z項目物業裝修管理工作程序
1總則
1.1由于大規模的業主裝修一般在物業入伙后的一段時間里,因此對物業裝修的管理是前期物業管理的重要環節。
1.2規范、嚴謹的裝修管理,可以避免因裝修而影響物業安全、社區秩序、社區環境及鄰里關系等。
1.3相關定義
1.3.1特殊項目:指住宅以外的工業廠房、商鋪、辦公樓等裝修項目。
1.3.2施工設計圖:包括但不限于平面設計圖、單元立面圖、空調安裝圖、電力照明設計及用量圖、給排水設計圖和相關技術資料。
2相關職責界定
2.1物業分公司總經理負責審批特殊項目裝修及改變原房屋結構的住宅裝修。
2.2管理處主任負責一般住宅項目裝修的審批。
2.3專責工程人員部門負責審核施工設計圖并實施施工工程檢查及驗核。
2.4客服主管部門負責接收申請、查驗資格、辦理證件及文檔管理。
2.5保安主管部門負責特殊項目的審批并實施施工安全檢查。
2.6財務部門負責收取裝修保證金及有關費用。
3工作程序
3.1前期準備
3.1.1資料準備:資料包括但不限于:a)裝修指南;
b)辦理裝修須知;
c)辦理裝修流程圖;
d)裝修管理協議;
e)裝修人員出入證;
f)表格(裝修申請審批表、裝修人員登記表、施工許可證、動火許可證、違規裝修整改通知書)。
3.1.2人員分工:管理處須指定專責的工程人員,負責一般項目的工程審核及裝修過程的監管。新建項目在入伙與裝修交叉、裝修戶較多的情況下,可進行臨時分工,以確保裝修的有序進行。
3.2裝修申請手續的辦理及審批
3.2.1業戶提出裝修申請時,客服人員確認其業戶身份后,即向業戶提供《裝修指南》和《裝修申請表》,要求業戶填寫《裝修申請表》并提供裝修施工設計圖和相關技術資料。
3.2.2專責工程人員需認真審查業戶提交的《裝修申請表》和施工設計圖,必要時應會同業戶查看裝修現場。
3.2.3專責工程人員根據業戶提供的裝修資料及到現場了解的情況,在接到申請后的二個工作日內提出意見,并做出如下處理:
a)符合要求的,在申請審批表上簽署意見后提交管理處主任審批。
b)不符合要求的,將不符合要求的原因在申請審批表上注明并簽字后交業戶,要求業戶修改施工設計圖,另行申請。
3.2.4管理處主任在收到工程人員審核后的《裝修申請審批表》和施工設計圖后三個工作日內,對業戶的裝修申請進行審批;對特殊項目進行審核后提交公司安全主管部門、總經理審批;對不符合規定要求的申請,簽署意見后交工程人員處理。
3.2.5專責工程人員對管理處主任退回的裝修申請表按3.2.3b)的規定處理。
3.2.6裝修申請表獲批準后,專責工程人員通知業戶并要求業戶、施工單位與管理處簽訂《裝修管理協議》。
3.2.7業戶和施工單位到管理處交納裝修保證金裝修垃圾清運費(業戶委托)等費用,并由管理處人員為施工人員辦理出入證。
3.2.8管理處在業戶辦理完以上手續后,向業戶核發施工許可證,施工單位憑證進場施工。
3.3裝修施工的監控
3.3.1監管人員組成:工程人員、保安人員。
3.3.2監管方式:裝修現場及公共區域巡查,人員物資出入控制。
3.3.3監管內容
3.3.3.1工程人員巡查內容包括但不限于:
a)裝修項目是否在申報范圍內;
b)是否擅自改動原有系統(空調、對講、水、電、消防等);
c)現場防火措施;
d)工程進度及安全措施;
e)違章的及時處理;
f)裝修項目是否按審批要求執行。
3.3.3.2保安人員巡查內容包括但不限于:
a)檢查現場施工人員出入證件;
b)檢查現場防火措施(是否有滅火器等);
c)高空墜物;
d)環境污染(衛生、噪音、刺激性氣味);
e)裝修現場是否符合物業分公司規定;
f)施工時間是否按規定執行。
3.3.3.3人員物資出入控制
a)對施工人員的出入管理;
b)對裝修材料及工具的出入控制。
3.3.4巡查人員在監控過程中發現的問題時,及時上報管理處,管理處向業戶及施工單位發送《違規裝修整改通知書》督促其整改,并按與其簽訂的《裝修管理協議》違規條款處理。
3.3.5裝修監管過程須填寫《裝修巡查記錄表》,裝修完成后該表與相應的業戶裝修資料一起存檔。
3.4裝修完工后,管理處應通知業戶或施工單位交回施工人員出入證。
3.5對其他業戶或公共部位、設施可能存在影響的裝修,管理處按《裝修指南》規定的保修期,對完工后的裝修質量進行跟蹤控制。
3.6裝修驗收及押金退還
3.6.1裝修完工后,施工單位與業戶應通知管理處進行竣工查驗要求,經政府有關部門報批的工程(含特殊項目)必須提交政府部門驗收合格報告副本,管理處一般在二個工作日內按批準申報的項目予以查驗。合格的由管理處主任在《裝修申請審批》的竣工查驗欄簽字;若不合格,則提出整改意見,直至查驗合格為止。
3.6.2查驗合格后即可退還業戶的裝修保證金,施工單位的保證金于裝修查驗合格三個月后,再經管理處復驗確認無裝修質量問題,扣除有關費用款項后,方辦理押金退還手續。
4相關文件與記錄
4.1裝修指南
4.2裝修管理協議
4.3辦理裝修須知
4.4辦理裝修流程圖
4.5wdwy-fr-mm7701裝修申請審批表
4.6wdwy-fr-mm7702裝修人員登記表
4.7wdwy-fr-mm7703施工許可證
4.8wdwy-fr-mm7704動火許可證
4.9wdwy-fr-mm7705裝修巡查記錄表
4.8wdwy-fr-mm7706違規裝修整改通知書
