常規物業管理顧問工作內容
合作期限:共一年,由本物業首期入伙之日前二個月起計,又分為前期籌備、集中入伙、裝修搬遷和正常管理四個時期。
■前期籌備期
指一期物業入伙前,z海協助管理商從機構組建、人員培訓到為一期物業入伙做相應籌備的工作時期。
(一)在發展商需要對物業設施設備系統進行增加、減少或改動時,協助發展商進行整改,并提供切實可行的方案和解決辦法,確保系統的穩定。
(二)協助管理商建立各專業管理模式、機構設置、擬定人員編制:
1.協助管理商制定管理人員、操作層人員定編方案;
2.協助管理商根據機構設置和崗位定編制定出各級各類崗位責任制。
(三)協助管理商根據物業項目實際情況,測算物管成本,提出物業管理收費標準,報當地政府物價部門審批。
1.人工費用測算;
2.設備耗能費用測算;
3.設備維修保養費用測算;
4.清潔定額費用測算;
5.園藝綠化項目的定額費用測算等。
(四)協助管理商選聘各專業物管工作人員(管理層和操作層)組建工作隊伍:
1.提供人員配置及相應素質要求的具體方案;
2.協助對招聘人員進行筆試、::面試、實操考核。
3.提供員工入職及崗前培訓參考計劃,并協助做好培訓計劃;
4.協助擬制員工在職培訓年度規劃,并對規劃實施進度、落實情況等進行跟蹤檢查和指導;
5.協助對操作工進行操作培訓;
6.協助對操作工進行常見故障診斷及設備管理培訓;
7.就管理商員工外培事宜提供咨詢和協助;
8.提供物業管理收費系統軟件使用培訓。
(五)協助管理商培訓各專業物管工作人員(管理層和操作層),協助對各專業技術工人進行考核及資格等級的評定,以確保人員素質。
(六)協助制定入伙交接驗收標準及實施程序:
1.按照iso9000國際質量保證體系文件協助本物業管理商制定驗收標準。
2.協助成立入伙接管驗收領導小組。
3.指導召開各種入伙專題會議。
4.協助發展商制定'三通'及其它項目入伙必備目標方案。
5.協助接管驗收小組及有關人員與發展商、施工單位三方面共同組成聯合交接小組,并制定交接驗收計劃。
(七)提供設備移交、接管驗收的全套程序、問題缺陷和解決方案建議書樣本及其它資料清單,協助管理商與發展商之間各類專業設施設備的交接與驗收工作(包括各專業工程的竣工資料的交接工作等)。
(八)指導管理商對設備外觀出現的缺陷進行整改,對維修保養工作的程序等 級進行劃分,對運行中的設備進行節能改造以利于提高設備管理質量。
(九)協助管理商按iso9000體系標準編制各項管理制度及建立相關資料、文件:
1、提供管理運作所需的工作程序藍本,并結合項目實際協助管理商進行修訂、充實和完善;
2、協助建立各專業設施設備移交的有關手續、::資料、文件和程序;
3、協助制定各專業設施設備管理規章制度、設備操作規程及維修保養標準、程序和措施;
4、協助制定設施設備運行記錄監控的有關程序和文件;
5、根據設計圖紙及操作手冊等協助制定相關操作指導書、安全規程、應急處理方案、維修保養方案等指導性文件;
6、協助制定消防、給水和排水、水泵、機電設備等項目管理方案;
7、協助管
理商制訂清潔保潔標準和程序,編制清潔作業指導書;
8、協助制訂綠化操作標準,擬制綠化養護規范;
9、提供員工手冊和人事管理制度示范文本,指導并協助編制員工手冊及人事工作相關制度;
10、提供質量管理相關的各種記錄表格、樣本,并結合項目管理目標和質量要求協助管理商進行修訂和取舍;
11、協助設置會計帳薄,建立會計核算體系;
12、協助建立健全財務管理制度。
(十)協助管理商建立各專業原始技術資料、維修保養記錄等檔案;并就物 業管理檔案資料的整理提供咨詢和指導。
(十一)為管理商提供日常物業管理所需設備、材料清單,協助編制對外分包的有關程序,協助評價和選擇各專業分包方。
(十二)指導會計核算,幫助進行財務成本分析,提高經濟效益。
(十三)協助制定入伙前工作計劃:
1.協助成立入伙領導小組。
2.協助制訂入伙計劃。
3.指導制定收樓、入伙必備文件資料,如《業主公約》、《住/用戶手冊》、《收樓須知》、《收樓指南》、《裝修申請登記表》等。
4.指導制定管理費預算,管理成本核算方案,根據本物業所在地政府物價部門的有關規定協助制定各項收費標準。
5.協助制定入伙管理制度。
6.協助發展商完善入伙必備條件(例如:通知發展商與當地郵政部門聯系落實郵編、通郵時間及報刊訂閱等)。
6.協助制定開辦費用清單、預算及采購計劃。
7.指導制定入伙后各專業服務分派方案。
8.制定入伙期工作方案:如成立入伙期工作小組、場景布置、宣傳、人事安排、各種指引標識等。
■集中入伙期
指業主在發展商書面通知前來入伙的時限內集中到物業現場收樓、驗樓、辦理入伙手續的工作時期。本期時間短,工作量大、環節多,需豐富的工作經驗及工作技巧。如何將有限人力資源合理分配到各個工作環節中去,使入伙工作得以有條不紊地進行,并給業主留下良好的最初印象即成為集中入伙期工作的難點。因為集中入伙期是業主第一次與物業管理機構打交道,第一印象的好壞,將決定物業管理機構日后長期物管工作能否得到業主的配合而輕松、順利地開展。
為此z海將提供以下顧問服務,以保證入伙工作順利進行,為今后物業管理的正常進行打下良好的基礎:
1.指導成立入伙期各工作組,制定各個工作組責任制度。
2.制定入伙工作流程,緊急應變方案等。
3.協助發展商有關部門在集中入伙期間實行聯合辦公,提供一條龍服務。
■裝修搬遷期
指業主辦妥入伙手續后,為其物業進行二次裝修,直至搬遷入住的工作時期。此時物業管理公司的工作難點有二:
1.面對大量不同的裝修單位和素質較低的裝修工人,如何利用有效的管理手段和一定的管理力度去控制他們,保護公共設施設備,不侵害業主公共利益,同時又監督裝修質量,避免遺留安全隱患等。
2.業主入住有先有后,怎樣兼顧先入住業主的正常生活和后入住業主的順利裝修,如何將兩者有效的隔離開來,從而避免被有效投訴,也是一個棘手的問題。
為此,z海將提供一整套根據長期實踐經驗總結出來的行之有效的管理辦法,有效幫助解決以上問題,主要內容包括:
1.指導建立嚴格的裝修審批程序,包括對裝修單位資質、
裝修圖紙等的審批。
2.指導建立裝修單位進場管理工作流程。
3.指導建立各業主/用戶的裝修檔案。
4.指導建立裝修日常監督管理制度,包括巡查管理制度、裝修時限管理制度等。
5.指導建立裝修現場驗收制度。
6.指導建立裝修單位退場管理工作流程。
7.指導建立各業主/用戶的入住管理辦法。
8.指導建立各業主/用戶搬遷管理辦法。
9.指導建立各業主/用戶搬遷注意事項。
■正常管理期
指物業現場大部分小業主的二次裝修工作已基本完成,小區環境的維護、機電設備的保養等日常物管工作均已規律開展的工作時期。
此時z海主要提供的顧問服務內容有:
1.通過日常工作中的實際運作進一步完善發展商下屬物業公司之管理機構組建、人員培訓及管理等行政方面事務。
2.指導建立嚴格的封閉化安全管理制度,包括小區出入登記制度、保安巡查制度、緊急情況處理制度等。
3.指導建立一整套具有可操作性且指標量化的清潔、園藝綠化操作考評管理制度。
4.指導建立財務管理制度、財務人員崗位責任制,提供專業財務收費系統軟件并對該系統操作提供業務培訓、使用指導等工作。
5.指導建立樓宇機電設備及電梯的維修保養管理制度,如電梯五級(周、半月、月、季、年)保養制度等。
6.按照iso9002國際質量保證體系標準建立物業管理規范及相應文件并將其切實貫徹到日常管理工作之中。
7.指導建立特殊場所(如會所等)物業服務管理方案。
8.顧問團定期對項目進行考評,并就各專業所涉及的內容、范圍進行全面檢查,指出問題,分析原因并提出整改意見,跟蹤糾正落實情況:
9.各項管理規章制度、崗位、部門職責及其執行情況;
10.按iso9002標準對管理商的各專業設備管理體系運行狀態、維修、保養情況進行檢查、診斷,發現不符合,及時11.提出整改缺陷和糾正處理措施報告給管理商,協助建立控制程序及方法,確保系統長期正常運行;
12.檢查設備的完好率,對各專業系統故障進行診斷,提供維修技術指導,以便及時排除故障;
13.根據管理商運作過程的實際情況,對涉及各專業管理的文件進行修正補充,對系統出現的問題提出建議和解決方案;
14.對會所設備設施的完善與否提出整改建議:現場考察已裝修配置完畢的會所,根據會所的裝修格局和功能設置,若發現器材配置不夠完善,達不到營業要求,及時向發展商提出建議,以便達到預期效果;
■根據合同要求,在物業評優時,向管理商提供物業管理各專業咨詢指導:
*各專業設施設備的維修保養的咨詢、指導;
*物業管理規章制度執行情況的咨詢、指導;
*物業管理檔案資料、創優軟件資料整理的咨詢、指導;
*在清潔工作中對頑固污漬處理提供咨詢和指導;
