絕密級
董事會成員、總經理、監事會成員及與絕密內容有直接關系的工作人員。
2.機密級
總監(助理)級別以上管理人員以及與機密內容有直接關系的工作人員。
3.秘密級
部門經理級別以上管理人員以及與秘密內容有直接關系的工作人員。
第10條 公司員工必須具有保密意識,做到不該問的絕對不問,不該說的絕對不說,不該看的絕對不看。
第11條 總經理負責領導保密的全面工作,各部門負責人為本部門的保密工作負責人,各部門及下屬單位必須設立兼職保密員。
第12條 如果在對外交往與合作中需要提供公司秘密,應先由總經理批準。
第13條 嚴禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項,不準在私人交往中泄露公司秘密。
第14條 公司員工發現公司秘密已經泄露或可能泄露時,應立即采取補救措施并及時報告總經理辦公室,總經理辦公室應立即作出相應處理。
第15條 董事長、監事會主席、總經理、總監(助理)辦公室及各機要部門必須安裝防盜門窗、嚴格保管鑰匙,非本部人員得到獲準后方可進入,離開時要落鎖,清潔衛生要有專人負責或者在專人監督下進行。
第16條 備有電腦、復印機、傳真機的部門都要依據本制度制定本部門的保密細則,并嚴格執行:公司內部只能使用公司電腦,不得帶私人電腦進入公司進行相關工作;公司拷貝任何信息只能使用公司配置的u盤或移動硬盤,不得使用私人的拷貝工具;電腦系統需要重裝時,需要提出申請,由技術管理人員進行操作,不得擅自操作,以免造成相關信息的缺失。
第17條 文檔人員、保密人員出現工作變動時應及時辦理交接手續,交由主管領導簽字。
第18條 司機對領導在車內的談話要嚴格保密。
第5章 保密環節
第19條 文件打印
1.文件由原稿提供單位領導簽字,簽字領導對文件內容負責,文件內不得出現對公司不利或不該宣傳的內容,同時確定文件編號、保密級別、發放范圍和打印份數。
2.打印部門要做好登記,打印、校對人員的姓名應反映在發文單中,保密文件應由總經理辦公室負責打印。
3.打印完畢,所有文件廢稿應全部銷毀,電腦存盤應消除或加密保存。
第20條 文件發送和e-mail使用
1.文件打印完畢,由文印室專門人員負責轉交發文部門,并作登記,不得轉交無關人員。
2.發文部門下發文件時應認真做好發文記錄。
3.保密文件應由發文部門負責人或其指定人員簽收,不得交給其他人員。
4.對于剩余文件應妥善保管,不得遺失。
5.發送保密文件時應由專人負責,嚴禁讓試用期員工發送保密文件。
6.公司禁止員工在工作期間登陸個人e-mail。員工在上班期間,應用公司的個人郵箱傳遞信息。
第21條 文件復印
1.原則上保密文件不得復印,如遇特殊情況需由總經理批準方可執行。
2.文件復印應做好登記。
3.復印件只能交給部門主管或其指定人員,不得交給其他人員。
4.一般文件復印應有部門負責人簽字,注明復印份數。
5.復印廢件應即時銷毀。
第22條 文件借閱
(1)借閱保密文件時必須經借閱方和提供方領導簽字批準,提供方負責做到專項登記,借閱人員不得摘抄、復印或向無關人員透露,確需摘抄、復印時,要經提供方領導簽字并注明;(2)公司證件(如:公章、稅務證、營業執照副本等)的借用,如需借用,須經總經理批準,并辦理借用登記手續。
第23條 傳真件
1.傳遞保密文件時,不得通過公用傳真機。
2.收發傳真件時應做好登記。
3.保密傳真件的收件人只能為部門主管負責人或其指定人員。
第24條 錄音、錄像
1.錄音、錄像應由指定部門整理并確定保密級別。
2.保密錄音、錄像材料由總經理辦公室負責存檔管理。
第25條 檔案
1.檔案室為材料保管重地,無關人員一律不準出入。
2.借閱文件時應填寫“申請借閱單”,并由主管領導簽字。
3.秘密文件僅限下發范圍內人員借閱,如遇特殊情況需由總經理辦公室批準借閱。
4.秘密文件的保管應與普通文件區別開,按等級、期限加強保護。
5.檔案銷毀應經鑒定小組批準后指定專人監銷,要保證兩人以上參加,并做好登記。
6.不得將檔案材料借給無關人員查閱。
7.秘密檔案不得復印、摘抄,如遇特殊情況需由總經理批準后方可執行。
第26條 客人活動范圍
1.保安部應加強保密意識,無關人員不得在機要部門出入。
2.客人到公司參觀、辦事,必須遵循有關出入廠管理規定,無關人員不得進入公司。
3.客人到公司參觀時,不得接觸公司文件、貨物和營銷材料等保密件。
第27條 保密部門管理
1.與保密材料相關的部門均為保密部門,如董事長、監事會主席、總監(助理)辦公室,傳真室,收發室,檔案室,文印室,工藝室,研發室,實驗室,配料室,化驗室以及財務部,人力資源部等。
2.各部門需指定兼職保密員,從而加強保密工作。
3.保密部門應對出入人員進行控制,無關人員不得進入并停留。
4.保密部門的對外材料交流應由保密員操作。
5.保密部門應根據實際工作情況制定保密細則,做好保密材料的保管、登記和使用記錄工作。
第28條 會議
1.所有重要會議均由總經理辦公室協助相關部門做好保密工作。
2.應嚴格控制參會人員,無關人員不應參加。
3.會務組應認真做好到會人員簽到及材料發放登記工作。
4.保衛人員應認真鑒別到會人員,無關人員不得入內。
5.會議錄音、攝像人員由總經理辦公室指定。
第29條 保密協議與競業限制協議
1.公司要按照有關法律規定,與相關工作人員簽訂保密協議和競業限制協議。
2.保密協議與競業限制協議一經雙方當事人簽字蓋章,即發生法律效力,任何一方違反協議,另一方都可以依法向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。
第30條 員工離職規定
1.員工離開公司時,必須將有關本公司技術信息和經營信息的全部資料(如試驗報告、數據手稿、圖紙、源代碼、程序密碼、軟盤和調測說明等)交回公司。
2.員工離開公司時,公司需要以書面或者口頭形式向該員工重申保密義務和競業限制義務,并可以向其新任職的單位通報該員工在原單位所承擔的保密義務和競業限制義務。
3.員工離開公司后,利用在公司掌握或接觸的由公司所擁有的商業秘密,并在此基礎上作出新的技術成果或技術創新,有權就新的技術成果或技術創新予以實施或者使用,但在實施或者使用時利用了公司所擁有的且本人負有保密義務的商業秘密時,應當征得公司的同意,并支付一定的使用費。
4.未征得公司同意或者無證據證明有關技術內容為自行開發的新的技術成果或技術創新的,有關人員和用人單位應當承擔相應的法律責任。
第6章 違紀處理
第31條 公司對違反本制度的員工,可視情節輕重,分別給予教育、經濟處罰和紀律處分。情節特別嚴重的,公司將依法追究其刑事責任。對于泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果者,公司將給予警告處分,處以500元至1000元的罰款。
第32條 利用職權強制他人違反本制度者,公司將給予開除處理,并處以 1000元以上的罰款。
第33條 泄露公司秘密造成嚴重后果者,公司將給予開除外理,并處以5000元以上的罰款,必要時依法追究其法律責任。
第7章 附則
第34條 本制度由行政部負責制定,總經理審閱后報董事會批準。
第35條 本制度由行政部負責解釋,自發布之日起實行。
第36條 本規定未盡事宜,按國家相關法律規定辦理。
二
