酒店信用政策與掛賬管理規定
為了方便有信譽的企業、團體、機關及等機構性質的客人在本酒店內所屬場所消費的結算,同時為防范信貸風險,制定本辦法。
一、信貸客戶的開立
1、 申請。企業、團體、機關等單位要在酒店采用掛賬結算方式的,須填寫掛賬結算申請表,清楚注明申請單位名稱、地址、電話、銀行賬號、授權簽單人及其簽名式樣,并加蓋公章。對于個人申請掛賬結算的,必須預先交納保證金,或由部門經理以上人員負責擔保并承擔全部風險,除酒店總經理或集團公司總經理以上人員外,擔保金額不得超過5000元。掛賬客戶須與酒店簽訂掛賬結算合約。
2、 審批。所有掛賬申請先經酒店公關銷售部審核申請單位所填列資料,確保其準確性,并提出信貸限額、信貸期限和信用等級,并由財務部進行復核和風險評估后,提出意見,交總經理審批。
3、 旅行社的結算合同。在與旅行社簽訂結算合同時,除須規定房租及其他優惠價格外,還必須規定掛賬累計限額、結算期限、結算幣種和結算方式等內容,對于信譽不好的旅行社,則須要求交納一定數額的保證金。
4、 備案。掛賬結算申請書按規定程序審核并由總經理最后審批后,財務部負責信貸人員需為申請單位開設掛賬賬戶,并發信正式通知申請單位。同時,將被批準單位的有關資料整理好編入掛賬結算名冊,發給酒店各收銀點及有關部門,以備查對。
二、信用等級的評定
掛賬客戶信用等級分為a、b兩級。客戶分級的評定依據主要根據該掛賬單位規模的大小、市場信譽的好壞、合作時間的長短、單位背景等條件進行評審。對于規模大、市場信譽好、合作時間長、背景好的定為a級信用,對于以上條件較差的公司則列為b級信用。a級客戶可免交保證金,價格上給予比b級客戶更大的優惠。財務部根據銷售部門提出的意,進行復查并提出意見,報總經理審批。掛賬信用等級可根據合作時期的表現及實際情況進行調整。a級信用單位兩次逾期付款后應降為b級信用單位,如持續逾期付款,應考慮是否要求期繳納保證金。
三、保證金的收取和信用限額的管理
b級信用單位必須預交與信用限額相同金額的保證金,保證金不能計算利息。財務部負責信貸人員在掛賬公司消費達到上限前通知對方支付前期款項,否則在滿額后必須現付
結算。若掛賬公司單筆消費額超過信用限而又需要掛賬結算時,必須由營業部門負責人簽名擔保,擔保金額不能超過5000元,擔保人負責賬款追收并承擔風險。
四、結算期限的規定及優惠條件
掛賬公司的結算期一般定為15天(上半月消費必須在月底前結清,下半月消費款必須在下月15日前結清) 或30天(當月消費款必須在下月內結清)兩種。為了鼓勵掛賬單位按期結算消費款,銷售部在制定價格時可考慮給予按時結算的客戶適當的折扣優惠,但須在合約中注明。
五、逾期結算的處理
掛賬公司未能按時支付款項時,財務部應及時發出催收信并做好存檔,同時向、上級匯報并知會銷售部門,銷售部門有責任協助追收。
六、掛賬資格的終止
應收賬款逾期九十天未能結清時,或者掛賬消費額超過信用限額而尚未收回賬款時,財務部負責信貸人員應該提出終止客戶掛賬消費的報告書,銷售部門、財務部經理根據具體情況提出意見,經過總經理審批后生效。信貸負責人除通知對方公司外,同時通知各收
銀點和有關部門。
七、壞賬的處理
1、 責任:壞賬發生后,業務經辦經員必須承擔相關的責任。
2、 轉銷程序:
(1) 財務部對于每一筆欠款,經查確實不能收回時,須填寫壞賬轉銷報告,列明賬款發生日期、數額、追收的經過、不能收回的原因及認定壞賬的證據等。
(2) 財務部經理審核壞賬轉銷報告,對造成損失的責任歸屬提出追究、處理的意見。
(3) 總經理對壞賬的轉銷、責任人的處理意見進行審核。
(4) 財務部在接到壞賬轉銷的批準后,方能辦理轉銷的賬務處理。
(5) 作為壞賬轉銷后的應收款,財務部仍應積極與客戶保持聯系,隨時跟蹤有無收回賬款的可能性。
八、掛賬記錄存檔
為每一個掛賬客戶開立獨立的掛賬賬戶,保存掛賬檔案,包括掛結算申請表、客戶相關資料、授權書、往來信函、對賬單等。
九、舉行掛賬分析會議
財務部經理應每月組織一次掛賬分析會議,由總經理、銷售經理、各營業部門經理及
信貸負責人員參加。財務部提供應收款報告(包括累計應收款余額、賬齡情況、應收款周轉天數、逾期未結賬情況及呆賬情況等),通報客戶的信用情況,提出賬款結算過程中存在的問題,商議解決辦法。
