商住項目檔案資料管理規范
商住項目檔案資料的管理
資料管理在物業管理中的重要性越來越被重視,法律、法規的健全,業主維權意識的日益覺醒,對物業資料的管理,特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。
*發商移交的原始資料的管理
樓宇交接時,開發商和物業公司需要交接樓宇的基本資料,資料是否齊全,將為物業公司做好今后管理服務奠定基礎。這主要包括以下資料:1、原始規劃資料;2、竣工驗收資料;3、基建施工圖紙資料;4、設備安裝圖紙、說明書、供應商資料。
*業主入住的原始登記資料的管理
業主入住的原始資料是物業管理資料里重要部分,也是物業管理中基礎的資料之一。這類資料的收集主要在業主、用戶辦理入住手續時,一次性收集完整。主要資料如下:1、房產證、購房合同復印件;2、營業執照或身份證復印件;3、業主開戶原始登記表;4、業主與物業公司簽訂的前期管理協議、業主公約,消防安全責任書;5、租戶變更情況登記表。
*業主、用戶裝修資料的管理
業主、用戶在辦理裝修時,管理處對裝修資料的審批很重要,一方面為方便今后的維修,一方面為房屋的使用安全。因此,管理處在審核裝修資料時,一定要細致、嚴格,為今后的日常管理工作奠定基礎。裝修資料的管理主要分為如下內容:1、消防審批報告;2、裝修圖紙;3、消防驗收報告;4、裝修施工單位資質、營業執照;5、施工中違章登記資料、整改記錄;6、施工人員登記表;7、管理處驗收報告;8、二次裝修申報手續、消防驗收報告。
*管理處日常記錄文件的管理
日常記錄文件的管理是物業管理的基礎工作,也是物業管理工作中非常繁瑣的工作,更是督促物業公司提高服務質量的必要手段。在管理處的日常管理中,日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內容,如:綠化、清潔、設備維護、公共設施維護、安防巡查等等。值班記錄包含各責任部門的值班情況登記,如:機房值班、監控值班、門衛值班等記錄情況登記等。對外包項目,盡管我們只是進行月評價,但為了監督日常的服務質量,也要求外包單位提供日常巡查記錄。對業主投訴進行分類,及時處理并將處理結果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內容:1、日常巡查記錄;2、值班記錄;3、外包項目的評價記錄;4、業主投訴情況記錄;5、突發事件記錄及處理情況。
*財務資料管理
物業公司的核心是提供服務和贏得利潤,在做好服務的同時,加強財務管理,收取應收費用,降低管理成本也是相當重要的。因此在財務資料管理上必須講究完整、連續性。財務管理主要有如下資料:1、業主、租戶物業管理費的交繳資料;2、固定資產的登記管理資料;3、外包單位按合同付費記錄資料;4、有償服務收費記錄資料。
*業主、用戶往來函件的管理
業主、用戶往來函件資料是管理處與業主、用戶的進行交往的原始記錄文件,對今后會引起法律糾紛的事件是一個很好的原始記錄,特別是給業主、用戶的違章、整改通知,這類文件一定要有業主、用戶的簽收記錄。1、給業主、用戶的通知;2、給業主、用戶的違章、整改函件;3、業主、用戶給管理處的函及管理處的復函。
*業主委員會資料管理
對已經成立業主委員會的管理處,要將業主委員會的相關資料整理備案,做好每次業主委員會會議紀要,留案備查。1、歷屆業主委員會選舉資料;2、業主委員會會議資料;3、業主委員會委員個人登記資料;4、社區文化活動記錄資料及圖片。
*上級主管部門、公司內部請示、匯報文件的管理
給上級主管部門、公司領導、相關部門的請示、匯報文件,做好登記、記錄,對請示文件中領導的批示進行登記,安排人員落實,并做到及時檢查落實情況。1、給上級主管部門的請示;2、給公司領導的請示;3、給公司相關部門的報告;4、與公司相關部門的往來函件。
*管理處員工人事資料的管理
對員工人事資料的管理,可以為管理處日常考評、年終評比提供依據,同時也可以使管理處合理使用人力資源,用人所長。1、員工人事檔案資料登記;2、員工日常考評記錄;3、員工獎懲記錄;4、員工專業資格證書的登記;5、員工日常培訓的記錄。
*公司文件、管理制度的收集管理
為使管理處每一位員工能更好掌握公司動態,貫徹公司的經營方針、目標,對公司下發的文件要求相關人員要傳閱、學習,并進行登記。1、公司編號公文分類存檔;2、公司管理制度匯總;3、各相關專業管理規定、制度匯總。
*業管理相關資料的收集管理
為及時掌握、了解物業管理行業最新動態、法律法規,注意收集相關資料,存檔備用。1、物業管理法律、法規、條例的資料收集;2、報紙、雜志相關案例的剪貼資料;3、與管理處、公司相關報道的剪貼資料;4、管理區域內業主、租戶的相關報道資料。
