第1篇 小區分項物業管理方案：檔案建立
華庭小區分項物業管理方案:檔案建立
14.小區檔案建立與管理
建立j華庭的資料檔案,加強資料檔案的管理,對于保存小區的歷史信息,維護管理的連續性和規范化,便于樓宇及設備設施的檢查、維護、更新和住戶的溝通、聯系,作用不可低估。
(1)管理內容
a.工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施資料等;
b.住戶檔案:所有住戶購(租)房合同(復印件),住戶基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;
c.商場檔案:商場名稱、經營范圍、審批手續、交費情況、經營情況等;
d.管理檔案:綠化資料、日常巡查、(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄、車輛管理記錄、監控記錄、監控錄像、各類活動的照片資料、維修記錄、設備運行記錄、有償服務記錄、會議記錄、榮譽資料等;
e.財務檔案:逐年形成的小區財務收支報表、物業維修基金使用報表等;
f.文件檔案:有關物業管理法規政策、公司文件等。
(2)管理措施
a.制訂檔案管理制度,并嚴格執行;
b.按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;
c.專人管理,責任到人,存放有序,管理規范;
d.配置專門的檔案管理用房和必要的設備設施,以滿足檔案管理要求;
e.根據檔案資料的形式、性質,采取不同的管理手段,科學管理,確保檔案資料完整、安全;
f.實現電腦化管理,提高管理水平。
第2篇 住宅項目物業管理檔案建立方案
住宅項目物業管理檔案建立方案
1、物業檔案建立的內容
業主入伙資料
業戶家庭資料
業戶聯系電話
包括:正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等。
業戶室內裝修管理資料
包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。
業戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。
業戶反饋資料
包括:服務質量回訪記錄、業戶投訴及處理記錄、業戶意見征詢、統計記錄等。
2、物業檔案管理的具體措施
業戶檔案資料是在業戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括業戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。
(1)業戶檔案的收集
物業設立檔案室,建立相應規章制度,對業戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔,實行業戶一戶一檔。
(2)業戶權籍資料管理
從業戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態反映業戶權籍狀況,為業戶需求提供服務。
(3)業戶檔案的整理
各個業務范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
(4)業戶檔案的歸檔
***華庭住宅小區管理處的業務接待將收集到的業戶資料每月五日前提交檔案中心。物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
(5)檔案的利用
為業戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
(6)業戶檔案的管理
業戶檔案的使用應有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
