加強飯店成本控制和財務管理措施
近年來,旅游市場競爭日趨激烈,飯店經營的高利潤時代已成為過去。面對嚴峻的形勢,我們金陵飯店堅持眼睛向內,苦練內功,加強企業經營各環節的成本控制,通過強化內部財務管理,取得了較好的經濟效益。1999年,實現經營收入5億多元,利稅3000多萬元,資產負債率控制在28%左右。我們的主要做法是:
一、建立物資采購計劃制度,控制物資采購成本
飯店經營過程中需要消耗餐飲原材料、賓客用品、設備設施維修材料等大量物資,為有效地降低物耗量和價格水平,我們采取了以下措施:
1、建立物資采購計劃和審批制度。我們根據飯店經營收支、物資儲備情況確定物資采購量。采購計劃由飯店采購部提出,新增加的物資品種則由使用部門提出報采購部,財務部經理對采購計劃的數量、價格進行審批,超過一定金額的報飯店分管總經理審批。
2、建立物資采購的詢報價制度。對確定要采購的物資,飯店堅持貨比三家、公開報價的原則。具體辦法是:對于每天使用的水產、水果、肉類、蔬菜等餐飲原材料,根據市場行情每兩周進行一次公開報價,對供貨商按照所提供物品的質量標準和價格高低進行公開、公平的選擇;對于各種賓客用品、維修材料、資產設備等物資的采購則采用書面報價和商談等形式進行報價選擇,并盡量在店內公布采購物品的供貨價格,實行物價公開,接受使用部門和員工的監督。同時,在財務部設置物價人員,定期進行廣泛的市場價格咨詢,對飯店物資采購的報價進行分析反饋,發現有差異的價格及時督促糾正。例如:在1999年江蘇省精品名品新品交易會期間,采購、物價人員發現無錫合資企業生產的金蘭牌醬油與我店當時使用的進口醬油的品質完全相同,而價格卻要低一半。于是,我們經過試用,立即改變了供貨品種和供貨商,一個小小的調味品,一年即降低成本7萬多元。
3、建立采購物資的驗貨制度。對物資采購實際執行過程中的數量、質量、標準與計劃及報價差異,通過嚴格的收貨驗收制度進行把關。對于不需要的超量進貨和存在質量問題的進貨,堅決退貨,對于價格不一致的及時給予糾正。
4、嚴格控制采購物資的庫存量。我們根據飯店經營收支以及市場供應的情況對庫存物資設置最高或最低限額,減少庫存量,避免重復進貨。對于滯用的物品則由倉庫每月填寫報表提醒使用部門,以避免物資變質浪費。同時,隨著市場供應情況的不斷變化,逐年壓縮庫存定額,以提高存貨周轉率。
二、加強餐飲成本核算,節約餐飲成本開交
1、合理確定餐飲毛利率。我們根據市場行情以及飯店提供服務的規格檔次,確定飯店餐飲的毛利率,并通過制作成本卡,使員工對單臺餐飲成本做到心中有數。
2、建立內部轉賬制度。飯店設有各種風格的餐廳,為了使各餐廳的成本開支水平得到準確的反映,我們堅持將餐飲成本支出核算到每個餐廳。首先,建立分餐廳領貨制度,包括每天鮮活原材料的直撥和從倉庫領取備用材料。其次,建立餐廳之間原材料、半成品調撥的轉賬制度,餐飲部門填寫“內部轉賬調撥單”,財務部門根據原材料的價格及粗加工、半成品的出凈率、價格等情況建立檔案,并定期進行核算調整。在此基礎上,再對成本率偏高的餐廳進行重點分析,查找出存在的問題,并采取相應的措施。例如:1999年年初我們在召開月度餐飲成本分析會時,發現宴會成本率偏高,便開始每月對每一批宴會的成本開支情況進行統計分析,并根據分析結果分別規定不同類型宴會的標準成本率,很快使偏高的成本率降了下來。
3、對餐飲訂單進行還原審核。一方面,審核餐飲訂單的收款實現情況,即每天將輸入電腦收款的訂單聯與廚房出菜的訂單聯進行抽單核對,防止餐飲收入漏收而增加成本開支;另一方面,對餐廳銷售的各種酒水進行還原統計,其中零杯銷售的酒水則根據量具標準還原到瓶,同時定期或不定期地對酒水實存情況進行盤點,發現差異及時查找原因。
4、編制成本日報表,及時反映各餐廳當日經營耗用的各種原材料的情況,同時將各餐廳的成本與實現的收入進行對比,準確地計算出成本率,對餐飲經營部門及時控制成本開支起到了很好的作用。
另外,我們一直堅持月末盤點制度,對月末餐飲部門未用完的原材料采取假退料辦法,以便準確計算當月成本。
三、開展降本增效活動,控制經營費用開支
1、建立賓客用品定額管理制度。從飯店客房的織品。用具、賓客消耗物品到餐飲部門的餐具、清潔用品,使用部門根據物品的領用、洗滌和消耗情況建立分樓層、分餐廳臺賬,財務部門每月對消耗物品進行盤點,核算消耗率及客房的間天消耗,使飯店的物耗水平保持在低水平。同時,不斷選擇新的替代品,在做到對賓客服務物品常見常新的前提下,更有效地降低物品的價格和成本開支。例如:我們將對住店重點賓客贈送的水果點心等由原來的5種規格調整為7種規格,不但提升了飯店的服務規格水平,同時節約了對客服務成本開支。
2、完善財務制度,不斷壓縮管理費用。近年來,我們對飯店公關資、差旅費、電話通訊費、辦公用品以及職工醫療費、福利費和住房制度等規定不斷進行改革和完善,部分費用實行了包干限額使用的辦法,有效地降低了管理費用。
3、制定年度財務預算,嚴格控制維修費用、宣傳廣告費用和培訓費用的開支。我們在財務部門專門設立了預算工程師,維修項目中造價超過50萬元的項目,由飯店采購工程招標小組實行招標,一般項目先報預算后施工,工程結束報決算,經審核后才給予付款,從而有效地控制了維修工程費用的支出。對于宣傳廣告費用和培訓費用則實行分項目等級集中控制的制度,從而做到了花較少的錢辦更多的事。
4、落實環保措施,加強飯店能源消耗費用的控制。多年來,我們一直堅持在飯店各部門增設兼職環保小組成員,在客用區域放置提示卡等措施,建議客人盡可能節約織品、消耗品和水、電,同時還根據實際情況制定了飯店客房、餐廳及公共區域和辦公室電器和空調的開關時間,飯店各部門內部辦公用紙盡量重復使用等等。這些工作的開展,既有效地節約了能源,降低了費用開支,也增強了飯店職工的環保意識。
5、加強資金內部調度,提高資金利用效率。我店經營范圍包括酒店主業和30余個全資和控股企業,資產規模近10億元,日常賬面停留的流動資金達3000多萬元。為了更好地發揮資金整體效益,提高資金利用效率,我店財務部門近年來逐步加強了對企業內部資金的集中調度,既保證了飯店重點項目的更新改造資金需要,又保證了企業經營的正常進行,同時還降低了財務費用的支出。
