x小區管理處辦公用品管理規定
小區管理處辦公用品管理規定
為了做好辦公用品的管理工作,使管理處辦公用品的申請及領用規范化、標準化,本著降低管理成本,提高工作效率的原則,特制定本規定。本規定中的辦公用品是指工作過程中必需的文具及用品,其價值小,種類繁多,多為一次性消耗品。
一、辦公用品的申請計劃:
行政后勤對辦公用品進行日常管理,辦公用品采購一般每月申請一次,每月25號之前各部門根據工作情況經部門主辦同意后提出申請,行政部門根據使用部門的申請及辦公用品的庫存情況,詳細填寫《物資申請單》,送經理審批。
二、辦公用品采購:
由行政后勤將《物資申請單》報經理批準后,并嚴格按照申請表所列要求到公司指定供應商處采購,采購辦公用品所取得的票據必須符合深圳市稅務部門的有關規定。
三、辦公用品驗收:
采購人員備齊《物資申請單》、采購票據、所采購的辦公用品,及時到行政部門進行驗收登記,驗收合格并在票據上證明簽字后送財務部門做帳務處理,行政部門按所采購辦公用品分類登記。
四、辦公用品領用:
1、新到崗的管理員在報到七日后到行政管理員處,可領取32k信箋紙一本、
鉛筆一支。
2、打印紙的領用:
打印紙由資料員到行政管理員處統一領取,各人員日常所需的打印紙由使用人到資料管理員處登記領取,復印須每次登記,超過30 張由經理同意后方可復印。
3、磁盤的領用:
管理處根據管理員的職責發放磁盤,用于保管備份重要文件,但最多不超過3張,若需超出限量領用,須經經理同意后方可領取。
5、文件夾的領用:
除資料室按文件的類別不同領用文件夾外,其他崗位若有新類別的文件可到行政管理員處領取,但最多不得超過3個,若同類文件需增領須經理同意后方可領取。
6、軟抄本的領用:
只限于管理人員新設科目時領用,各班班組長,只限于領用小記事本。
7、信箋紙的領用:
信箋紙的發放只限于管理人員,除經理每月領用16k信箋紙以外,各部門均以每二個月領用一本32k便箋紙(包括信息員)特殊情況需增領,經經理批準后方領取。
8、漿糊、大頭針、回形針、訂書針、圖釘、涂改液、訂書機只限于前臺領用,打孔機只限于前臺、人事、行政、倉庫管理員領用,其他部門使用以上物品到前臺索取。
9、職員、工調離或辭職時,首先需到行政管理員辦理辦公用品交付手續,由行政后勤管理員簽字后方可辦理其它手續。
10、行政管理員嚴格按照辦公用品發放標準進行發放,不得超額,凡離職人員交回的辦公用品還能使用的,仍可繼續發放。
五、領用檢查:
本著節流原則,行政部門每月25號對所領用的辦公用品進行監督,若發現有異常領用情況,應要求該部門負責人作出合理解釋,并向經理匯報。
六、計劃外的零星采購:
特別活動或特殊工作需要購買辦公用品的,必須提前1天申請。
