新物業項目入伙管理工作程序
新項目入伙管理工作程序
1總則
1.1有序組織業戶入伙,提供便捷、高效的顧客服務,是地產銷售和后續物業服務的重要內容,項目所在公司和物業分公司應相互配合,嚴密策劃和組織新項目的業戶集中入伙工作。
1.2新項目集中入伙工作由項目所在公司主導,物業分公司配合。
1.3各物業分公司應配合項目所在公司履行房屋保修義務,在保修期內工程質量問題必須得到及時、有效的處理,切實維護業戶合法權益和ee地產的品牌形象。
2相關職責界定
2.1項目所在公司總經理負責組織成立交樓入伙工作小組,制定交樓入伙工作方案,組織交樓準備工作,確定入伙時間。
2.2項目所在公司營銷部、工程(配套)部、開發設計部、財務部參與入伙工作。
2.3物業分公司負責具體編制物業入伙方案,按計劃準備及組織實施入伙管理工作。
2.4管理公司物業管理部負責各項目入伙管理工作的指導和監督。
2.5項目所在公司工程部負責協調監理公司和施工單位參與交樓驗收工作。
3工作程序
3.1成立入伙工作小組
3.1.1組成人員:由項目所在公司總經理、營銷總監、設計總監、工程總監、財務總監和物業分公司總經理組成,項目所在公司總經理擔任組長,物業分公司總經理擔任副組長。
3.1.2人員分工:接待組(負責客戶引導、業戶身份核驗、資料接收及發放)、收費組、驗收組、發鑰匙組、咨詢及后勤保障組,入伙當天現場總指揮為物業分公司總經理。
3.2入伙策劃
3.2.1在入伙前,物業分公司將《入伙須知》及其它需提示的內容與項目所在公司的《入伙通知書》一起向業戶送發,向業戶明示入伙須知信息。
3.2.2物業分公司負責配合項目所在公司做好業戶集中入伙工作,擬訂項目集中入
伙方案。項目集中入伙方案經物業分公司總經理和項目所在公司營銷(策劃)部審核、總經理批準后,報管理公司物業管理部、市場部備案。管理公司收到入伙方案的日期應與預定的入伙日期至少提前30天。
3.2.3入伙過程中涉及的所有收費項目,且在房產銷售合同中未明確約定的,收費標準必須在入伙方案審批前報管理公司批準后方可執行。
3.2.4新項目集中入伙方案中應包含對可能的緊急的識別、評價,以及相應的處置預案。
3.2.5入伙方案的內容應包括但不限于:
a)入伙的時間及實施地點;
b)入伙工作目標及接待能力要求;
c)入伙手續辦理的流程;
d)接待現場布置要求;
e)可能緊急情況及處置預案要求;
f)負責入伙工作的人員安排及職責;
g)入伙過程中使用的文件和表格;
h)入伙準備工作的安排及要求;i)所需費用預算。
3.3交樓入伙準備工作
3.3.1人員培訓
a)按人員分工,明確各組的任務及與其它組的銜接要求;
b)對工作流程、注意事項及入伙中業戶普遍關注的收費、驗收、房屋質量保修、裝修等問題進行培訓,必要時擬寫《入伙工作統一說辭》。
3.3.2入伙發放資料及記錄的準備
交樓入伙工作小組在業戶入伙前15個工作日準備好用于入伙的必要的資料,并由物業分公司整理匯總備用。
1)入伙發放資料包括(不限于):
a)入伙通知書;
b)出庫單;
c)入伙須知(可制成印刷品張貼);
d)入伙流程圖(可制成印刷品張貼);
e)業主臨時公約;
f)住戶手冊;
g)房屋質量保證書;h)房屋使用說明書;i)裝修手冊;
j)物業管理費批文;
k)物業管理相關法律法規文本。
2)記錄包括(不限于):
a)業戶情況登記表;b)入伙流程簽認單;c)區域防火責任書;d)入伙收樓確認單。e)整改項目報告。
3.3.3入伙前與業主的溝通為了使入伙工作順利開展,在項目所在公司寄發《入伙通知書》時,物業分公司可將業主須知的相關資料一同寄發。
3.3.4入伙現場環境布置要求
a)總體環境應布置成喜慶、熱烈的場面,襯托出ee品牌;
b)入伙辦理的區域必須保持干凈衛生、井然有序,必要時采用燈籠、彩旗、彩帶、擺放花籃、盆栽花木等進行裝飾;
c)入伙現場辦理地址、辦理時間、入伙注意事項、入伙流程等標識,相關場地、道路應有明顯、溫馨的指路牌;
d)工作人員按分工不同應有明確的工作區域,避免出現慌亂現象、服務人員著裝整齊,精神飽滿;
e)在許可條件下,現場設置盡量考慮滿足人們輕松地等候或進行辦理入伙的環境;
f)辦公現場資料擺放整齊有序。
3.4入伙手續的辦理
3.4.1入伙手續辦理流程圖
入伙手續辦理流程圖
業主
………攜帶資料,按規定時間到達入伙現場
營銷部
………核對確認業戶身份,向業戶發放《出庫單》
接待組
………業戶情況登記,補簽相關合同
收費組
………收取相關費用,開具發票
驗收組
………與業戶共同驗收房屋,出現問題記錄并跟蹤返修,水電開通,水電表初始讀數抄錄
鑰匙發放
………發放鑰匙,發放資料
資料歸檔
3.4.2項目所在公司營銷(策劃)部負責核對業戶《入伙通知書》,查驗以下業戶證
件:
a)購房合同原件;
b)業戶身份證或護照原件;
c)單位購房的查驗須出示單位營業執照副本;
d)委托他人辦理的須出示業戶委托書,并留存。
3.4.3確認業戶身份無誤后,營銷部向業戶簽發《出庫單》。
3.4.4接待組
a)核對、回收《出庫單》存根聯;
b)留存業戶證件復印件,填寫《業戶情況登記表》,簽署《區域防火責任書》;
c)與未簽約業戶補簽《前期物業管理協議》和《業戶臨
時公約》;
d)經辦人在《入伙資料交收登記表》上的'業戶資料提交欄'簽字確認;
e)請業戶在《入伙流程簽認單》文件欄上簽字確認。
3.4.5收費組依照法規、政府批文和公司要求,收取物業管理費等有關費用,并與業戶共同在《入伙流程簽認單》收費欄簽字確認。
3.4.6驗收組
a)在業戶交納完入伙費用后,驗收組通知水電工開通該業戶物業的水電,攜同施工單位、監理公司,與業戶對房屋進行驗收;
b)將水電表初始讀數及驗收情況登記在《入伙收樓確認單》中;
c)房屋驗收合格的,驗收組與業戶在《入伙收樓確認單》及《入伙流程簽認單》中簽字確認;
d)驗收中發現問題,按3.6進行。驗收完成后驗收組與業戶在《入伙收樓確認單》及《入伙流程簽認單》中注明并簽字確認。
3.4.7鑰匙發放組
a)房屋驗收無問題或業戶要求在搬入后再行維修的,鑰匙發放組將業戶房屋鑰匙全部交給業戶;
b)房屋驗收有問題的,鑰匙發放按3.6進行。組在將業戶房屋鑰匙交給業戶時,經業戶同意留下一套鑰匙(在《收樓問題整改報告》中記錄),供維修使用;
c)業戶領取鑰匙后,在《鑰匙領取登記表》及《入伙流程簽認單》上簽字確認;鑰匙托管的,在表單備注欄注明;
d)鑰匙發放組將《住戶手冊》、《裝修手冊》、《房屋質量保證書》、《房屋使用說明書》發給業戶保存,并請業戶在《入伙資料交收登記表》上的'入伙資料收取欄'簽字確認,入伙手續辦理完畢。
3.5所有資料和業戶檔案由物業分公司負責收集、整理和保存。
3.6房屋交收問題的整改
3.6.1驗收發現問題時,業戶在《整改項目報告》中記錄交給驗收人員,將鑰匙交給驗收人員便于維修,并在《入伙收樓確認單》的'回執欄'中填寫相關記錄并保留回執欄;
3.6.2物業分公司根據《整改項目報告》內容向綜合維修隊下達《工程維修作業單》,項目所在公司須督促盡快維修,以免影響業戶裝修;
3.6.3維修完成并通過物業分公司檢驗后,物業分公司聯系業戶前來復驗,向業戶交回所保留的鑰匙并請其在《整改項目報告》的乙條款中簽字確認。
3.7集中入伙辦理過程中,項目所在公司、物業分公司必須確保:任何存在疑慮或不滿意見的業戶均能及時地與公司高層管理人員溝通,避免現場服務人員的拖延造成矛盾激化或不滿情緒的擴散。
3.8集中入伙期間,物業分公司必須每對入伙辦理情況進行匯總統計,在當天報告項目所在公司。
3.9物業集中入伙結束后一周內,物業分公司總經理應組織本公司對入伙工作進行總結,對入伙過程中反映出來的房屋質量、銷售服務、物業服務等方面問題進行匯總統計,報送項目所在公司及管理公司物業管理部備案。
4零星入伙(入住)
在物業集中入伙之后,針對物業正常運營期間個別業戶(租戶)入伙手續辦理,除不必制訂準備工作計劃和交付方案外,相關入伙手續仍必須按上述規定辦理。
5相關文件與記錄
5.1wdwy-wi-mm7501入伙通知書(范本)
5.2wdwy-wi-mm7502入伙須知(范本)
5.3wdwy-fr-mm7501出庫單
5.4wdwy-fr-mm7502入伙流程簽認單
5.5wdwy-fr-mm7503業戶情況登記表
5.6wdwy-fr-mm7504區預防火責任書
5.7wdwy-fr-mm7505入伙收樓確認單
5.8wdwy-fr-mm7506整改項目報告
