辦公樓物業檔案資料管理規范
辦公樓物業檔案、資料管理
1、對辦公樓設備檔案資料的管理
--設備設施檔案資料(說明書、合格證、許可證、協議書、批復、執照等)齊全,建立設備臺帳、目錄清晰、項目齊全、管理完善、隨時查閱。
--項目進場后,專人負責檔案資料的索取、整理、分類、編目、歸檔、入庫。
--建立標準化檔案資料庫,使檔案資料可靠、完整地保存;并采用檔案管理通用檢索方式,便于今后檔案的移交。
--建立檔案管理制度,完善檔案收集、移交、歸案、查閱、歸類調閱手續,使檔案資料處于動態監控中。
--建立綜合設備臺制度,建立全壽命設備管理制度,把設備全壽命期內的設備本體、日常運行、日常維修、技術改造、報廢等工作建立完整的檔案庫。
2、管理處檔案資料管理
--對與質量體系有關的管理性文件、質量體系文件、技術性文件及資料等進行控制,使文件處于受控狀態,按《程序文件》的規定進行管理,保證相關場所使用有效版本的文件,作廢文件按一定的程序處理。
--由管理處負責質量體系文件、管理性文件、技術性文件、相關外來文件、資料的發放、更改控制等管理。
--有一套適合辦公樓完整的收發文管理制度,包括對外行文、內部行文管理辦法;對規定文件的編號、格式、打印、校對、發送、存檔等。對外來文件的登記、傳閱、批復、催辦等作出規定。
--質量記錄保存完整,根據《程序文件》的規定分部門(工程、綠化清潔、行政)、分期(日、周、月、季、年)保存。
