第1篇 大廈物業工程部檔案管理規定
大廈物業工程部檔案管理規定工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據,加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。
為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一工程檔案目錄管理1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。
2. 工程檔案設置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。
3. 工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。
二工程檔案管理程序1.工程檔案管理責任
(1)工程部經理責任:設置文秘檔案員;
確定檔案目錄;
設置檔案保密等級;
檢查檔案情況。
(2)工程部責任:配合工程部經理進行工作。
(3)文秘檔案員責任:檔案建立;
檔案修改;
檔案整理;
銷毀更新;
檔案資料分析報告;
接受經理和上一級檔案管理人員檢查;
檢查工程部各級人員檔案工作情況。
(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;
接受各級領導和檔案員的工作檢查。
2. 工程檔案管理程序
(1) 工程檔案的建立文秘檔案員根據經理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。
檔案要予以統一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔工程檔案由文秘檔案員整理,按規定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;
若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續。
保密檔案經工程部經理批準可查閱,不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷毀原始檔案一般不可修改;
工程部工作檔案經工程部經理同意可以修改。
工程部檔案應定期進行清理,過程性工作檔案到期后應及時銷毀,但應做好銷毀記錄。
(5) 上級檔案存檔工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業管理中心存檔。
(6) 保密等級設置和更改涉及到物業管理中心、項目部、工程部機密的技術和經濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經理決定。
(7) 計算機檔案管理工程部檔案應積極推行計算機管理,由文秘檔案員設置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。
(8) 圖書檔案管理辦法工程部購置的技術圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴格按管理辦法借閱。
第2篇 x大廈物業工程部檔案管理規定
大廈物業工程部檔案管理規定
工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據,加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一.工程檔案目錄管理
1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。
2.工程檔案設置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。
3.工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。
二.工程檔案管理程序
1.工程檔案管理責任
(1)工程部經理責任:設置文秘檔案員;確定檔案目錄;設置檔案保密等級;檢查檔案情況。
(2)工程部責任:配合工程部經理進行工作。
(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。
(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領導和檔案員的工作檢查。
2.工程檔案管理程序
(1) 工程檔案的建立
文秘檔案員根據經理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔
工程檔案由文秘檔案員整理,按規定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續。保密檔案經工程部經理批準可查閱,不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷毀
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經工程部經理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理,過程性工作檔案到期后應及時銷毀,但應做好銷毀記錄。
(5) 上級檔案存檔
工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業管理中心存檔。
(6) 保密等級設置和更改
涉及到物業管理中心、項目部、工程部機密的技術和經濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經理決定。
(7) 計算機檔案管理
工程部檔案應積極推行計算機管理,由文秘檔案員設置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。
(8) 圖書檔案管理辦法
工程部購置的技術圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴格按管理辦法借閱。
