雅居樂物業行政公文管理規定
雅居物業行政公文管理規定
一、管理范圍:
1、外來公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級單位及兄弟單位來文;便函。
2、內部公文以公司名義發至上級或兄弟單位、政府機關、相關單位或發至公司各部門紅頭文件,包括一些請示、重要通知、公司的重大決定、規章制度的頒布等。
3、各部門下發至物業管理中心的有關通告等規定性文件。
4、各部門、物業管理中心的會議紀要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登記
1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進行拆封。
2)按來文機關進行分組編號,填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來文的頁數、附件是否齊全,如不全應提出索補的建議,按照來文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說明。
3、擬辦
所有公文登記后報送綜合管理部負責人檢閱,提出'擬辦'意見,擬辦意見要簡明具體,對有必須在短期內辦完的公文,應注明催辦及檢查時間。
4、批示
由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報總經理進行批示,總經理同意綜合管理部擬辦意見時,可在'公文閱辦單'批示欄內簽字,如認為不妥可重新批示或加注明。
5、分辦及傳閱
1)綜合管理部文員將經過批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關人員和部門傳閱。
2)傳閱時各部門應在公文閱辦單內簽字并注明接件日期,文員應在傳閱登記表上進行登記,以便查閱傳閱進展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。
3)傳閱文件時,傳閱人如發現有必要補充和糾正事項應通知綜合管理部。
6、傳閱后的落實。
1)承辦部門在接到公文后,立即組織對公文的處理,并在規定時間內完成。
2)對于不屬于本部門所承辦時,應立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔責任。
3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發現問題及時向綜合管理部負責人匯報。
7、回復、存檔
1)辦理完的公文,需要回復時,由承辦部門起草回文,經審批后發出,并即時將辦完的公文交綜合管理部歸檔。
2)辦理完的公文,不需要回復的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時間不得超過一周。
8、擬稿
1)公司名義發文(紅頭文件)應在文稿前用公文稿紙,逐項填寫清楚,公文稿紙的內容包括:標題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領導審批、簽發人、會簽等(見附表)。
2)擬稿內容應符合國家法律、法規、方針政策及已下發的各項規定,如與已發布規定不一致時,應聲明原規定作廢或失效。
3)擬稿要注意情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確。
4)公文的標題應與公文內容一致,人名、地名、數字、引文準確。
5)請示問題的公文應采取一文一事。
6)對內對外發放公文,由主管業務部門草擬,對外來公文的復文,由承辦部門草擬。
7)草擬公文部門負責人應對所擬公文進行審核:
8)文中情況無虛假不實之詞;
9)數字準確,人名、地名、專用術語正確并書寫清楚;
10)公文中內容正確。
9、會簽
公文中的內容涉及其它部門時,由公文草擬部門組織各部門會簽。
10、核稿
公文草擬部門將經部門經理審查簽字的或經會簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。
11、綜合管理部審核公文草稿是否達到公文的基本要求,并著重審查下列問題:
1)公文的政策性;
2)有關部門是否協商一致,與已發布的規定是否矛盾;
3)無錯別字、語法上的病句等。
12、審核及簽發
1)公司名義下放的內容重要,涉及面廣,對公司工作有指導意義的公文由公司總經理簽發。
2)以公司名義發出屬公司某方面工作的文件,由主管總經理簽發。
3)業務部門代替主管領導起草的發文稿,應由主管總經理審核后由主管總經理簽發。
4)各職能部門或項目物業處自行發文(非紅頭文件),經分管總經理審批后由部門負責人簽發。
5)簽發公文應注意以下幾方面:
a、簽發人對文件在政策、指導思想等方面負有完全責任,因此,必須對文稿從內容到文字進行嚴格的審核、修改,確保準確無誤;
發意見明確、具體,如簽署'發'、'同意'、'速印發'等;
修改簽發文稿應力求字跡清楚;
13、印制、發送、登記、存檔
1)經簽發的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負責打印,首頁用專用公文紙,續頁用a4復印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應在發文簿上登記按編號存檔。
2)簽發的文件,公司名文發文及部門發的規定性文件,應將草稿及原件一份填寫《發文記錄》并在綜合管理部存檔。
3)各部門所發非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁眉,頁眉右上角注年度發文序列號如:03-行(01)(詳見附表)。
三、支持性表格:
1、《公文閱辦單》(wh-zh-*-001)
2、《發文記錄》(wh-zh-*-002)
3、《行政公文稿紙》(wh-zh-*-003)
4、《資料存檔登記表》(wh-zh-*-004)
