公司文檔資料管理規定
公司文檔資料的管理規定
1、公司的文檔是公司的軟性資產,對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規范,確保安全;
2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件,如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;
3、公司文件由辦公室起草,發文程序為:擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;
4、對內發文應有統一的結構與編號,要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;
5、公司的收文程序為:收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負責,依據事件大小、緊急程序進行歸類,報送經理閱示或發放各部門處理,重要文件轉辦公室存檔;
7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次,撰稿人應依據機密程度確定報送范圍,秘密文件的報(發)送由專人進行,確保發送未超出報送范圍;
8、機密文件應確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務,造成資料外泄的,公司將依據事件影響追究當事人的責任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔,特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;
10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗,方便調閱;
11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;
12、移交檔案應按規定辦理交接手續,確保檔案資料的完整。
