z管理處鑰匙管理規定
為加強**花地空置單元、樣板房、信箱、設備房、辦公室及業主委托的鑰匙管理,共同維護公司和業主財產利益,特制定本規定:
1、凡屬委托施工部門向客戶中心移交的鑰匙(包括空置單元、樣板房、信箱、設備房、辦公室等),必須按公司制定 “驗收流程圖”進行驗收,嚴格做好清點、核對、調試等工作。
2、在辦理各種鑰匙移交手續時,必須有明確的《鑰匙移交清單》,移交方和接收方必須有代表人簽字確認后,方為正式移交。為方便銷售工作,所有樣板房的鑰匙由銷售中心全部控管;所有未售出的空置單元由銷售中心分別保管1條,剩余的鑰匙由客戶中心保管。若擅自配鑰匙者,所有責任由其承擔。
3、鑰匙保管處(專人)必須建立有明確的《鑰匙借還登記本》和《鑰匙總臺帳》,鑰匙的種類和數量必須與臺帳相符。
4、鑰匙實行專人保管,必須做好分類、編號、有序指定存放,不得亂掛亂丟或混雜存放,無正當理由不得隨意將鑰匙借出。
5、凡屬業主委托保管的鑰匙,必須有明確的《鑰匙代管委托書》方可代管。對已托管的鑰匙,沒有相關業主書面同意及當事人的身份證,不得讓他人借出。
6、凡屬已收樓單元或業主托管鑰匙的單元,未經業主同意,客戶中心不得將鑰匙借給銷售中心引帶其他顧客前往參觀。
7、本公司相關部門(包括家居廣場、監理部、系統工程部、環境工程部等)借鑰匙時,必須有正當而充分理由或憑“工作任務單”或“維修單”并出示工作證,嚴格履行登記手續。
8、電視站、供電局、保安公司和電信局工作人員到本小區施工作業時,只允許借設備房類鑰匙,在借鑰匙時出示有效的工作證件及相關單元的開戶或維修通知單,嚴格履行登記手續。
9、鑰匙被借出后,當事人將鑰匙弄丟,更換鎖的成本費、人工費及相關單元內發生其它損失,由當事人承擔全部責任。
10、涉及鑰匙管理問題所致的各種損失,若查找不出責任人時,由相關部門經理、主管及鑰匙管理專人承擔責任,所有損失由部門經理負擔20%、主管負擔30%和鑰匙管理專人負擔50%。
11、凡屬接管后的鑰匙,每日、每周、每月必須按《鑰匙借還登記本》、《鑰匙總臺帳》進行檢查清點,在每月28日必須完成《鑰匙清盤報表》,并交部門經理審核簽字確認(銷售中心于每月30日前《鑰匙清盤報表》抄送客戶中心1份,以便抽檢);若發現問題,及時向上級主管領導匯報,并按《鑰匙違規收發及遺失處理流程圖》處理。
以上規定,適用于**物業管理有限公司、銷售中心、家居廣場、監理部等部門,本規定從頒發之日起嚴格實施。
* 《鑰匙借還流程圖》、《鑰匙違規收發及遺失處理流程圖》各1份附后
**物業管理有限公司
簽發:2002年12月28日
抄 報:*總裁、*副總裁、*副總裁 各1份
抄 送:客戶中心、銷售中心、家居廣場、監理部各1份
