某某小區糾正預防措施管理規定
某小區糾正和預防措施的管理規定
一、制定本規定的目的及范圍
目的:建立糾正措施和預防措施的提出、實施及有效性驗證的程序,以保證服務質量滿足要求。
適用范圍:本程序適用于糾正和預防不合格,包括服務過程,以及質量體系等方面已發生或潛在的不合格。
二、各自職責
1、某小區管理處各部門負責針對服務過程中對其職責范圍內出現不合格提出糾正或預防措施。
2、管理者代表負責批準糾正和預防措施并對其有效性進行驗證。
三、工作程序
1、總則
(1)、管理處內所有要求采取糾正或預防措施的問題均以《糾正和預防措施報告》的形式提出,《糾正和預防措施報告》可以發到管理處內任何責任部門,及相關的原材料供應商和服務供應商。
(2)、管理處內任何部門或人員都可以提出采取或預防措施的要求,但所有的《糾正和預防措施報告》必須管理者代表批準后,才可發至相應責任部門執行。
(3)、針對以下情況,應考慮采取糾正或預防措施。
內部/外部質量體系審核提出的不合格項目:
a服務質量出現嚴重不合格,包括重大事故,設備故障;
b重復出現的服務不合格;
c物料、服務采購重復出現的質量問題;
d住戶投訴;
e監控總值班室日報表、月報表反映的重大問題/質量趨勢問題;
f管理評審中出現的問題;
g定期分析發現的潛在不合格現象;
h物業管理大檢查中發現的不合格。
2、應采取糾正、預防措施的問題分類
a類問題
涉及公司或公司管理處其他部門的問題;
b類問題
涉及本部門問題。
3、a類問題的處理
(1)、管理處各部(班)人員均可根據有關原則提出需采取糾正/預防措施的問題,填寫《糾正和預防措施報告》的問題欄(也可寫建議采取的糾正/預防措施),直接送管理者代表。
(2)、管理者代表負責審查《糾正和預防措施報告》是否清楚描述不合格狀況以及對質量的影響,當決定采取糾正/預防措施時,在相關《糾正和預防措施報告》上填寫指定采取糾正/預防措施的責任部門或人員,提出糾正/預防措施的意見和解決問題的期限。
(3)、負責制訂糾正/預防措施的相關部門經理/部長接到管理者代表簽發的《糾正和預防措施報告》,組織人員分析問題產生的原因、潛在因素,找出防止問題再次發生或消除問題潛在因素的具體措施,填寫《糾正和預防措施報告》的糾正/預防措施欄,報管理者代表審批。
(4)、根據管理者代表批準的意見,組織實施糾正/預防措施,完成后,由部門主管在《糾正和預防措施報告》上填寫處理情況、處理結果,交管理者代表審閱。
(5)、管理者代表或管理者代表指定的人負責對糾正措施的實施情況進行驗證以確定糾正或預防措施是否執行和有效。當有客觀證據證實糾正或預防措施是有效的,《糾正和預防措施報告》即予關閉;如糾正或預防措施尚未完成,或沒有實際效果,應規定新的跟蹤驗證期限,要求現任部門繼續執行。
4、b類問題的處理
各部門經理/部長對于所轄班提交的問題,決定應采取糾正/預防措施時,組織有關人員分析問題產生的原因、傾向和潛在因素,找出防止問題再次發生或消除問題潛在因素的具體措施,填寫《糾正和預防措施報告》的相關欄目,報管理者代表審批。
5、糾正和預防措施記錄
經管理者代表或管理者代表指定的人驗證簽字已關閉的《糾正和預防措施報告》,由發出部門收集交質量記錄管理員保存,年底歸檔。
