第1篇 工程技術檔案管理規定辦法
工程技術檔案管理規定大家有了解過嗎以下是小編分享的工程技術檔案管理規定全文,請閱讀!
工程檔案管理規定【1】
1、按照現行《建設工程文件歸檔整理規范》,監理文件有10大類27個,要求在不同的單位歸檔保存,現分述如下:
(1)監理規劃:
1)監理規劃(建設單位長期保存,監理單位短期保存,送城建檔案管理部門保存;
2)監理實施細則;
3)監理部總控制計劃等。
(2)監理月報中的有關質量問題。
(3)監理會議紀要中的有關質量問題。
(4)進度控制:
1)工程開工/復工審批表;
2)工程開工/復工暫停令。
(5)質量控制:
1)不合格項目通知;
2)質量事故報告及處理意見。
(6)造價控制:
1)預付款報審與支付;
2)月付款報審與支付;
3)設計變更、洽商費用報審與簽認;
4)工程竣工決算審核意見書。
(7)分包資質:
1)分包單位資質材料;
2)供貨單位資質材料;
3)試驗等單位資質材料。
(8)監理通知:
1)有關進度控制的監理通知;
2)有關質量控制的監理通知;
3)有關造價控制的監理通知。
(9)合同與其他事項管理:
1)工程延期報告及審批;
2)費用索賠報告及審批;
3)合同爭議、違約報告及處理意見;
4)合同變更材料。
(10)監理工作總結:
1)專題總結;
2)月報總結;
3)工程竣工總結;
4)質量評估報告。
2、監理文件檔案資料傳閱與登記:由建設工程項目監理部總監理工程師或其授權的監理工程師確定文件、記錄是否需傳閱,如需傳閱應確定傳閱人員名單和范圍,注明在文件傳閱紙上,隨同文件和記錄進行傳閱。
3、監理文件資料發文與登記:發文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名,并加蓋項目監理部圖章,對蓋章工作應進行專項登記。
工程技術資料及檔案管理制度【2】
1 范圍
本制度規定了**發電有限公司所有部門工程技術資料管理標準、管理內容、要求與方法、檢查與考核。
本制度適用于**發電有限公司一期工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間所有工程項目技術資料的收集、整理、移交等管理。
2 規范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。
凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。
建設項目(工程)檔案驗收辦法(國檔發[1992]8號)
火力發電廠工程竣工圖文件編制規定(電力部電建[1996]666號)
火電企業檔案分類表(6-9大類)(2002)
火電機組達標投產考核辦法(試行)(國電集工[2004]125號)
da/t22-2000 歸檔文件整理規則
gb/t11322-2000 科學技術檔案案卷構成的一般要求
da/t28—2002 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范
3 公司技術檔案管理層次
3.1 公司工程技術檔案管理層次示意圖見圖1。
職責
3.2 綜合部
3.2.1 公司檔案室的直接管理部門,負責建立規范的公司檔案室,設立專職工程技術檔案管理人員。
3.2.2 負責根據國家和行業的檔案法規,制定公司工程技術檔案管理制度,報公司批準后,印發各部門執行。
3.2.3 及時向公司檔案室移交本部門構成檔案元素的工程項目資料。
3.3 公司檔案室
3.3.1 負責公司工程技術資料及檔案的日常管理工作,負責圖紙、設備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發放、借閱及其登記、微機錄入及編碼歸檔。
3.3.2 負責歸檔數據庫的數據備份。
3.3.3 負責指導公司各部門收集、整理相關工程技術資料。
3.3.4 負責檔案設施、設備的維護管理,負責庫存工程技術檔案的安全及保密工作。
3.3.5 負責達標投產的資料整理工作。
3.4 工程部
3.4.1 建立規范的工程技術資料室,設立專職工程技術檔案管理人員。
3.4.2 督促參建各單位(包括監理單位、施工單位、調試單位)嚴格遵守公司工程技術檔案資料管理辦法,并納入合同條款中進行管理。
3.4.3 協調參建各單位工程技術資料管理的重大問題。
3.4.4 審定經過監理單位審查的各類技術資料,并及時移交資料室。
3.5 工程部資料室
3.5.1 負責圖紙、設備資料、技術協議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。
3.5.2 負責各種工地會議紀要、施工措施、監理月報、質檢報驗單等的接收整理、登記、發放和借閱。
3.5.3 負責工作聯系單、變更單的接收、發放和登記。
3.5.4 負責進口設備有關外文資料的翻譯。
3.5.5 參加設備開箱驗收,收取設備開箱資料。
3.5.6 及時向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。
3.5.7 協助公司檔案室做好達標投產要求的資料整理工作。
3.6 計劃部
3.6.1 負責提交本部門構成檔案元素的工程項目資料,包括工程項目的融資、貸款合同、協議,工程項目開工報告和批復文件;工程開工前的審計文件;工程項目的設計合同及其執行文件、紀要、備忘錄;工程的設備合同及其執行文件、紀要、備忘錄;設備招標投標文件;工程項目的施工(含安裝)合同及其執行文件、紀要、備忘錄;工程調試合同及其執行文件、紀要、備忘錄等,工程監理合同及其執行文件、紀要、備忘錄;工程項目招標投標文件;本部門發出的有關工程前期的依據性文件、報告、紀要、備忘錄等。
3.6.2 負責4.5.1所述資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。
3.6.3 負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。
3.6.4 負責經手保密檔案和資料的保密工作。
3.6.5 負責與設備供貨方在技術資料方面的聯系。
3.6.6 負責在新到設備領出開箱時通知工程部收取開箱資料。
3.7 生產準備部
3.7.1 負責提交考核期的運行材料,包括本企業的技術標準,系統圖等必備圖紙,操作票、工作票、運行日志等運行臺帳,培訓教材,考核期的生產記錄,考核期的事故分析、處理記錄及結論等。
3.7.2 負責4.6.1所述資料收集、積累以及移交公司工程技術檔案室之前的保存及管理。
3.7.3 負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。
3.7.4 負責經手保密檔案和資料的保密工作。
4 管理內容與方法
4.1 工程技術資料歸檔范圍
4.1.1 建設項目工程技術資料歸檔范圍,見國家電力公司電源建設部《火電機組達標投產考核標準(2001年版)及其條文解釋》考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規定。
4.1.2 公司凡持有上條所述標準規定之范圍中所列資料的,無論是由部門或者個人保管,均應按本制度要求進行整理,由檔案工作人員驗收后歸檔。
4.1.3 對與工程建設有關的主要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理后歸檔。
有電子文檔資料的,應同時收集齊全。
4.1.4 所有歸檔的工程文件應為原件。
4.2 工程技術資料管理
4.2.1 接收:技術檔案室在接收資料時應仔細核對資料名稱、份數、資料狀況(正、副本、原件、復印件、完好、齊全、破損)。
4.2.2 登記:充分利用基建mis中的資料管理軟件,分類登記,登記后對照《電力工業企業檔案分類規則火電企業檔案分類表(2002)》(6-9大類)中的分類,確保軟件自動生成的檔案編號與分類表一致。
4.2.3 填寫卷盒封面、脊背。
4.2.4 排架。
資料按類別分類排架:依照從上到下,從左到右的原則,卷盒(袋)正面向左。
4.2.5 資料的分發及借閱:
4.2.5.1 資料分發要填寫“文件和資料發放登記表”,借閱要填寫“資料借閱登記表”,簽字備查。
4.2.5.2 公司工程技術檔案資料原則上僅供公司內部人員使用,外單位調閱檔案要經公司領導批準,見有效證件才可接待。
4.2.5.3 資料外借一般不超過1個月,最長不超過3月。
超過規定時間應辦理續借手續。
檔案室保存的資料數量任何時候不應少于二套,只剩二套時,原則上不再外借,特殊情況下急需借閱,必須經過綜合
部主任簽字批準。
4.2.5.4 借閱資料要及時歸還。
4.2.5.5 對借出歸還的資料要認真核對清點。
4.2.5.6 收到歸還的資料要及時放回原處,并在借閱登記表上注銷。
4.2.5.7 檔案室對借出資料每月匯總一次,對到期未還的資料發出催還通知。
4.3 工程技術檔案管理
4.3.1 收集
4.3.1.1 凡**發電有限公司2×600mw建設工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間,辦理完畢并能反應與生產、建設、科研、技術等有關重要職能活動,對今后各項工作和延續本企業、本單位歷史發展具有查考和憑證價值的科技文件材料(紙質及其它載體)均需進行收集。
而事務性、臨時性、重復性且無查考利用價值則不需進行收集。
4.3.1.2 具體歸檔范圍見國家電力公司電源建設部《火電機組達標投產考核標準(2001年版)及其條文解釋》考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規定,并參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(da/t28—2002)執行。
4.3.1.3 檔案管理人員應堅持“五參加”(參加科研成果和科研項目鑒定;參加設備招、評標,參加設備開箱;參加工程項目驗收;參加重要的生產事故分析會),了解工程進度及有關資料情況,以保證各類檔案資料及時、齊全、準確的歸檔。
4.3.2 分類、組卷
4.3.2.1 分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規律和成套性的特點,保持卷內文件的有機聯系,做到分類科學。
組卷合理,層次分明,檢索便利。
4.3.2.2 本公司工程技術檔案分類按《火電企業檔案分類表(6-9)大類》(2002)分類方法進行分類,分類號由四位阿拉伯數構成四級類目,各級類目均用0-9標識。
4.3.2.3 在做好分類的基礎上,按各大類下的屬類進行組卷、裝盒。
4.3.3 編號
4.3.3.1 對已組成的案卷編寫檔案號。
4.3.3.2 檔案號由目錄號(代號)、分類號、案卷順序號構成,表示方法如下:
1) 6大類代號用年代標識。
2) 7大類的代號采用7001標識,首位數代表類別號,后三位數代表課題順序號。
3) 8-9大類(從基本建設工程立項前準備到工程竣工投產為止的文件材料),目錄號的前兩位數代表工期號,后兩位數代表機組號(公用部分目錄號的后兩位用“00”標識)。
4) 舉例:“**發電有限公司#1機組汽輪機安裝質量驗評記錄”檔案號為:“0101-8055-001”。
4.3.4 案卷的整理
4.3.4.1 卷內文件排列
1)管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。
2)設備資料要求文字材料在前,圖樣在后。
3)施工記錄要求單位工程在前,分部在后。
4.3.4.2 裝訂
1)文字材料以件為單位裝訂,裝訂前要取下金屬裝訂物,采取三孔線裝形式裝訂,裝訂線在左邊。
不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統一尺寸。
不得大于a4幅面(外文已裝訂資料除外)。
且要求裝訂邊及底邊對齊。
2)圖紙一律不裝訂,但案卷內大于a4幅面的圖紙要全部折疊成a4幅面,折疊方式采用反折式手風琴折疊法(反面在外),圖標欄在圖紙縱向右下角。
4.3.5 案卷的編目,用微機、檔案管理軟件進行編目。
4.3.5.1 編寫案卷頁號。
1)案卷內科技文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。
2)頁號用自動號碼機編寫,單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號。
雙面書寫的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫頁號。
3)案卷封面、卷內目錄(原有圖樣目錄除外),卷內備考表不編頁號。
4.3.5.2 案卷封面的編制
1)案卷采用內封面,內封面與檔案一并裝入卷盒內,放在卷首。
2)擬寫案卷題名,要求簡明、準確揭示卷內科技文件材料的內容。
案卷題名的主要內容包括項目名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。
3)編制單位:填寫案卷內文件材料的形成單位或主要責任者。
4)編制日期:填寫案卷內文件材料形成的起止日期。
5)保管期限,填寫其劃定的保管期限,按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》執行。
6)密級依據保密規定填寫。
7)填寫檔案號。
4.3.5.3 案卷脊背的編制。
1)案卷脊背用150白色書寫紙或g120g牛皮紙(與卷盒同色),書寫(或打印脊背)。
2)案卷脊背內容包括檔案號和案卷題名。
第2篇 小區工程技術檔案管理規定3
小區工程技術檔案管理規定(三)
1、在辦公室領導下,檔案員負責管理施工方移交的全部工程技術方面的資料,將文件材料的積累、分類整理和歸檔工作納入工作管理程序,列入相關部門和人員的職責范圍;
2、建立工程技術檔案資料收發臺帳,加強資料的收發管理工作;
3、工程技術檔案應按工程項目和單位名稱、配套工程、建檔時間、完檔時間等項目詳細建立;建設周期長的工程,可根據情況階段歸檔;
4、按照國家有關要求對歸檔文件材料實行分類排序、組編檔號等方法進行加工、整理。歸檔文件裝訂整齊、字跡工整、圖樣清晰、簽字手續完備,圖片、照片等配以文字說明;
5、及時整理在工程施工中形成的有關材料,及時辦理歸檔手續;如工作變動,需將個人保存的材料及時移交;
6、依據工程特點建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鑒定等管理制度,確保檔案安全;
7、按照總公司有關要求,做好工程檔案管理的登記、借閱、使用工作,并將各類型工程檔案管理的登記結果匯總后報送總公司備案。
