住宅區檔案資料管理設想規范
住宅區檔案資料管理設想
1 檔案管理運作環節
1.1 資料的收集
1.1.1建立檔案室,采取系統化、科學化、電腦化的先進手段,實施現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經常化等“六化”管理,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
1.1.2資料的收集堅持系統、完整的原則,根據實體資料和信息資料的內容,從實際需要出發,擴大信息資料的來源,從時間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。
1.2資料分類整理
1.3資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規律、聯系進行分類保存。根據實際需要,****一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
檔案的出、入室都有嚴格的規定:出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出,入室時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
檔案的管理環境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質。
1.4檔案的運用
采用先進的檢索軟件,逐步建立電腦網絡系統,充分發揮檔案的貯存和使用價值。
1.4.1外部網:與廣大業戶、主管部門進行聯網,所有管理資料如
住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監督和檢查。
1.4.2內部網:管理處內部聯網,運用現代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。
2 檔案資料的類別
檔案資料大體分為物業管理政策、法規資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。
2.1竣工驗收資料(如下表)
名 稱 資料內容
工程建筑
產權資料 a:規劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工 程 技 術 資 料 a 竣工圖-總平面圖、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;
b 地質勘察報告;
c 工程合同及開工、竣工報告;
d 工程預算
e 圖紙會審記錄
f 工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄);
g 隱蔽工程驗收簽證;
h 沉降觀察記錄;
i 竣工驗收證明書;
k 新材料、構配件的鑒定合格證書;
l 水、電、采暖、衛生器具、電梯等設備檢驗合格證書;
m 砂漿、混凝土試塊試壓報告;
n 供水、供暖的試壓報告;
o 園林綠化的圖紙和清樣;
p 設備清單、安裝調試記錄、使用注意事項說明、質保書和保修單,操作手冊等;
q 有關工程項目的其他重要技術決定和文件
2.2管理檔案資料(含業戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名稱 資料內容
物業資料 小區基本資料、分區資料、環境文化設施資料
住戶資料 a:住戶遷入資料
b:住戶人員檔案
c:住戶維修檔案
事務資料 a:事務值班表 b:事務交接記錄表
c:業戶搬出(入)物品登記表d:日常事務巡視記錄
e:業戶回訪登記表
合格分承包方資料 a:維修申請表(附圖紙)b:維修工程隊安全責任書
c:臨時施工人員登記表 d:施工單位營業執照
2.3投訴與回訪及其他管理服務
名稱資料內容
維修資料 a:維修申報表 b:維修服務派工單
c:維修回訪記錄表d:公共設施維修記錄
治安交通
管理資料 a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協議
設備管理
資料 a:公用
設施保養維修記錄
b:各項機電設備保養維修運行記錄
c:設備分承包方維修保養記錄
d:設備檢查記錄
社區文化
資料 a:活動計劃實施方案、總結記錄
b:文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導
員工管理
資料 a:員工個人資料、聘用表b:員工業績考核及獎懲記錄
c:員工培訓計劃及實施記錄 d:員工培訓考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄 f:員工住房及內務管理記錄
業戶反饋
資料 a:服務質量回訪記錄表 b:業戶意
見調查、統計記錄
c:業戶投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業公司及主管領導部門文件
d:管理處規章制度、通知、通報等文件
e:管理處榮譽一覽表
f:管理處接待來訪參觀記錄表
業主委員會
