第1篇 z公司采購管理辦法
某公司采購管理辦法
一.總則
為了規范公司采購行為,降低公司經營成本,特制定本辦法。
二.管理體制
公司可設立專門的采購部門,具體負責公司采購業務。
公司所有原軾材料、物資、零部件、辦公用品、機器設備的采購,均應符合本辦法的原則精神和采購工作規程。
公司采購實行集中與分散相結合體制。
三、重要的、大宗的、貴重的或限額以上的采購,由采購部門統一辦理;
低值、小額或限額以下的采購,由使用的部門各自辦理。
公司實行成批和零星采購相結合體制。
四、根據年度經營計劃,測算和制定年度原輔材料、物資需求計劃,每年進行1~2次的成批采購;
五、年度物資計劃難以概括,或市場供求變化導致物資需求計劃改變的,可在年度中進行多交的零星采購。
六、貫徹'五適'方針,即以最適當的價位、在適當的時間、從最適合的地點,購進適當品質及適當數量的物料。
七、采購計劃與申請
根據公司年度經營計劃、材料消耗定額、各部門物資需求以及現有庫存情況,可以制定年度采購計劃預案。
根據年內生產進度安排、資金情況和庫存變化,相應制定半年、季度或月度的具體采購計劃,該計劃按期滾動修訂。
公司年度采購計劃須經總經理辦公會議批準實施,半年、季度采購計劃須經總經理審批,月度采購計劃變化不大的經總經理劃主管副總核準。
根據采購計劃制作的采購預算表,以一式多聯方式提交,分別經采購部經理、主管副總、總經理按權限簽批核準。
公司物料庫存降低到安全庫存量或控制標準時,可即進提出采購申請,并分為定量訂購和定時訂購兩種方法實施采購。
八、采購實施
采購部收到請購單或采購計劃被批復后,立刻開展多方詢價、比價、議價,按照貨比三家的原則,詢價人員將三家以上候選供應商的品種、性能指標、報價、批量、運輸和付款條件等情況報采購主管選擇。
對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標、產品訂貨會等方式進行采購。盡量提高每次采購批量,獲得批量折扣,降低采購成本。
采購詢價獲準后,采購員即與供應商洽談買賣合同及合同條款。買賣合同采用國家標準合同和本公司擬訂合同格式。合同文本須經采購主管和主管副總經理批準。
重大采購合同須經公司律師審核和工商部門鑒證。
采購合同經雙方簽章生效后,采購員按合同付款進度,向財務部申請借款,及時向供應方支付定金和各期貨物。
采購員按合同交貨進度,及時催促供應方按時發貨。收到托運單據或提貨憑單后,即前往提貨點,按提貨程序清點貨物品種、質量、數量或重量,相符后簽收。
如發現貨物品種、數量或重量與合同不符,質量經檢測與合同約定標準不符,采購員可拒絕接收或將貨物退回供應方。
對貨物品種、質量、數量與合同不符的,采購員及進告知供應方,并就退貨、經濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。
驗收合格的貨物及時運抵倉庫,辦理移交入庫手續,并持有關發票和提貨憑證到財務部銷帳。
采購員負責對在簽字貨物和在簽字貨款明示于圖表,分類監控、跟催。
采購員對缺貨、不明供應商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題,應及時上報主管處置,尋找替代品或變更生產計劃。
九、其他
1、采購部應采取有效措施,完成公司下達的降低采購成本的指標,或達到采購目標成本。
2、采購員密切關注主要材料、物資市場供求、價格變動情況,趨勢預測,提出最有利的采購時機。
3、采購部分分析主要物料的采購成本及構成,掌握出廠價、運輸費、采購費用、在途損耗、保險費等在采購成本的比重,對有關費用重監控。
4、采購部選擇運輸方式,應考慮運輸費用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等,多方案比較后選定方式。
5、會同財務部確定貸款分期付款和結算方式,協商使用賒購、商業票據,減少公司采購和庫存資金的占用。
十、采購部對采購員的如下工作行為進行考查、評價:
采購目標成本的完成情況;
采購合同履約率和違約程度;
采購成本節約額或損失額;
采購物料質量合格率;
價格波動情況;
供應商穩定性和開拓供應商新情況;
廉法或執著收回扣、受賄情況。
以上工作情況記入采購員業績檔案,作為考績依據,并作出相應的獎勵和處罰。
十一、附則
本辦法由采購部解釋執行,經公司總經理辦公會議批準生效。
第2篇 物業服務公司采購管理辦法3
物業服務公司采購管理辦法(三)
1目的
為了控制公司支出成本,維持物資耗用低水平,提高資源利用,同時保證物資及時供給,特制訂本辦法。
2范圍
全公司范圍。
3采購分類
3.1關鍵物品:直接為客戶提供服務且對服務質量有重要影響的物品;單件物品價格昂貴的物品。
3.2一般物品:對服務質量影響較小的輔助材料或低值易耗品。
3.3服務供方:非我司直接管理,但其人員或物品直接為我司提供相關服務方。
4采購供方的選擇
4.1關鍵物品及服務供方的選擇應填寫《供方合同履行能力評審表》,附營業執照、相關產品合格證書及其他證明其具備履行能力的證明資料,提交評審小組,經評價符合即可列入《合格供方一覽表》。
- 關鍵物品進入實際采購階段應填寫《申購單》。
- 服務供方進入實際采購階段應填寫《印章及付款申請表》。
4.2一般物品,經采購驗收合格后即可列入《合格供方一覽表》。實施一般物品采購時需填寫《申購單》,審批流程見后。
4.3管理中心組織每年11月份對《合格供方一覽表》進行一次重新評價,并制定新的《合格供方一覽表》,報總經理室審批。
每年9月份對供方進行一次跟蹤重新評價,填寫《供方合同履行能力評審表》,不符合的應直接從合格供方表中取消,如因特殊情況留用,應由評審小組提交說明報總經理室批準。
5采購審批
5.1采購計劃
月度采購應在每月12日進行庫存盤點后,附《庫存物品盤點表》及當月《物品消耗單》,在三個工作日內將下一個月度的《物資采購計劃表》提交至總公司審批。
5.2分類采購復核
工程類:項目工程部填報-總公司工程部經理復核;
運營類:客服/秩序維護部填報-物業項目經理復核;
行政類:行政助理填報-總公司行政人事經理復核。
分類采購經相關職能經理級崗位復核后,正式進入采購審批及實施流程。
5.3采購審批流程圖
5.3.1總公司采購流程圖
5.3.2分公司采購流程圖
6相關文件
采購過程中,應嚴格審核可能所涉及到的相關文件:
l采購合同
l產品圖樣/樣板
l產品規格、標準
l技術服務協議/合同等(如有)
7附錄
l物資采購計劃表;
l申購單
l合格供方一覽表
l供方合同履行能力評審表
l物資物品分類表
l付款及印章使用申請表
第3篇 公司采購管理辦法7
公司采購管理辦法(七)
第一條 請購單1.請購應按照存量管制基準、用料預算,并參考庫存情形開立請購單,逐項注明材料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項,經本單位主管審核后按規定逐級呈核并編號,最后送采購部門。2.來源與需用日期相同的物品材料,可以一單多品方式提出請購。3.特殊情況需按緊急請購辦理時,可在“請購單”“備注”欄注明原因,以急件遞送。4.庶務用品由物管部門按每月實際耗用狀況,并考慮庫存條件,填具“請購單”辦理請購。5.以下總務性物品可免開清單,而以“總務用品申請單”委托總務部門辦理,例如:賀奠用物品。招待用品。書報、名片、文具、報表等,以及小額采購的材料。
第二條 批準權限請購批準權限規定如下。
第三條 采購規定1.內購由國內采購部門負責辦理,外購由國外采購部門負責辦理,其進口事務由業務部門辦理。 采購重要材料應由總經理或經理徑直與供應商或代理商議價。對于專項用料,必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購。2.采購部門應按材料使用及采購特性,選擇最有利的方式進行采購。比如:(1)集中計劃采購:對具有共同性的材料,應集中計劃辦理采購。經核定材料項目,通知各請購部門提出請購計劃,報采購部門定期集中辦理。
(2)長期報價采購:凡經常使用,且使用量較大的材料,采購部門應事先選定廠商,議定長期供應價格,報批后通知各請購部門按需提出請購。3.采購部門應按采購地區、材料特性及市場供需狀況,分類劃定材料采購作業期限,并通知各有關部門。
第四條 國內采購作業1.價格(1)采購人員接“請購單(內購)”后應按請購事項的緩急,并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價,精選三家以上供應商進行價格對比。(2)如果報價規格與請購單位的要求略有不同或屬代用品,采購人員應檢附有關資料并于“請購單”上予以注明,報經主管核簽,并轉使用部門或請購部門簽注意見。(3)屬于慣例超交者(比如最低采購量超過請購量),采購人員應在議價后,在請購單“詢價記錄欄”中注明,報主管核簽。(4)對于廠商報價資料,經辦人員應深入整理分析,并以電話等方式向廠方議價。(5)采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求后,主管應立即指定經辦人員先做詢價、議價,待接到請購單后,按一般采購程序優先辦理。2.呈批(1)詢價完成后采購經辦人員應在“請購單”詳填詢價或議價結果,擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”,經主管核批,并按采購審批權限呈批。(2)采購審批權限:(參閱附表2)
3.訂購(1)采購經辦人員接到已經審批的“請購單”后應向廠方寄發“訂購單”,并以電話確定交貨日期,要求供應方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。(2)分批交貨時,采購人員應在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以便識別。(3)采購人員使用暫借款采購時,應在“請購單”加蓋“暫借款采購”章,以便識別。4.進度控制(1)國內采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段,依靠“采購進度控制表”控制采購作業進度。(2)采購人員未能按既定進度完成采購時,應填制“采購交貨延遲情況表”,并注明“異常原因”及“預定完成日期”,經主管批示后轉送請購部門,與請購部門共同擬定處理對策。5.單據整理及付款(1)來貨收到以后,物管部門應將“請購單”連同“材料檢驗報告表”(其免填“材料檢驗報告表”部分,應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章)送采購部門與發票核對。確認無誤后,送會計部門。會計部門應于結帳前,辦妥付款手續。如為分批收料,“請購單(內購)”中的會計聯須于第一批收料后送會計部門。(2)內購材料須待試用檢驗者,其訂有合約部分,按合約規定辦理付款,未訂合約部分,按采購部門報批的付款條件辦理付款。(3)短交,待補足者,請購部門應依照實收數量,進行整理付款。(4)超交,應經主管批示方可按照實收數量付款,否則仍按原訂貨數付款。
第五條 國外采購作業1.價格(1)外購部門按照“請購單(外購)”需求急緩加以整理,依據供應商報價,并參考市場行情及過去詢價記錄,以電話(傳真)方式向三家以上供應商詢價。特殊情形(比如獨家制造或代理等原因)下除外,但應于“請購單(外購)”注明。在此基礎上進行比價、分析、議價。(2)請購材料規范較復雜時,外購部門應附上各供應商所報的材料主要規范并簽注意見,再轉請購部門確認。2.呈批(1)比價、議價完成后,由外購部門填具“請購單”,擬定“訂購廠家”、“預定裝運日期”等,連同廠方報價,送請購部門按采購審批程序報批。(2)核決權限①采購金額在8000元以下者由經理核決。②采購金額超過8000元者由總經理核決。(3)采購項目經審批后又發生采購數量、金額等變更,請購部門須按新的情況所要求程序重新報批。但若更改后的審批權限低于原審批權限時仍按原程序報批。3.訂購(1)“請購單(外購)”經報批轉回外購部門后,即向供應商訂購并辦理各項手續。(2)如需與供應商簽訂長期合約,外購部門應將簽呈和代擬的長期合約書,按采購審批程序報批后辦理。4.進度控制(1)外購部門依照“請購單(外購)”及“采購控制表”控制外購作業進度。
(2)外購部門在每一作業進度延遲時,應主動開具“進度異常反應單”,記明異常原因及處理對策,據以修訂進度并通知請購部門。(3)外購部門一旦發現外購“裝船日期”有延誤時,即應主動與供應商聯系催交,并開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策,通知請購部門,并按請購部門意見辦理。
第六條 價格品質復核1.價格復核(1)采購部門應經常調查主要材料市場行情,建立供應商資料,作為采購及價格審核的參考。(2)采購部門應對企業內各公司事業部所列重要材料提供市場行情資料,作為材料存量管制及核決價格的參考。2.品質復核采購單位應對企業內所使用的材料品質予以復核,并形成完整資料備查。3.異常處理審查作業中若發現異常情形,采購單位審查部門應即填寫“采購事務意見反應處理表”(或附書面報告),通知有關部門處理。
第七條 本辦法呈總經理核批后實施。
