物業印章及證照管理規定

物業印章及證照管理規定

物業作業指導書:印章及證照管理規定

1目的

本規定就公司內使用的印章的制發、改正與廢止、管理及證照的正常、合理使用做出規定。

2適用范圍

適用于公司各部門、各管理處印章及證照的管理。

3定義

本規定中所指印章是在公司發行或管理的文件或與公司權利義務有關的文件上,因需以公司名稱或有關業務部門(含管理處)等名義使用的印章。

4職責

4.1辦公室負責公司印章的刻制,并對公司印章的使用管理進行監督。

4.2各部門、各管理處負責各自業務用印章的保存與管理。

4.3

部門/崗位工作職責

辦公室主任負責各類公司級公章和證照的保管和使用,并對最終結果負責。

管理處負責人負責本管理處各類印章和證照的保管或授權其他人保管,并對最終結果負責。

5方法及過程控制

5.1制定、改刻、廢止:

5.1.1公司印章的制作,改刻、與廢止的議案由印章使用部門/管理處提出,并經辦公室主任同意。

5.1.2辦公室在議案中提出新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權限說明。

5.1.3印章的印模以印鑒簿形式由辦公室保管。

5.1.4公司印章的刻制由辦公室負責,印章刻制完成后,填寫《印章種類及管理》表,并由使用部門簽字后領用,同時,如有需要更換或廢止的印章應由各部門印章管理人迅速將舊印章交還辦公室。

5.1.5公司印章在受到散失、損毀、被盜的情況時,各部門管理人員應迅速向辦公室遞交說明原因的報告書。同時辦公室應上報常務副總經理知悉,并按5.1.1至5.1.4條款要求重新申請制作。

5.2 公司印章使用方法:

公司公章使用必須經辦公室主任批準并填寫《各類租售合同/協議蓋章申請單》、《(項目)各部門、物業系統蓋章申請單》。公章外借及經營類使用公章必須經主管總經理助理批準并填寫《印章外借申請單》。

5.2.1管理處、部門業務印章的使用及外借,由管理處經理及部門負責人批準,并記錄。

5.2.2公司印章的使用原則,由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查用印申請單上是否有主管總經理助理批復意見。

5.2.3公司印章的用印原則:

公司、部門名章分別用于以各自名義行文時。

5.2.5用印方法:

a公司印章應蓋在文件正面;

b公司印章的蓋章處除有另行規定或文件形式無固定要求的之外,一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側。

c蓋印文件必要時應蓋騎縫印。

5.3各類證照的管理

5.3.1各類證照包括各類營業執照、稅務登記證(包括國稅、地稅)、收費許可證、收費價目表、統計登記證、衛生許可證、機動車停車場許可證、企業代碼證、無線電臺執照及有關榮譽證明等(無證書的獎牌需有照片存檔)。

5.3.2各管理處應指定專人對各類證照進行管理,并登記在《證照登記表》上。

5.3.3如因工作需要使用各類證照,使用人需填寫《證照領(借)用申請表》,經主管總經理助理同意后,方可使用。

5.3.4辦公室要確保公司各類證照的有效性,各管理處負責人須確保本部門各類證照的有效性,并指定專人辦理各類證照年審等相關手續或委托公司辦公室代為辦理。

5.3.5各部門在取得各類證照時,須報送復印件一份至辦公室,由辦公室登記備案(無證書的獎牌需有照片存檔)。

6. 支持性文件

無

7. 質量記錄表格

tjzzwy6.3-z01-01-f1《印章種類及管理》

tjzzwy6.3-z01-01-f2《各類租售合同/協議蓋章申請單》

tjzzwy6.3-z01-01-f3《(項目)各部門、物業系統蓋章申請單》

tjzzwy6.3-z01-01-f4《印章外借申請單》

tjzzwy6.3-z01-01-f5《證照領(借)申請表》