商住大廈業主用戶投訴處理管理規定

商住大廈業主用戶投訴處理管理規定

商住大廈業主、用戶投訴處理的管理規定

(1)凡因工作不當,造成損失及不良影響、有損管理處的外在形象,并引致業主/用戶不滿而向管理處反映的行為(不含業主/用戶對大廈管理的建議及善意的批評),均視為投訴。

(2)業主/用戶的投訴方式可分為來人投訴、來函投訴、來電投訴和其他投訴四種。根據投訴的性質又可分為普通投訴和特殊或緊急投訴兩種。

(3)業主/用戶的投訴處理一般可分為投訴、接訴、處理、回復四個過程。投訴處理的責任部門為物業管理部。

(4)當業主/用戶投訴時,接訴人均應以高度熱情的服務態度予以受理,不能對投擴置之不理。

(5)接擴人在受理業主/用戶投訴時,應根據其投訴性質的不同采取相應的處理方式:

a.普通投訴。總臺小姐應將業主/用戶的投訴轉到物業部各所屬小組,由所屬小組的負責人員根據投訴的具體情況,進行核實和確認,并在進行詳細了解后及時做好登記,向上司匯報,提出處理意見。經上司批準后再按實際情況分別通知相應部門予以處理。

b.特殊或緊急投訴。總臺小姐在通知物業部各所屬小組的同時應將業主/用戶的投訴立即反映給當值的部門經理,由當值經理進行處理。若在部門經理權屬范圍之外,則由部門經理向總物業經理或副總物業經理匯報,再予處理。

c.非工作時間的投訴。非工作時間投訴處理的責任人為當值安全主管,當值安全主管在接到投訴后,要做好登記,安排相關部門予以解決處理,并視情況向值班經理匯報。

(6)業主/用戶投訴的處理要及時。普通投訴的處理一般不過當日,特殊投訴的處理一般不超過三天。

(7)各部門負責人員處理完投訴后,應及時將處理情況反饋給物業部,惟便物業部予以確認和統計。

(8)當投訴的問題得到解決后,物業部所屬小組應根據業主/用戶的投訴方式分別予以不同的回復。或走訪投訴人,或回函投訴人,或打電話給投訴人,或按其投訴形式給予相應的回復。

(9)整個投訴問題完畢后,物業部接訴負責人對其投訴的材料應分別予以整理和歸檔,以備查用。