雅居樂物業辦公用品管理規定
雅居物業辦公用品管理規定
為了規范辦公用品管理,保證各部門(項目)辦公設備及辦公用品的使用,充分合理利用辦公資源,特制定本規定。
一、管理職責:
(一)、公司綜合管理部
辦公用品需求匯總,編制采購清單;
辦公用品、辦公設備的采購;
辦公設備的管理、匯總以及編制臺帳工作,報損審批。
(二)、各項目管理處及部門專人負責本部門辦公設備的登記、建帳、詳細記錄領用領出及移交的情況;異地管理處的辦公用品采購自行負責,但必須提交申購計劃經綜合管理部批準后方可采購(采購價格由綜合管理部提供指導價格)。
二、辦公用品的采購:
(一)、綜合管理部經理每年年底對為公司提供辦公用品供應商進行評估。評估后,建立《辦公用品合格供應商名錄》,由辦公用品管理員按照經理提供《名錄》進行辦公用品的采購,遇到特殊情況,不在《名錄》內供商購買辦公用品,辦公用品管理員應向經理申請,經核準后可以執行采購。
(二)、新員工辦公用品的領用
1、綜合管理部為公司新員工(管理員以上)提供一套辦公用品。
2、新員工辦公用品:簽字筆(1只)、筆芯(2只)、鉛筆(1只)、橡皮(1只)、直別針(1盒)、曲別針(1盒)、筆筒(一個)、信簽(一本)、筆記本(一本)、40頁文件夾(一個)。新員工領取辦公用品后,在《辦公用品(臨時)領用記錄》上簽字。
(三)、日常辦公用品的申領
1、各部門、各項目內勤人員每月25日之前根據辦公用品定額制定本部門的《辦公用品及后勤用品領用計劃》上報綜合管理部。如有超出額定計劃應報請總經理批準。
2、本部門(項目)經理對本部門(項目)《辦公用品及后勤用品領用計劃》進行確認。
3、綜合管理部根據各部門(項目)辦公用品定額對部門上報《辦公用品及后勤用品領用計劃》進行審批。
4、綜合管理部根據審批的《辦公用品及后勤用品領用計劃》為各部門、各項目(異地項目自行采購配備,但需提交計劃審批)分發辦公用品,在下月5日之前務必準備完畢。
5、各部門、各項目領用辦公用品后,在《辦公用品及后勤用品領用計劃》上簽字確認。
6、如需購置固定資產、辦公家俱、辦公設備(200元以上)或非計劃內辦公用品,應填寫《辦公及后勤用品申請特批單》,項目或部門經理簽字后報請總經理批準。
7、綜合管理部或異地項目應配備一定數量的低值易耗品及后勤用品以備臨時領用,臨時領用需填寫《辦公用品臨時領用單》,由部門(項目)經理簽字確認,綜合管理部或異地項目內勤人員留存備案。
三、固定資產的管理
(一)、部門/項目固定資產的配備。(價值在200元以上的單件物品或者使用年限在2年以上的物品)
1、各項目負責本部門辦公設備、用具的配備、登記及管理,并填寫《固定資產統計表》;
2、綜合管理部負責公司職能部門的固定資產采購,并根據部門(項目)辦公設備、用具統計情況匯總編制公司固定資產臺帳。
(二)、固定資產報損管理
1、部門(項目)根據《固定資產報廢年限表》上報辦公設備及辦公家具的破損情況,如提前報損需說明報損原因,綜合管理部核實后報經總經理審批。正常報廢程序為:部門(項目)填寫《固定資產報損、報廢單》上報綜合管理部,綜合管理部對部門(項目)上報情況進行實際勘察落實上報情況是否屬實。對于勘察屬實情況,綜合管理部經理給予確認。在《固定資產報損、報廢單》上簽署意見。
2、對于可以維修繼續使用的物品,綜合管理部負責安排維修。對于確不能繼續使用物品,綜合管理部上報總經理申請購買。如因保管或使用不當造成辦公設備及辦公家具的損壞或丟失的,追究當事人的責任,并照價賠償。
3、綜合管理部每季度對辦公設備及家具進行清查盤點。市內項目需現場盤點,異地項目每半年現場盤點一次。
附:辦公用品領用定額說明。(具體價目詳見《辦公用品及后勤用品價目表》)
1.低值易耗辦公用品消耗定額:
部門經理及主管:4元/人月
經理及主管以下員工:3元/人月。
經理及經理助理:4元/人月。
經理及助理以下員工:3元/人月。
2.電腦及復印機打印機耗材定額:
(1)軟盤:5張/月。刻錄光盤:2張/月。
(2)a4復印紙:根據耗材設備的不同配置,打印機:1包/月;復印機:2包/月(10萬平米以下小區:1包/2月)
(3)其余耗材:復印機墨粉:1支/2月;激光打印機硒鼓:1個/3月;針式打印機色帶:1個/月;噴墨打印機墨盒:1個/2月(10萬平米以下小區墨盒及色帶:1個/半年。)
3. 后勤用品定額:
(1)一次性水杯(5元/50個):100個/月
(2)茶葉(30元/斤):一斤
附: 《固定資產報廢年限表》
編號:
項目分類項目名稱報廢年限說明
辦公設備裝訂機20年
攝像機15年
傳真機10年
掃描儀10年
顯示器防護屏10年
插座10年
ups電源10年
集線器10年
照相機10年
塑封機10年
復印機8年
電話機6年
計算機顯示器6年
計算機主機6年
調制解調器6年
打印機6年
鍵盤6年
音箱6年
刻錄機6年
幻燈機6年
驗鈔機6年
計算器6年
鼠標4年
辦公家具文件柜10年
更衣柜10年
保險柜8年
辦公桌7年
辦公椅7年
電鍍椅7年
電腦椅6年
接待椅6年
飲水機6年
白板6年
四、支持性表格
《辦公用品合格供應商名錄》wh-zh-b-001
《辦公用品(臨時)領用記錄》wh-zh-b-002
《辦公用品申購單》wh
-zh-b-003
《辦公用品申請特批單》wh-zh-b-004
《固定資產報損、報廢單》wh-zh-b-005
