某公司車輛與船只燃油及維修管理辦法
1 目的
為規范公司車輛、船只使用管理，準確核算費用開支，有效控制成本費用支出，制定本辦法。
2 范圍
適用于公司各單位對車輛、船只燃油采購及維修過程的管理。
3 職責
3.1 各用車、用船單位：按辦法規定履行加油、維修程序。
3.2 財務部負責按辦法規定執行報銷程序，檢查使用記錄，準確核算費用。
3.3 物資采購部負責建立并維護和維修相關的《供應商名錄》。
4 定義
無。
5 內容
5.1 車輛燃油管理
各單位應建立健全車輛管理制度，履行使用審批及使用記錄管理程序，加強作業及燃油消耗管理。各單位財務部門在燃油報銷時，需對《日行車記錄表》的填寫及相關內容進行審核檢查。
5.1.1 使用**信用卡
5.1.1.1 公司**地區等單位可辦理及使用**信用卡的，駕駛員需辦理**信用卡。
5.1.1.2 **信用卡為實名制，每個駕駛員單獨設立密碼、單獨使用，每次加油后，到油站pos機上刷卡消費，并開據消費小票及正式發票。
5.1.1.3 駕駛員報銷時，需提供正式發票和消費小票，按消費小票實際支付金額為依據，填報《綜合費用報銷單》。
5.1.1.4 駕駛員使用**信用卡，不得用于除公司車輛加油外的其它任何個人消費及存取款業務。
5.1.1.5 駕駛員在加油金額超出信用卡可透支額度或信用卡還款日前，及時報銷，自行到銀行網點還款，因延期還款產生的利息及滯納金由駕駛員自行承擔。
5.1.1.6 駕駛員辦理并使用**信用卡后，現金加油一律不予報銷，特殊情況須注明原因并由部門經理簽字認可。
5.1.1.7 駕駛員每次出車后，應根據《用車申請表》填寫《日行車記錄表》，部門負責人定期審核。在報銷燃油時需提供部門負責人審核后的《日行車記錄表》，財務部門審核車輛行駛里程、用油量及油耗后給予報銷，并在《日行車記錄表》上標注燃油報銷備查記錄。
5.1.2 預存油卡
5.1.2.1 無辦理**信用卡的單位，可就近選擇固定加油站辦理預存油款辦理加油卡，定點加油。
5.1.2.2 預存油卡可一個車輛單獨使用或多個車輛共用，不得為公司外車輛加油。
5.1.2.3 財務部門在預存油款時，借記“原材料”科目，駕駛員每月末上報加油卡加油明細及《日行車記錄表》，財務部門審核車輛行駛里程、用油量及油耗后，按車輛用油數量列支相關車輛費用，并在《日行車記錄表》上標注燃油報銷備查記錄。
5.1.3 批量購油分次領用
5.1.3.1 需要批量購買燃油儲存分次領用的單位，要指定專人做好存儲及領用管理，登記車輛加油情況及庫存燃油存量保管賬，每月末盤點庫存燃油數量，與燃油保管賬存量核對，出現偏差及時查找原因，上報單位負責人處理。
5.1.3.2 駕駛員每次領用燃油時，要開具《領料單》，經相關人員批準后領用。
5.1.3.3 各單位在購買燃油時，需填寫《外購材料與外購商品入庫單》，履行報銷程序，財務部門借記“原材料”科目，駕駛員每月末上報當月用油《領料單》及《日行車記錄表》，財務部門審核車輛行駛里程、用油量及油耗后，按車輛用油數量列支相關車輛費用，并在《日行車記錄表》上標注燃油報銷備查記錄。
5.1.4 現金加油
5.1.4.1 因無法使用上述三種加油方式，確需現金加油的，報銷程序同4.1.1.7。
5.2 車輛維修管理
5.2.1 定點維修
5.2.1.1 物資采購部每年需進行市場調研，進行供方評審，確定指定維修廠家，建立并維護《供應商名錄》。
5.2.1.2 公司車輛維修或保養，需提前填報《設施設備維修保養申請》，根據人力資源部《集分權手冊》相關程序批準后，到公司指定的維修廠家進行維修或保養。
5.2.1.3 駕駛員持批準后的《設施設備維修保養申請》，到指定的維修企業按照指定項目進行維修，完工驗收后，駕駛員在維修明細上簽字確認。
5.2.1.4 物資采購部以批準后的《設施設備維修保養申請》為依據，定期與維修廠家進行核對，審核維修記錄，結算維修費用。
5.2.1.5 若發現維修廠家與公司駕駛員有虛報維修記錄等損害公司利益的不當行為，應立即選擇更換維修廠家，違規駕駛員按公司《工作獎罰制度》處理。
5.2.1.6 除**、**市內（包括**）地區外，其他地區公司可自行選擇指定維修廠家，報采購中心批準，維修程序參照上述規定。
5.2.2 應急維修
5.2.2.1 單位車輛若因發生緊急故障，不能到公司指定維修廠家維修的，需及時聯系單位負責人批準，就近選擇維修廠家維修。
5.2.2.2 維修后，所在單位需及時補填《設施設備維修保養申請》，附維修費用明細，履行審批程序。
5.2.3 自行維修
5.2.3.1 單位有能力維修車輛一般故障或進行車輛一般保養的，可申請購買配件，自行維修。
5.2.3.2 維修機件的采購、保管及領用管理按公司相關制度執行。
5.2.3.3 各單位應建立車輛維修記錄，注明更換零部件名稱、金額、更換時間及里程等。
5.3 船舶燃油管理
各單位要建立健全船只管理制度，各機動船只需指定專人填寫《船只航行記錄表》，記錄每日船只作業內容、航程、油耗等數據，加強船只作業及燃油消耗管理。各單位財務部門負責對《船只航行記錄表》的填寫及相關內容進行審核檢查。
5.3.1 自行加油
5.3.1.1 需要自行到燃料公司加油的船只，填寫《采購驗收記錄表》，履行報銷程序，并根據加油量登記《船只航行記錄表》相關內容。
5.3.1.2 大型運輸船只月末油箱存油量較大的，在加油時做采購入庫處理，月末盤查實存油量，計算當月消耗油量，報財務計入成本，并與《船只航行記錄表》核對，計算油耗是否合理。
5.3.2 批量購油分次領用
5.3.2.1 養殖業潛水船、尾掛船等需要批量購買燃油儲存分次領用的，每次領用燃油時，要開具《領料單》，經相關人員批準后領用。
5.3.2.2 各單位要指定專人做好存儲及領用管理，登記各船舶加油情況及庫存燃油存量保管賬，每月末盤點庫存燃油數量，與燃油保管賬存量核對，出現偏差及時查找原因，上報單位負責人處理。
5.3.2.3 各單位在購買燃油時，需填寫《外購材料與外購商品入庫單》，履行報銷程序，財務部門借記“原材料”科目，每月末根據燃油保管員上報的當月用油《領料單》及相關船只《船只航行記錄表》，審核船只作業航程、用油量及油耗后，按用油數量列支相關船只費用，并在《船只航行記錄表》上標注燃油報銷備查記錄。
5.4 船舶維修管理
5.4.1 定點維修
參照5.2.1車輛定點維修管理程序。
5.2.3 自行維修
5.2.3.1 為保證船只正常運行，單位應根據實際情況，申請購買維修配件，自行維修。
5.2.3.2 維修機件的采購、保管及領用管理按公司相關制度執行。
5.2.3.3 各單位應建立船只維修記錄，注明更換零部件名稱、金額時間等。
6 相關文件
《集分權手冊》???????????? dzf-rlb-tr-013
7 記錄
7.1《日行車記錄表》????? ????????dzf-xzb-tr-006-01
7.2《外購材料與外購商品入庫單》???? dzf-cwb-tr-018-07
7.3《領料單》????????????? ?????dzf-cwb-tr-018-08
7.4《用車申請表》????????? ?????dzf-xzb-tr-006-02
7.5《設施設備維修保養申請》?? ?????dzf-qf-005-06
7.6《船只航行記錄表》? ????????????dzf-cwb-tr-038-01
7.7《采購驗收記錄表》???????? ?????dzf-wcb-tr-001-08
7.8《設施設備驗收記錄》?????? ????dzf-qp-05-08
7.9 《供應商名錄》?????????? ?????dzf-wcb-tr-001-14
