某物業公司財務審批管理規定
1.0目的
1.1本指導書明確了資金使用的審批權限、審批手續,有效地監督、控制各項財務支出,加強公司的財務管理。
2.0適用范圍
2.1本指導書適用于南海市能興物業管理有限公司和資金審批。
3.0審核流程
3.1各項開支依據集團公司的合同管理制度需要簽定合同的,必須憑已審批的合同正本開支。因特殊情況確實未能簽定合同而資金審核權限又無相應規定的,資金審批權限應依照合同的審批權限執行。
3.2按合同規定付款的付款通知單等付款憑據,必須經財務部經理審核,總經理審批。
3.3對于已經辦理了合同審核的資金開支,若實際開支與合同不符又未簽定補充或變更合同的,則應按業務事項相應的合同審批權限重新進行審批。
3.4財務開支有計劃或預算的,應嚴格執行計劃或預算,超計劃或超預算的,應先申請追加計劃或預算,待批準后方可執行。
3.5對于計劃外非經常性開支項目,又未簽定合同的,可依照相應的計劃審批程序和權限,直接進行資金審批。
4.0財務開支手續
4.1固定資產購置,必須先經集團公司計劃財務部批準方可購買。憑購貨合同正本、購
貨發票、固定資產卡片支付。發票應有經手人、使用部門負責人簽名,固定資產卡片
需填寫資產名稱、型號、各種技術參數、附屬設備名稱等(資產價值由財務人員填寫),
并有固定資產使用人或保管人簽名。
4.2直接購進材料,憑購貨合同正本(2萬元以下可不簽合同)、購貨發票(發票沒有按明細項目填列的,需附購貨清單)支付。發票應有采購經手人、材料使用人(或證明人)、部門負責人簽名。
4.3領用材料、設備,憑領料單領料。生產用材料、設備的領料單需有領料人、部門負責人、倉管員簽名,并注明工程名稱或編號。非生產用材料、設備的領料單需有領料人、部門負責人、倉管員簽名。
4.4其它生產經營性費用,憑合同正本、發票支付。發票應有經手人、證明人、部門負責人簽名。
4.5非生產性開支
4.5.1銀行托收的辦公用水電費、電話費,憑財務部經理、總經理簽名后的發票、銀行付款通知入帳。
4.5.2住宅電話費、移動電話費、bb機臺費,按集團公司工資制度關于定額補貼的規定執行。
4.5.3廣告宣傳費,憑合同正本、廣告宣傳樣本、發票報銷。發票應有經手人、證明人、財務部經理、總經理簽名,合同應訂明廣告宣傳的時間、地點、期限、方式、內容。
4.5.4會議費,憑發票及會議簽到表報銷。簽到表需注明會議時間、地點、內容,會議餐費或會場租賃費發票需有經手人、財務部經理、總經理簽名。
4.5.5工資、補貼、獎金,憑財務部工資員(出納員兼)編制的工資表發放。工資表需有制表人、財務部經理、總經理簽名(管理處工資表需有管理處主任簽名)。
4.5.6教育培訓費用須憑稅務統一發票或行政事業單位統一收據,經審批后辦理報銷手續。
4.5.7其它費用,憑有關合同正本、發票或行政事業單位收據報銷。發票或收據有經手人、證明人、財務部經理、總經理簽名。
4.6工程項目結算(包括對外出包工程),憑工程所在地的建安發票、工程合同、經審核批準的結算書、竣工報告等結算。發票必須有經手人的簽名。
4.7預付款項,憑合同正本、職工業務借支單預付。借支單需有經手人、部門負責人、財務部經理、總經理簽名。辦理業務借支外的預付款項,需憑合同正本、收款單位收據,由經手人、審批人簽名后支付。
4.8債務的清償
4.8.1清償各項債務,需取得收款單位收據或其它收款憑據應由財務部經理審核,經總經理審批后支付。
4.8.2稅金、其它應交款項的支付,憑財務部經理簽發的付款通知單或報稅憑證,經總經理審批后支付。
4.9對確需開支,又確實未能取得規定發票或行政事業單位收據的,按上述規定執行。
4.10維修基金專項用于住宅共用部位、共用設施設備保修期滿后的大修、更新、改造。公司提出維修基金年度使用計劃,報業主委員會審批。
4.11按照資金審批權限,凡需辦理資金使用審批的,還需憑已簽批的《資金使用審批表》,才可報銷或入帳。
5.0引用文件和記錄表格
5.1《資金使用審批表》
