基建處工程檔案資料管理實施規定

基建處工程檔案資料管理實施規定

基建處工程檔案資料管理實施辦法

一.認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》,以及黨和國家關于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。

二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴建的房屋,從設計資料,上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴初設計的批復,地質鉆探資料,小區規劃、土方平衡,室外標高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設計,擴大初步設計,施工預算,招投標工作文件,開工報告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協議書,圖紙會審記錄,修改設計資料,設計變更與工程洽商資料,監理文件,施工日志,審計結論及相關財務資料,各種驗收證件,檢測報告,材料設備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內設備安裝資料和圖紙,竣工結算,財產移交手續及其它需要存檔的文件資料。

三.檔案資料統一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內部還是外部人員來查閱時,均必須辦理手續,隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時,由處領導批準,限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節處以100-500元賠償。

四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統一辦理,所需數量由處領導審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統一由資料室編目登記,使用者應及時歸還或辦理移交手續。若有丟失損壞,視其情節處以賠償。

五.資料室管理人員,要認真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統計和利用工作,為領導決策提供依據。

六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項目的基建檔案資料,項目負責人協調有關部門辦理竣工驗收手續,各種資料應及時歸檔。經資料員收集、整理并按規定裝訂成冊后,送交檔案館內存檔。

七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應用紅色墨水、復寫紙、鉛筆、圓珠筆等。

八.檔案管理工作人員應努力收集歸檔文件、資料,工作人員應積極協助,主動配合,做到基建檔案完整、準確、無遺失。