物業管理：不符合糾正預防措施控制程序
物業管理手冊:不符合、糾正和預防措施控制程序
1、目的
為了消除已存在或潛在的不符合原因,采取糾正和預防措施,防止不符合的發生或重復發生,制定本程序。
2、范圍
本程序適用于公司對不符合項所采取的糾正和預防措施的管理。
3、職責
3.1各部門負責制訂和實施本部門的糾正和預防措施及公司制定的相應的糾正和預防措施。
3.2品質部負責組織對管理體系、服務持續改進及糾正和預防措施的控制,負責監督和協調糾正和預防措施的實施及措施有效性的驗證。
3.3物業服務中心及相關部門負責有效處理業主的意見和建議。
3.4總經理負責重大的糾正和預防措施的審批工作。
4、程序
4.1糾正措施
4.1.1所提供的服務不合格中的糾正措施
4.1.1.1業主對同一服務項目每月投訴達到3次或依據檢驗結果同一服務每月不合格項發生5次以上時,適用糾正措施,以消除不合格原因,防止不合格再發生。
4.1.1.2品質部依據每月服務過程的檢驗記錄,進行匯總分析,填制《月管理目標、指標檢驗匯總分析》,制定糾正措施,并根據需要由相關部門填寫《不合格項糾正(預防)措施》。
4.1.1.3《不合格項糾正(預防)措施》經管理者代表審批后(重大的糾正和預防措施由總經理審批),由各部門負責實施。
4.1.1.4品質部負責對糾正措施的實施進行跟蹤,調查其有效性,對行之有效的糾正措施應納入相關體系文件。
4.1.2內部審核中出現不符合項按《內部審核控制程序》執行。
4.1.3對管理評審會議作出的改進決議,由責任部門制定措施填寫《不合格項糾正(預防)措施》,并根據要求進行實施。
4.1.4對采購物品或供方服務出現嚴重不合格時,管理部組織評審并填寫《不合格項糾正(預防)措施》,通知供方,要求供方進行原因分析,并將糾正措施反饋給管理部,管理部負責
對其下一批采購來的物資或提供的服務進行跟蹤驗證,執行《采購控制程序》對供方控制的有關規定。
4.1.5環境運行中發現不符合的糾正措施
4.1.5.1不符合的范圍
a)內部審核及管理評審中出現不符合;
b)日常監視和測量中出現的不符合;
c)相關方對環境表現投訴;
d)出現環境污染事故。
4.1.5.2a)項不符合按4.1.2或4.1.3條款規定執行。
4.1.5.3環境關鍵特性監測發現及目標指標管理方案檢查的不符合由品質部組織相關責任部門分析原因制定措施,填寫《不合格項糾正(預防)措施》并責成相關部門實施。
4.1.5.4各部門在環境運行控制自查發現的不符合,應及時糾正并分析原因制定措施,填寫《不合格項糾正(預防)措施》并實施。
4.1.5.5相關方投訴處理后,由品質部填寫《不合格項糾正(預防)措施》責成相關部門分析原因制定措施并實施。
4.1.5.6若出現環境污染事故各相關部門應及時采取措施減少環境影響,同時報管理者代表及品質部,品質部及時組織相關責任部門分析原因制定措施,填寫《不合格項糾正(預防)措施》經管理者代表批準后責成相關部門實施。
4.1.6每項糾正措施完成后,管理部負責進行跟蹤驗證、評審所采取措施的有效性,在《不合格項糾正(預防)措施》上簽名確認,防止類似情況的再發生。
4.2預防措施
4.2.1對潛在的不符合,采取預防措施,以消除潛在不符合的原因,防止不符合發生。
4.2.2識別潛在不符合
為了及時了解管理體系運行的有效性,過程、服務質量及環境績效趨勢和業主的要求和期望,及時收集和分析各方面的反饋信息,各相關部門要及時分析如下記錄:
4.2.2.1供方供貨、服務質量統計、業主滿意度調查、業主的意見記錄等;
4.2.2.2以往的內審報告、管理評審報告;
4.2.2.3環境績效監測有關記錄;
4.2.2.4合規性評價情況。
4.2.3發現潛在的不符合事實時,根據潛在問題影響程度確定輕重緩急,各相關部門填寫《不
河南建業物業管理有限公司文件編號:jw/qem-061-2005標題:不符合、糾正和預防措施控制程序章節號8.5.2/8.5.3版本號0/b
合格項糾正(預防)措施》報品質部,由品質部召集相關部門評審,分析原因,定出預防措施和責任部門,品質部填寫《不合格項糾正(預防)措施》相關欄目,責任部門實施,品質部對預防措施的有效性進行跟蹤驗證,并簽字確認。
4.3糾正和預防措施的實施控制及記錄
4.3.1管理者代表負責糾正和預防措施的原因分析和責任部門的確定,并監督措施的實施過程。
4.3.2品質部在《不合格項糾正(預防)措施》上記錄完成時間及驗證結果。逾期未完成者,要報告管理者代表,組織責任部門進行原因分析,追究相關人員的責任并再次限期完成。
4.3.3由糾正和預防措施引起的對管理體系文件的任何更改,按《文件控制程序》執行。
4.3.4糾正和預防措施的相關記錄應作為管理評審的輸入之一。
4.4本程序產生的記錄按《記錄控制程序》
5、相關文件
5.1《文件控制程序》
5.2《記錄控制程序》
6、相關記錄
6.1《月管理目標、指標檢驗匯總分析》jw/jl-8.5.2-001
6.2《不合格項糾正(預防)措施》jw/jl-8.5.2-002
