監理公司檔案管理規定
建設監理公司檔案管理規定
第一章 總則
為建立健全公司檔案工作,規范檔案管理,更好地為企業提高經營管理水平和經濟效益服務,根據國家有關法規,結合公司具體情況,制定本制度。
第一條 公司檔案是指公司在各項經營和管理活動中形成的全部檔案總和,包括工程建設監理、工程技術咨詢、財務管理、勞動工資、行政管理、董事會等方面形成的檔案資料。
第二條 公司檔案工作是維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。是企業基礎管理工作的組成部分。
第三條 公司檔案工作采取集中統一管理。
第二章 文件材料的形成和歸檔
第四條 公司經營和管理活動中形成的文件材料(含膠片、照片、錄音、錄像和磁卡等)由責任人積累、整理后歸檔。
第五條 文件材料歸檔的基本要求
1.歸檔的文件材料必須完整。
2.歸檔的文件材料必須準確地反映公司工程建設和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。
3.歸檔材料必須層次分明,符合其形成規律。
4.歸檔文件必須編制目錄。
第六條 文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面:
1.建設行政主管部門來文。
2.董事會會議紀要、決議及監理公司內部規章制度。
3.監理咨詢合同、協議。
4.向政府有關主管部門的報告或復文。
5.與監理項目有關的業主、承建商的來文及復文。
6.按監理項目形成的監理業務檔案、技術檔案、監理工作總結。
7.有關公司人事管理檔案。
8.公司經營業務檔案。
9.公司會議紀要及決議。
10.其他。
第七條 歸檔時間
1.工程項目及科研項目,在項目告一段落或項目完成后,責任人應在14日內將應歸檔的文件材料組成保管單位,交檔案管理部門歸檔。
2.各類文件材料歸檔一式一份,重要文件及自制文件應將原件歸檔。
3.公司工作人員因公外出學習、考察和參加各種會議收集得到的文件材料,要按照歸檔范圍的規定,及時交檔案管理部門歸檔。
4.文件材料的形成、積累、整理和移交歸檔是各部門的職責范圍和有關人員崗位責任。
第八條 公司檔案管理部門要對公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。
第三章 檔案管理
第九條 檔案實行分類管理,檔案分類要遵循文件材料的形成規律,并且便于保管利用。
第十條 公司檔案分類
1.工程監理及咨詢類
2.財務管理類
3.人事管理類
4.行政文書類
5.董事會類
第十一條 檔案鑒定
檔案保管期限分永久、長期、短期三種,其確定保管期限的基本原則是;
1.對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存。
2.對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
3.符合國家有關檔案管理的規定。
第四章 檔案利用
第十二條 檔案借閱手續
1.檔案管理部門應建立《借閱檔案登記簿》
2.借閱檔案應向檔案管理員說明其利用目的,并在登記簿加以記載,由檔案管理員提供服務。
3.借閱涉及公司秘密的檔案,應經總經理同意,方可借閱。
4.未經總經理同意,不得向非公司人員提供檔案。
第十三條 公司合同檔案由合同管理人員統一管理,不得隨意讓他人查閱或帶出公司,若確因工作需要須查看或帶出公司,必須經合同統管機構批準,并出具借條,注明合同類型、編號方可借走,完后即時歸還。
第十四條 非檔案管理人員不得擅自提取檔案。
