第1篇 x公司辦公設施管理規定
公司辦公設施管理規定
第一節 辦公設施管理
一、辦公設施分類
辦公設備:包括電腦、打印機、復印件、傳真機、服務器、軟件、等物品。
辦公家具:包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜等物品。
二、辦公設施采購
(一)辦公設施的采購,由行政部統一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求,提交行政部匯總并編制下一年度辦公設施購置計劃和預算,經財務部復核、總經理審核后,報董事會審議。
(二)根據年度辦公設施購置計劃,由使用部門提出書面報告,經綜合行政部與財務部會審,報總經理批準后,歸口行政部購置。計劃外的辦公設施購置,除辦理以上手續外,需特別說明購置的理由, 并報董事會批準后實施。
(三)購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設施時,必須按招標方式進行,并報董事會備案。
三、辦公設施的管理
(一)辦公設施編號
1、辦公設施實行編號管理,由行政部會同財務部,在辦公設施交付使用的當天,進行登記并統一編號。
2、編號辦法:編號形式為:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
①辦公設備編號(****-yp-***;包括:電腦,打印機,軟件,服務器,傳真機等物品)。
②辦公家具編號(****-jj-***;包括:辦公桌椅,會議臺,洽談臺, 文件柜等物品)。
(二)辦公設施標牌制作
1、定制統一的辦公設施牌,標牌的內容包括:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
2、標牌的材料為即時貼,由行政部會同財務部在辦公設施交付使用的當天,進行登記并貼上標牌。
四、辦公設施的異動管理
(一)辦公設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調入、調出、報廢等,必須由使用部門提出書面報告,經行政部與財務部會審,由財務經理審核確認并報總經理批準后方可辦理相關手續。
(二)辦公設施的內部轉移,由使用部門或使用人提出書面報告,經行政部與財務部會審,報總經理批準后實施。
(三)按規定程序發生的辦公設施異動,行政部應在手續完成后的當天作相應的登記,并填寫《辦公設施異動通知單》,財務部應在手續完成后的三天內根據《辦公設施異動通知單》作相應的帳務處理。
(四)涉及辦理產權登記的辦公設施,由行政部負責辦理產權登記手續及根據產權變動情況辦理產權變更登記手續。
五、辦公設施的維修
由使用部門提出維修計劃并填寫《辦公設施維修申請單》,經行政部與財務部會審, 500 元以下維修費用,報副總經理批準; 500 元以上報總經理批準。
六、重大辦公設施的原始發票復印件由行政部負責妥善保存,做好登記帳,如經批準用于抵押需提交原始發票時,應留復印件保存,并做好相應的輔助登記帳,注明抵押合同號、抵押事項、抵押期限、債權人、經辦人、批準文件等主要內容,到期辦妥相關手續后,及時收回原始發票專門保管。
七、因管理或使用不當造成辦公設施毀損、丟失的,由直接責任人承擔直接經濟損失。
八、行政部與財務部應每半年對辦公設施進行一次全面的核對清理,清理時應做到標牌與清單相符、清單與明細帳相符、明細帳與總帳相符。對于不符的,應查明原因,并在次月15 日前,將辦公設施清理情況專題報告公司領導,同時對辦公設施的變動情況提出處理意見或建議。
第二節 電腦管理
一、日常管理
(一)公司辦公電腦的安裝、調試、維護、保養、管理由公司行政部指定專人負責。
(二)公司電腦由各使用人負責保管。
二、使用需求申請
(一)硬件需求由使用人所在部門提出申請,送行政部做出計劃, 綜合行政部經理審核,費用在 500 元以下報財務經理批準,500 元以上報總經理批準。
(二)軟件需求由使用人根據工作、業務需要提出申請,由所在部門送行政部做出方案,由行政部經理審核,費用在3000 元以下由報總經理批準, 費用在3000 元以上報董事會備案。重大項目按招、投標方式進行。
三、注意事項
(一)公司員工應妥善設置和保管好開機密碼,不得將密碼,特別是財務軟件使用密碼泄露他人。
(二)盡量利用公司辦公網絡以無紙化方式處理公文,確需打印的資料,應妥善保存,不得無序擺放。
(三)不得在辦公電腦上玩游戲,未經批準,不得將外來盤插入電腦使用。
(四)個人筆記本電腦的硬盤不得存儲涉及公司機密的文件,凡機密文件出差時用軟盤(或其他存儲器)存儲,并妥善保管。
(五)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
四、違則
公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負責賠償,特殊情況以書面形式報公司領導,視原因酌情處理。
第三節 復印機管理
一、復印機機統一由行政部負責管理。
二、復印機使用完畢后,應按“清除”按扭,將復印機恢復至初始狀態,復印無效的文件應立即銷毀。
三、復印資料注意節約紙張,避免浪費。
第四節 傳真機管理
一、傳真機統一由行政部負責管理,并指定專人負責公司傳真接收。
二、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個人在行政部進行編號、登記,重要傳真件須復印一份在行政部存檔, 原件由行政部及時通知有關部門或個人領取。
三、每一份發出的傳真件都要按發出的部門或個人在行政部進行編號、登記后才能發出,重要傳真件須復印一份交行政部存檔。
四、嚴禁使用傳真機打電話。
五、無關人員無故不要進入傳真區域, 更不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。
六、不得傳真私人資料和未經批準手續先行發出傳真。
七、傳真機的使用注意事項(不得把下列稿件傳入傳真機)
1、涂改液未干或稿件有涂層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件過厚;
4、炭紙或背面有炭的稿件。
第2篇 某公司辦公設施設備管理規定
***有限公司安全生產管理制度
辦公設施設備管理規定
編號:aq-bzh-48
版本號:01
辦公設施設備管理規定
一、辦公設施設備管理
1、辦公設施分類
辦公設備:包括電腦、打印機、復印件、傳真機、軟件、等物品。
辦公家具:包括辦公桌椅、會議桌、文件柜等物品。
2、辦公設施設備采購
辦公設施設備的采購,各部門按需提出購買需求,報總經理審核后統一購買。
3、辦公設施設備的管理
辦公設施設備實行分類檔案管理。
4、辦公設施設備的異動管理
辦公設施設備的內部轉移,由使用部門或使用人提出書面報告,報總經理批準后實施。
5、辦公設施設備的維修
由使用部門提出維修計劃報總經理批準實施。
6、因管理或使用不當造成辦公設施設備毀損、丟失的,由直接責任人承擔直接經濟損失。
二、電腦管理
1、公司電腦由各使用人負責保管。
2、注意事項
2.1公司員工應妥善設置和保管好開機密碼,不得將密碼,特別是財務軟件使用密碼泄露他人。
2.2盡量利用公司辦公網絡以無紙化方式處理公文,確需打印的資料,應妥善保存,不得無序擺放。
2.3不得在辦公電腦上玩游戲
2.4個人筆記本電腦的硬盤不得存儲涉及公司機密的文件,凡機密文件出差時用軟盤(或其他存儲器)存儲,并妥善保管。
2.5不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
三、違則
公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負責賠償,特殊情況以書面形式報公司領導,視原因酌情處理。
四、復印機管理
1、復印機機統一由辦公室負責管理。
2、復印機使用完畢后,應按“清除”按扭,將復印機恢復至初始狀態,復印無效的文件應立即銷毀。
3、復印資料注意節約紙張,避免浪費。
五、傳真機管理
1、傳真機統一由辦公室負責管理。
2、每一份收到的傳真件都要及時通知有關部門或個人領取。
3、每一份發出的傳真件都要按發出的部門或個人在辦公室登記后才能發出,重要傳真件須復印一份交辦公室存檔。
六、無關人員不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。
六、傳真機的使用注意事項(不得把下列稿件傳入傳真機)
1、涂改液未干或稿件有涂層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件過厚;
4、炭紙或背面有炭的稿件。
七、重要提示
下班時和遇雷電天氣時,要及時關閉辦公設備電源。
