客服中心物資管理：賬務操作規范

發布時間：2023-07-05 07:00:54 查看人數：12

客服中心物資管理：賬務操作規范

公司客服中心物資管理:賬務操作規范

――賬務操作規范

1、審核權限劃分

通過使用erp軟件可以掌握現場物資數量及物資存放地點,可以更加準確、快捷的了解及控制現場物資情況、控制現場物資成本。通過使用erp軟件使各業務部從原始的手工記賬變為先進的電子賬務處理,使得賬務處理工作量大大的減少,現場通過記錄出入庫流水賬同樣減少賬務處理工作量,而且賬務的準確性、及時性得以提高。這也是**賬務處理的核心意義。

業務部物資賬務人員負責本業務部所屬現場賬務處理工作,擁有對本業務部物資'調撥單'的審核權,對其他業務部erp單據的查看權;

業務管理部賬務人員負責跨業務部物資的調撥權、調撥單的審核權,對其他所有業務部erp單據的審核權;

在erp中各種單據制作流程基本相同,下面就具體工作中所涉及erp單據逐一予以說明。

2、其他入庫單業務

2.1其他入庫單--采購入庫

業務場景:通過采購部購買的物資,供應商將物資發送到業務部或現場的物資;

相應單據:其他入庫單--采購入庫;

科目說明:其他入庫單--采購入庫:根據公司的物資采購計劃,由廠家發送到業務部或現場的物資。

操作步驟:

現場接到供應商發送過來的物資清點入庫后,業務部在**軟件中處理賬務,制作'其他入庫單--采購入庫';

登錄**軟件后,點擊'供應鏈--庫存管理--入庫業務--其他入庫單';

雙擊'其他入庫單'后,出現如下界面:

點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'其他入庫單';

自動生成的信息有入庫單號,入庫日期,藍字;

在倉庫的右側橫線處選擇相應的庫房,入庫類別中選擇'其他入庫單--采購入庫',在供應商處選擇相對應的供應商,在存貨編碼中選擇入庫物資對應的編碼,在數量下填寫相應入庫數量;

單據填寫完成后,先點擊左上角的<保存>,然后點擊<審核>。本次入庫業務處理完畢;

當想修改'其他入庫單--采購入庫'時,需要先<棄審>,再點擊<修改>按鈕。此時'其他入庫單--采購入庫'單可以修改,但是只能修改除庫房以外的信息,如庫房的選擇出現錯誤時,需要<棄審>后<刪除>單據重新制作'其他入庫單--采購入庫'。

現場接收廠家發送物資后,現場處理賬務方法同上。每日發給業務部'現場出入庫流水賬',由業務部賬務員檢查現場賬務處理情況。

2.2其他入庫單--零采入庫

業務場景:根據客服部臨時要求,由業務部或現場自己單獨購買的物品;

相應單據:其他入庫單--零采入庫;

科目說明:個別現場或業務部根據實際需要,需要少量采購物資,經申請同意后予以采購;

現場物資清點完畢入庫后,編制'現場出入庫流水賬',在每日發給所屬的業務部。如現場采購物品在**軟件中無編碼,現場拍下新增物資包括遠景、近景、規格型號發給業務部,由業務部轉發給業務管理部,在**軟件中增加物資編號。再由業務部賬務管理員制作'其他入庫單--零采入庫';

操作步驟:

點擊<增加>其他入庫單。在入庫類別中選擇'其他入庫單--零采入庫';

在倉庫的右側橫線處選擇相應的倉庫,入庫類別中選擇'其他入庫單--零采入庫',在存貨編碼中選擇入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量。

單據處理完成后,點擊左上角的<保存>;并點擊<審核>。本次入庫業務處理完畢;

當想修改'其他入庫單--零采入庫'時,需要先點擊<棄審>,再點擊<修改>按鈕。此時'其他入庫單--零采入庫'就可以修改了,但是只能修改除庫房以外的信息,如庫房的選擇出現錯誤時,需要<棄審>后<刪除>單據重新制作'其他入庫單--零采入庫'。

2.3其他入庫單--損壞入庫

業務場景:現場的物資(主要為工具、備件)在使用過程中正常消耗、損壞,存入現場損壞品庫;

相應單據:'其他入庫單--損壞入庫';

科目說明:現場物資在使用過程中正常損壞的物資入到現場損壞品庫房;業務部、現場由于庫房保存不善造成的物資損壞。

操作步驟:

點擊<增加>'其他入庫單'。在入庫類別中選擇'其他入庫單--損壞入庫';

在倉庫的右側橫線處選擇相應的物資入庫庫房,一般為現場損壞品庫房,入庫類別中選擇'其他入庫單--損壞入庫',在存貨編碼中選擇相對應的入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

單據錄入完成后,點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

2.4其他入庫單--修復入庫

業務場景:業務部或現場接收到從廠家修復后直發到本庫房的物資;

相應單據:'其他入庫單--修復入庫';

科目說明:現場、業務部接收的物資,已經在廠家維修好的物資。修復入庫記錄的一定是完好品。

操作步驟:

點擊<增加>'其他入庫單'。在入庫類別中選擇'其他入庫單--修復入庫';

在倉庫的右側橫線處選擇相應的庫房,一般為現場或業務部完好品庫房,入庫類別中選擇'其他入庫單--修復入庫',在存貨編碼中選擇相對應的入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

3、其他出庫單業務

3.1其他出庫單--自用領用

業務場景:現場的物資在使用過程中正常消耗、損壞,從現場完好品庫中出庫替換風機上的損壞件;

相應單據:'其他出庫單--自用領用';

科目說明:根據現場自身需求,從庫房中領取物資。包括耗材領用,備件領用,備件更換。

操作步驟:

現場風機出現故障,需要從完好品庫中出庫物資替換風機損壞的物資,業務部根據現場'現場出入庫流水賬'每天在**軟件中處理賬務,制作'其他出庫單--自用領用';

登錄**軟件后,單擊<供應鏈>--<庫存管理>--<出庫業務>--雙擊<其他出庫單>;

點擊<增加>,在倉庫的左側橫線

處選擇相應的物資出庫庫房,一般為現場完好品庫房,出庫類別中選擇'其他出庫單--自用領用',在存貨編碼中選擇出庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊<保存>,然后點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

3.2其他出庫單--返修出庫

業務場景:現場或業務部損壞品庫中具有維修價值的損壞物資,返到廠家維修;

相關單據:'其他出庫單--返修出庫';

科目說明:根據生產管理部給出的具有維修價值的二類物資。在這些物資還具有維修價值時,發往生產管理部庫房返修,記入返修出庫。返修出庫一定是損壞品,并且從損壞品庫出庫。

操作步驟:

業務部或現場將損壞且具有維修價值的物資發給生產管理部庫房,物資出庫并清點完畢后,業務部賬務員在**軟件中處理賬務,制作'其他出庫單--返修出庫';

登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<出庫業務>--<其他出庫單>。

點擊<增加>,在倉庫的左側橫線處選擇相應庫房,一般為現場或業務部的損壞品庫房,出庫類別中選擇'其他出庫單--返修出庫',在存貨編碼中選擇出庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

3.3其他出庫單--報廢出庫

業務場景:現場損壞品庫中的物資,不具有維修價值。現場經業務部申請允許直接報廢出庫,不用返回生產管理部庫房;

相關單據:'其他出庫單--報廢出庫';

科目說明:根據'商修管理辦法'中規定的不具備維修價值的一類物資。使用過后不具備維修價值,或者是二類物資維修次數過多,無法修復或已不具備維修價值時,現場直接報廢或發往業務部報廢,記入報廢出庫。

操作步驟:

業務部或現場將損壞且不具有維修價值的物資予以報廢出庫,現場在**軟件中處理賬務,制作<'其他出庫單--報廢出庫';每天報送'現場出入庫流水賬'給業務部,業務部在**軟件中更新賬目;

登錄**軟件后,點擊:供應鏈--庫存管理--出庫業務--其他出庫單;

點擊<增加>,在倉庫的左側橫線處選擇相應的物資出庫庫房,一般為現場或業務部損壞品庫房,出庫類別中選擇'其他出庫單--報廢出庫',在存貨編碼中選擇出庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

4、調撥業務

4.1業務部之間調撥

業務場景:當多個現場物資緊張或無此庫存時,由所屬業務部統一申請從其他業務部所屬現場調入。此業務可能是業務管理部的統一調撥或業務部之間的協商調撥。業務管理部計劃室發出調撥指令,由業務管理部計劃室制作'調撥單'并點擊<審核>;各業務部之間協商,由發出物資業務管理部計劃員制作'調撥單';

相應單據:業務管理部審批的'聯絡單'、'調撥單';

科目說明:'其他入庫單--完好品調撥'入庫:業務部之間的調撥、現場之間的調撥、其他部門與業務部的調撥,在入庫時,記入調撥入庫,調撥的物資一定是完好品。

操作步驟

登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<調撥業務>--<調撥單>;

雙擊<調撥單>后,出現如下界面;

點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'調撥單';

自動生成的信息有調撥單號,調撥日期;

在轉出倉庫選擇物資轉出倉庫,轉入倉庫選擇物資入庫倉庫;在出庫類別中選擇'其他出庫單--完好品調撥',在入庫類別中選擇'其他入庫單--完好品調撥'。在存貨編碼中填寫入庫物資,在數量欄中填寫調撥數量;

'調撥單'填寫完畢后,點擊<保存>;業務部沒有制作跨區域調撥單的權限,必須由業務管理部計劃室制作的'調撥單',由計劃室點擊<審核>;

業務管理部計劃室審核完'調撥單'后。告知物資出庫業務部可以通過<下查>,找到相應的'其他出庫單--完好品調撥'并<審核>;

物資出庫業務部雙擊'其他出庫單--完好品調撥',可以找到與調撥單相對應的'其他出庫單--完好品調撥'。出庫業務部核對'其他出庫單'信息,如無疑問點擊<審核>,物資出庫完成賬務處理;

物資收貨業務部,接收到其他業務部發過來的物資時,在<調撥單列表>中找到相應的'調撥單',點擊<下查>,找到相對應的'其他入庫單--完好品調撥'。雙擊單據后,如無疑問點擊<審核>,物資入庫完成賬務處理。

注意事項:由業務部之間協商,確定業務部之間物資的調撥,由業務管理部計劃室來制作'調撥單',在備注中寫明由業務部經理同意調撥并在每月月末將本月業務部經理同意調撥的調撥單制作紙質版,發到北京計劃室備查。

4.2現場之間調撥

業務場景:某個現場需要某種物資,這種物資需要從其他現場調撥給有需求現場。這種調撥只能是業務部所管現場內部調撥(跨業務部現場之間的調撥業務參考4.1);

相應單據:'調撥單'、'其他入庫單--完好品調撥'、'其他出庫單--完好品調撥'。

科目說明:

調撥單:記錄物資在同一公司不同倉庫之間移動的憑據,將減少調出倉庫的庫存,增加調入倉庫的庫存;

其他入庫單--完好品調撥:物資接收現場接收物資發出現場發來的物資,在入庫時,記入調撥入庫;

其他出庫單--完好品調撥,物資接收現場接收物資發出現場發來的物資,在出庫時,記入調撥出庫。

操作步驟:

登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<調撥業務>--<調撥單>;

雙擊<調撥單>后,出現如下界面;

點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'調撥單';

自動生成的信息有調撥單號,調撥日期;

在轉出倉庫選擇倉庫名稱,轉入倉庫選擇入庫倉庫;在出庫類別中選擇'其他出庫單--完好品調撥',在入庫類別中選擇'其他入庫單--完好品調撥'。在存貨編碼中填寫入庫物資,在數量欄中填寫調撥數量。

'調撥單'填寫完畢后,點擊<保存&

gt;;如是跨業務部之間的物資調撥,由業務管理部計劃室制作'調撥單',由計劃室點擊<審核>;如是業務部內部物資周轉,由業務部賬務管理員點擊<審核>。其他步驟同上。

損壞品的調撥業務與完好品的調撥業務處理相同,只是在出庫、入庫類別中稍有不同。損壞品的調撥在入庫類別中選擇'其他入庫單--損壞品調撥';在出庫類別中選擇'其他出庫單--損壞品調撥'。損壞物品返回業務部時,業務部需要根據物資返回日期逐筆處理賬務,因為物資返修,是按照批次到貨,所以需要逐筆記錄。其他步驟同上。

5、物資退庫

業務場景:生產管理部庫房向現場發貨或者由廠家直發現場的物資,現場接到物資后發現其中有丟失或損壞的情況發生,現場將損壞物資單獨存放返回廠家或生產管理部庫房;

相關單據:物資退庫;

科目說明:現場領用的物資使用后有剩余時,應及時退庫并辦理退庫手續。損壞品出庫后由于某種特殊原因被退回現場時,也記入物資退庫。在制作入庫單時,在其他入庫單中選擇紅字,且物資數量必須小于0的數量。

操作步驟:

業務部或現場接到物資,物資入庫并清點完畢后,業務部賬務員在**軟件中處理賬務,制作'其他入庫單--采購入庫';

登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<入庫業務>--<其他入庫單>;

雙擊<其他入庫單>后,出現如下界面;

點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'其他入庫單';

在倉庫的右側橫線處選擇相應的物資入庫庫房,入庫類別中選擇<物資退庫>,在存貨編碼中選擇入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

單據賬務處理完成后,點擊左上角的<保存>,然后點擊<審核>。本次入庫賬務處理完畢。

6、盤點業務