第1篇 學校檔案管理暫行規定-5
學校檔案管理暫行規定5
第一章總則
第一條為了加強檔案的科學管理,有效地保護和利用檔案,為學校各項工作服務。根據《中華人民共和國檔案法》,并參照《機關檔案工作條例》和《國家行政機關公文處理辦法》,結合我校的實際情況,特制定本規定。
第二條檔案工作是學校工作的組成部分,為加強學校工作管理,提高工作質量和工作效率,本校特設立綜合檔案室,文書檔案、教學檔案、會計檔案、職改檔案等實行集中統一管理。各科、室都應自覺地遵守《檔案法》。支持綜合檔案室的工作,以達到檔案完整、系統、準確、安全和有效利用的要求。
第三條本單位在各個時期的各項活動中形成的具有保存價值的文件、報表、圖紙、照片、錄音、錄像等不同形式的材料,各部門、科室、個人不得以任何理由拒絕向綜合檔案室移交。
第二章文件材料的形成和歸檔
第四條各職能部門形成的文件材料,按年度于次年9月前將材料收集齊全,系統整理后移交檔案室歸檔保存。
第五條基建工程項目,在竣工驗收后,必須將所形成的文件材料(含工程圖紙、預、決算及有關審批手續),由工程項目負責人整理,并經審查后,及時移交檔案室。
第六條凡構成固定資產或貴重設備、儀表的隨機技術文件材料,應由檔案室登記保管,任何人不得占為已有。
第七條本校工作人員因公外出考察、參觀、學習、參加各種會議獲得的文件材料、參考資料,應按歸檔范圍的規定及時向檔案移交歸檔。
第八條本學校的歸檔范圍,詳見有關制度。
第九條歸檔材料,字跡要工整,圖樣要清晰,禁止用鉛筆、圓珠筆、紅墨水筆書寫,以利用歸檔材料的長期保存。
第三章檔案的管理
第十條檔案室對接收來的各種檔案,應及時登記、分類編目、統計和必要的加工整理。
第十一條檔案庫房必須保持清潔衛生,定期定時做好溫濕度的測量記錄工作,做到防火、防潮、防曬、防塵、防蛀、防盜,以利用檔案的長期保存。
第十二條綜合檔案室第季對所保管的檔案進行一次檢查,保證檔案的安全和完整,并對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計,按規定向檔案業務機關報送檔案工作基本情況統計表。
第十三條檔案的鑒定工作要在分管領導的領導下,由文書處理人員、有關業務部門、檔案人員組成鑒定小組,根據本單位的保管期限表進行鑒定。
第十四條檔案的銷毀工作。檔案銷毀時需經鑒定后,由兩人現場負責監毀,并在銷毀清冊上簽字,以防檔案的遺失和泄密。
第四章附則
第十五條本規定自發布之日起執行。
第十六條本規定如與上級有關規定不符,則按上級規定執行。
第2篇 學校檔案室管理規定辦法
檔案室是各機關(包括團體、學校、工廠、企業、事業單位等)統一保存和管理本機關檔案的內部機構,是整個機關的組成部分,關于學校檔案室管理規定應該怎么制定,來看小編為大家提供的范本:
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。
配備政治素質好、業務能
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務:
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案:是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案:是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。
任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。
后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。
收文應有正文、附件、辦理結果;發文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。
各類案卷均要填寫卷內目錄。
卷內文件要編寫張次號。
歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優良、簽署完備。
不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。
標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。
封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責,切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密,不準隨便轉借檔案。
未經許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批準摘錄的材料,要經檔案室工作人員審查。
證明性材料,必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續。
借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的提供利用工作。
檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。
學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規定。
認真做好檔案的鑒定工作。
對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。
銷毀時應指定二人監銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。
