某小區業戶檔案管理規定
小區業戶檔案管理規定
1、為便于掌握小區內業戶的基本情況,服務中心實行建立業戶一戶一檔并實行電腦管理制。
2、業戶檔案統一由客服部建立并管理,客服部負責人負責業戶檔案柜鑰匙的管理。
3、業戶檔案包括:業戶入住資料、裝修資料、業戶給物業公司的書面信件(包括投訴、表揚、建議)、物業公司的回復、業戶產權變更或出租(商住)資料、費用支付情況等。
4、業戶檔案資料應分類分戶建立、保存(一戶一檔),并要建立統一的目錄,各類目錄上要列明所有應保留的業戶資料名稱,如果有該資料,則在該內容前畫勾,以顯示目前業戶都有哪些檔案在冊。
5、在業戶的聯系方式、物業產權等發生變化時客戶主任應及時對業戶資料進行變更并在總臺備案,保證資料的完整性及有效性。由客戶主任每季度進行一次業戶家庭情況的普查,對拖欠管理費和其他費用一個季度以上的業主,各區域客戶主任應每7天跟蹤一次。
6、業戶檔案必須嚴密保管,嚴禁非客服部人員查看,其他部門人員若需查看,必須經客服部負責人許可,并填寫《業戶檔案查閱登記表》。嚴禁將業戶檔案資料帶離檔案存放地點。
7、業戶檔案需鎖放在指定檔案柜中,鑰匙由客服部負責人保管。存放地點周圍要保持清潔、干凈、通風、干燥,檔案存放地點禁止吸煙、堆放雜物,以避免引起火災。
8、客戶主任在日常工作中,嚴禁將業戶任何信息透露給其他人,以保護業戶的隱私,同時也維護了物業公司的形象。
9、嚴格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客戶主任應及時跟進業戶將房屋的出租情況或商住情況到客服部辦理登記手續,并填寫《租戶情況登記表》。
10、業戶檔案建立后,應將所有情況輸入電腦,形成《業戶情況一覽表》,以便及時查找,更正有關內容。
支持文件:
1、《業戶檔案查閱登記表》
2、《租戶情況登記表》
3、《業戶情況一覽表》
