職業技術學院教學質量監控檔案管理辦法

發布時間：2024-03-16 09:16:12 查看人數：85

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職業技術學院教學質量監控檔案管理辦法

一、總則

第一條為進一步規范學院教學質量監控檔案管理，有效地保護和利用檔案，更好發揮其在質量糾偏、績效考評、決策咨詢及教學研究中的作用，根據《高等學校檔案管理辦法》及《歸檔文件整理規則》相關規定，結合本院實際，特制定本管理辦法。

第二條本辦法所稱的教學質量監控檔案，是指學院在評教、評學、評管等質量監控過程中所形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式或載體的材料。

二、機構設置及職責

第三條教學質量監控檔案是學院檔案的一個重要組成部分，由教學督導處設立教學質量監控檔案室，作為保存和提供利用檔案的專門機構，接受院長辦公室綜合檔案室的業務指導。

第四條教學質量監控檔案室的管理職責是：

1．擬訂教學質量監控檔案工作的相關規章制度，并負責貫徹落實；

2．負責接收（征集）、整理、鑒定、立卷、統計、保管教學質量監控相關的各類檔案及有關資料；

3．編制檢索工具，及時編輯檔案文件匯集和各種參考資料，開發檔案信息資源；

4．組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

5．開展檔案的開放和利用工作；

6．指導各系部教學督導室的檔案管理工作。

第五條教學質量監控檔案室設檔案管理人員1名，主要負責檔案室管理工作。檔案管理人員應當具備以下條件：遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守；具有檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

第六條各系部由教學督導室主任分管教學質量監控檔案工作，由聯絡員兼任檔案員，負責教學質量監控材料的收集、整理、立卷、歸檔，按期向教學督導處檔案室移交，檔案員受教學督導處檔案室管理人員的指導與督查。

三、檔案的管理

第七條教學質量監控檔案的歸檔范圍：在教學質量監控過程中形成的各類具有保存價值和查考價值的各種文件、圖表和聲像載體材料，均應立卷歸檔，具體按“教學質量監控檔案歸檔范圍及保管期限”（見附件）辦理。

第八條教學質量監控檔案的保管期限分永久、長期、短期三類，其中短期的保管時間為5年，長期的保管時間為20年。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經部門鑒定并登記造冊報院長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第九條教學質量監控檔案的收集：

1．學院組織的教學質量監控活動完成后1周內相關人員應將形成的材料送交教學督導處檔案室；各系部日常評課材料按月移交，規定移交的其它材料應在當學期結束至下學期開學1周內向教學督導處檔案室移交完畢；

2．無論是個人還是部門之間移交檔案應編制移交清冊，交接雙方應認真核對后履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明，檔案接收部門應全面檢查歸檔文件材料的質量。

第十條教學質量監控檔案的歸檔要求：

1．歸檔的各種文件材料必須反映教學質量監控活動的全過程，保證其完整、準確、系統，并且其載體和字跡應符合耐久性要求；

2．歸檔的文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。非紙質文件材料必須與其文字說明一并歸檔。文件材料歸檔后不得更改；

3．歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性；

4．教學質量監控檔案對紙制檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。微縮膠片、照片、磁帶、光盤、磁盤的保管要符合規定要求。電子檔案應注意備份，備份的磁盤、光盤等重要數據資料需異地存放和保管。

第十一條教學質量監控歸檔文件的整理：

1．歸檔的文件材料組卷時必須遵循其自然形成的規律，保持有機聯系，文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件應放在一起，并按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，以及批復在前、請示在后的要求排列；

2．文件按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復歸入復文年度；跨年度的規劃、計劃一般歸入文件針對的第一年度；跨年度的總結、報告歸入文件內容針對的最后一個年度，跨年度的會議文件一般歸入會議開幕的年度；法規性文件應歸入公布或批準年度；

3．歸檔的案卷，部門立卷人員應用碳素墨水認真填寫或計算機打印卷內目錄和備考表。卷內材料按順序編排頁號，只要有書寫文字的頁面均一面編寫一個頁號，頁號編在右上角或左上角；

4．對文件材料的題名不能隨意更改和簡化，對雖有題名但不能反映文件內容的應重新擬定；沒有責任者或日期的材料要考證清楚。有關卷內文件的情況說明，均應填寫在備考表內，若無情況說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時間填上；

5．因利用頻繁、數量龐大，專設課堂評價檔案。其歸檔范圍包括在聽課評議活動中形成的各種有保存價值的文件材料，以教師個人為單位立卷，立卷時應按教師代號編制檔案盒號。一般一次聽課評議活動形成的材料為一件，盒內材料按時間先后順序存檔，應將一學期材料統一存檔，一般放在學期結束后或下學期開學初。教師代號按所在部門編制流水號；

6．被監控部門的材料歸檔實行代碼制，具體如下：00行政管理；01 機械工程系；02 計算機系；03 電氣電子工程系；04 建筑工程系；05 財會系；06 工商管理系；07 人文系；08 輕工學院；09 公共教學部；10 分院；

7．檔案裝盒后每盒編制架、層、號，并以阿拉伯數字來命名。具體編制時，檔案架號按從左到右的順序編制，每個檔案架內各層號按從上到下的順序編制，檔案盒號則為相應條目下所在部門的流水號。

四、檔案的利用

第十二條教學質量監控檔案室應注意相關材料的保密性，任何個人不得保存、轉讓或者拒絕歸檔，不得弄臟、亂劃、涂抹、剪裁和拆毀。

第十三條教學質量監控檔案室將定期以一定形式公布不屬于涉密、個人隱私或限制利用的檔案。凡本院各部門單位或教師個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。若需調閱、摘錄、復制未公布的檔案，應當經教學督導處負責人批準。

第十四條調閱檔案的時限為7天，用后應及時歸還，如期滿未能歸還，應續辦調閱手續。特殊情況（如出差、生病）造成延期，調閱者可通過各種方式（電話、短信、網絡）提前與檔案管理人員協商解決，視為特殊情況處理。

第十五條檔案室提供利用的重要、涉密檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經教學督導處負責人批準。加蓋教學督導處公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

第十六條檔案室應積極開展檔案的編研工作。匯編檔案資料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請院長批準。

五、檔案的保護

第十七條教學質量監控檔案室應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。

1．室內應設專柜，排列整齊，排距科學，便于查找和管理；

2．室內應經常通風，保持整潔衛生，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防有害氣體等工作；