公司員工出差管理規定16
公司員工出差管理規定(十六)
一、目的:明確公司員工因公出差所必須遵循的規章制度以及報銷步驟,確保公司資金使用得當。
二、適用范圍:
本規定適用于全體員工(副總裁以下級別)。
三、定義
(一)出差:離開原辦公地點異地(跨區/縣/市/省)辦公,當日無法返回或當日能夠返回。
(二)出差至同一分公司或業務區域(辦事處)并連續工作時間超過一月以上(節假日不計)視為派駐,按員工派駐管理辦法執行;派駐人員出差按本規定執行。
(三)出差天數統計:
出發:中午12點前出差(上車、船、飛機)的,當日按照1天計算;
中午12點后出差(上車、船、飛機)的,當日按照半天計算。
返回:中午12點前銷差(下車、船、飛機)的,當日不按出差計算;
中午12以后銷差(下車、船、飛機)的,當日按照1天計算。
四、申請程序
(一)出差必須是因工作需要予以提出的,申請出差的工作目的應非常明確和清晰。
(二)出差員工在出差前必須向其直接主管提出申請,詳細說明出差的目的、地點和所需的時間等相關事宜。
(三)員工出差,需本人填寫《出差申請表》(見附表一),由直接主管、上級主管簽批(《出差申請表》一式二份,審批完畢后一份交考勤管理人員備案,一份員工留存)。辦事處主任以下級別銷售人員,不需填寫《出差申請表》,按照經審批通過后的《月行程計劃表》(核銷依據)中的計劃行程執行。區域經理以上銷售人員,根據業務需求提出出差申請。
(四)出差至分公司或辦事處者,須提前通知分公司或辦事處做好相關接待工作(特殊情況另定)。
(五)如需借款,憑簽批后的《出差申請表》,按照借款管理規定辦理。
(六)如需派車,按照現行派車管理規定辦理。
(七)所有外出培訓申請,必須經由本部門總監(或被授權的指定人)和人力資源總監審核批準后,方可借款。
五、交通
(一)原則上,公司對交通工具的選擇要求依次為:火車、客車、輪船、飛機,員工應根據出差路線及路程等,選擇適當的交通工具。各交通工具標準要求如下:
飛機經濟艙
火車/動車硬座/硬臥
輪船三等艙、二等艙(經理級及以上職務)
市內交通公交車、地鐵、出租車(經理級及以上職務)
(二)乘坐火車或長途汽車,連續乘車時間超過8小時的,可購同席硬臥鋪票。
(三)長途:始發站至終點站往返的路費,不在補貼標準之內,按發票核銷(始發、終點站指出差起止車站、港口、機場等)。凡火車票、汽車票均以微機票為準。出發地至始發站往返、終點站至目的地往返的交通工具按市內交通工具標準執行。
(四)飛機:
1、部門經理(區域經理/ka經理/分廠廠長)及以上級別員工,因緊急公務需要可乘飛機經濟艙。
2、從公司所在地出發的機票或能確定回程的往返機票一般由行政部門負責辦理。
3、從其他地區出發或返回的機票可以自購。凡自購機票報銷時,必須同時提供登機牌存根。財務部對不能提供有效登機牌存根的機票不予票面全額報銷。
(五)如果員工選擇的交通工具超出了允許的范圍,員工本人將承擔超出部分的費用。如有例外情況,必須先經部門經理認可,并同時獲本部總監的批準(乘坐飛機須總裁批準)。在補貼標準內憑票核銷,超出部分不予核銷。
(六)因公前往市(縣)內各類場所,屬于常規工作且能于工作日內往返,不屬出差范圍,交通工具乘坐及核銷標準按本規定執行。
(七)多人(2人及以上)出差起止地點相同時,若共同乘座同輛計程車出(返)差,交通費僅能由一人代表申報。
(八)低階員工隨同高階員工出差,視實際需要,可搭乘同級標準交通工具。
(九)出差時有直達車、船的須乘坐直達車、船,不準無故繞道,否則當日所有發生費用不予核銷。
(十)經理級(區域經理)以下級別員工,乘坐公交車。因緊急公務需要可乘坐出租車,須事先征得上級主管同意后方可按票實銷。
(十一)異地調動或因事至總部、分公司辦事人員,只核銷路途費及車站、港口、機場往返路費,無交通/用餐補貼。
(十二)在出差過程中發生的交通費用,員工必須在票據背面或出差報告中注明細節,包括不限于:日期、從哪里到哪里等事項(包括出租車費及租車費用)。不注明細節的交通費,公司將不予報銷。
(十三)銷售人員出差開會、培訓等期間,視同非銷售人員,參照非銷售人員相關管理規定,按同級別非銷售人員出差標準核銷,提供相關票據亦同。區域經理/ka經理同部門經理/分廠廠長級,辦事處主任/城市經理同部門主管級。
(十四)銷售人員至所屬郊縣辦理業務,須當天往返,按標準憑票報銷路途費。
(十五)(包括但不限于)以下情況無交通補貼:
*中午12時以后出差或中午12時以前銷差者(員工出差不論當天能否往返,中午12時以前出差或中午12時以后銷差者,按出差全日補貼交通/用餐標準)。
*乘坐公司交通工具或由出差處提供交通工具者。
*司機人員駕車出差無交通補貼,不予核銷路途費用。
六、住宿
(一)按員工級別入住,憑正規住宿發票在規定標準內按票面金額實銷,超出部分不予核銷。
(二)由出差處所免費提供住宿者,無住宿補貼。
(三)出差至分公司或辦事處,均由駐地公司或辦事處提供住宿,無住宿補貼(區域稽核人員除外)。如不能提供住宿時,須由當地主管提供未安排住宿簽字證明作為核銷依據。
(四)低階員工隨同高階員工出差,視實際需要,可入住同級標準旅館,予以核銷。
(五)出差到家庭所在地(區/縣/市),無住宿補貼。
(六)經理級以下兩人(同性別)同時出差同一地點時,應同住一房,只由一人報銷住宿費用。
(七)至所屬郊縣辦理業務,須當天往返,無住宿補貼。
(八)出差地有公司的簽約賓館時,原則上必須入住簽約賓館。若特殊情況入住非簽約賓館,費用核銷時,按簽約賓館價格予以核銷。
七、用餐
(一)按補貼標準與出差天數予以補貼,憑票核銷。
(二)員工出差1天者,當日餐費補貼按正常標準給予核銷;出差半天者無餐費補貼。
(四)員工因參加學習、培訓、會議等事宜出差,如主辦單位免費提供一餐,無用餐補貼
。
(五)普通員工隨同高層管理人員出差,一起用餐則由高層管理人員按標準報銷,員工不得額外提報補貼。
(六)出差至分公司等,如有免費提供用餐,則無用餐補貼。參加由本公司自己組織和籌辦的會議或活動,因公司通常都有就餐安排,所以對參加者不再給予額外伙食津貼。
(七)伙食費報銷,原則上需提供相關的餐飲或食品類的有效憑據。
(八)旅館住宿費用已包含用餐的;出差人員出席或陪同招待客戶就餐的,在申請出差伙食費時應做相應的扣減。
(九)在賓館或旅館內的迷你吧,酒吧,小商場等場所所消費的食品、飲料或商品等個人費用由員工自理。
八、其他費用
(一)郵費以郵局的證明為報帳憑證。
(二)因公攜帶的行李運費以正式的運費收據為報帳憑證。
(三)出差期間,因工作需要發生的通訊,電訊費,必須提交賓館旅店結算清單或移動電訊電話局出具的有效通訊結算清單。電訊電話局出具的費用通知單不能作為有效清單,用做通訊費用報銷的依據。財務會計部將對不能提供有效清單的出差手機通訊費用不予認可和報銷。
(四)出差期間,酒店住宿費以外的個人消費(如洗衣消費、小酒吧消費等)不予核銷。
(五)與出差有關的招待費按公司相關管理辦法執行。
九、考勤
(一)出差期間按實際工作時間記錄考勤。
(二)因工作需要延期出差,須事先以電話請示部門主管同意;返回后,由主管補簽《出差申請單》。
(三)員工不得借出差之便,辦理與工作無關的私人事項,否則視為曠工,且不報當日任何補貼。
十、出差報告、總結
(一)返回后,須在3日內完成員工《出差報告》,詳細說明起始地點、時間、任務完成情況、每日工作情況等,交直接主管審核檢查。
(二)出差期間取得的技術、培訓等資料,須及時交存相關部門存檔。
十一、核銷
(一)核銷標準:
1、具體見《銷售人員出差標準一覽表》(附表二)、《非銷售人員出差標準一覽表》(附表三);城市級別劃分見《出差城市級別劃分一覽表》(附表四)。
2、凡出差補貼,均在標準范圍內核銷,超出不支。出差費用申請人在費用報銷時應自覺扣減超出的部分。若有在規定范圍之外申請核銷的特殊費用,必須經過人力資源總監、財務總監會簽,或總裁批準。
3、不得在差旅費中附帶核銷其他費用,否則不予核銷差旅費用。
(二)核銷票據:
1、費用核銷時,必須提供帳單或原件發票。
2、每位員工必須詳細單獨填寫、提交自己的差旅費用報銷單。填寫時應根據具體分類歸類并填寫每項費用發生日期、地點、事由、金額和內容。如所發生的差旅費是以借款,或公司直接劃款方式支付的,還必須在費用報告相應欄目中列示。
(三)審批流程:
1、差旅費用單據由出差員工的直接主管、上級主管批準,若直接主管不在,則由部門更上一級領導批準。其他經理的簽字則不予認可。
2、審批者應按要求最大限度的進行有效控制。通過檢查每張附件,仔細查看每個費用報銷單,評估每筆支出的有效性,并注明審核日期。任何不合乎情理的費用,審批者必須提出質疑。
3、在實際審批時,審批者應參照以下幾點:
*該筆費用是必須的。
*發生費用的項目是符合本規定中的標準。
*所報銷的數額是合情合理。
*所有必須附上的文件是否已齊全。
*所有與人力資源部政策有關的費用申請,例如特殊情況下的搬遷費、探親費等,都必須經過人力資源總監,或人力資源總監所授權的二級審批者的批準。
4、經過批準的出差費用報銷單應交財務部作以下核查:
*該報銷單是否獲得正確的審批。
*數字計算是否正確,包括匯率的計算。
*是否遵照公司有關出差費用的規定。
*有關會計人員在審核無誤后應簽字,然后在遞交財務總監進行審批,審批完成后轉交另外會計進行報銷和相關賬務處理。
(四)非銷售人員核銷:
1、出差返回后,須在一周內將各項費用、借款一并核銷,特殊情況亦不得超過兩周。
2、若可以把幾個連續性的費用報銷單放在一起報銷,還公司款時間可適當放寬,一般不超過一月。否則,不允許把現金余額保留在費用報銷單上,必須結清余額。
3、差旅費用報銷時,由員工本人填寫《差旅費報銷單》與《費用報銷單》,以《費用報銷單》作為封面,依次附相關單據,并附《出差報告》,經部門經理或上級主管審簽后到財務部核銷。
4、如屬個人原因拖欠或延遲歸還剩余借款的,將作為個人誠信不良記錄備案,財務部將在1年之內取消其出差暫借款的資格。
5、差旅費的報銷和其他費用一樣,除特殊情況外,都將在財務部收到費用報銷單15個工作日之內(遇節假日順延),通過現金形式給予員工。
(五)銷售人員核銷:
銷售人員費用核銷按《業務人員費用核銷流程》執行。
(六)其它:
1、凡外出培訓、學習發生的差旅費、參訓費、課程費等費用,應逐項由人力資源經理(總監)簽批。
2、事先經領導批準的,參加會議或培訓等由主辦方統一安排的相關費用實報實銷,其余個人費用不予核銷。
3、外出培訓有具體協議規定者,按協議規定核銷費用。
4、未按公司規定提前填寫、報批《出差申請表》的;未按計劃行程出差的,差旅費用不予核銷。
5、私人外出、旅行等費用,應與因公出差分開,此類費用不予報銷。
6、邀請或委托本公司外人員出差(培訓、咨詢、調研等),應報送相關職能部門審核后交總經理批準。
7、員工出差購車票/機票/船票時,購買意外傷害險的費用自理。
8、公司將不負擔出差過程中發生的任何健身和娛樂方面的費用,例如健身俱樂部、客房內的娛樂設施、收費電影或電視等。
9、任何沒有實質業務而杜撰、虛報費用的行為都屬違紀行為。弄虛做假者一旦被查實將視為“偷竊或騙取公司或其他雇員財物”(詳見獎懲制度)的行為,按公司規定處置。
10、自備車出差者,公司給予報銷過路費、燃油費。
(七)出差費用報銷無原始憑據或預支款遺失:
1、原始憑據確屬被盜,被搶,可出示當地公安或治安部門,賓館,旅店保安部門的有效證明,由員工本人提出書面報告經部門經理審核批準后
提交財務會計部作為費用報銷依據。
2、原始憑據屬于員工自己保管不善而遺失,員工可與開票單位進行協商,以取得票據重新開具或取得開票單位的有效證明。不能取得重開票據或獲得有效證明的,財務會計將按照費用票據管理規定不再給予認可。為減少個人不必要的損失,希望出差員工妥善保管好原始憑據,視同自己的物品和錢包。
3、一旦員工收到預支款(或備用金)后就應該對該款項負責。如有遺失,該員工應對此負責并交還該款。如果是帳單或發票遺失,有關費用也不予報銷。除非該員工能提供相關可證明的報告,(例如公安局提供的證明、或酒店、旅行社提供的可證明該偷竊發生的證明文件),或者其他充足證明(例如所遺失帳單、發票的復印件)。
十二、職務等級確認:出差員工職務等級由人力資源部確認備案,并正式發文通知相關部門、員工本人和財務部。員工職務若有變更,由人力資源部重新確認并通知財務部及相關部門。
十三、本規定下發之后,原各分公司/本部的出差管理規定如與本規定條款發生沖突時,以本規定為準。
十四、本規定由人力資源本部負責解釋、修訂。
