中學團委團檔案管理辦法

中學團委團檔案管理辦法

中學團委關于團的檔案管理辦法

檔案資料的管理是團的各項管理工作的組成部分,是提高工作效率和工作質量的必要條件,是繼承、發展團的各項工作,保持連續性,為目前和今后服務的一項重要工作。

一、凡在我校共青團工作過程中或在團的活動中形成的具有保存價值的文件,以及有關文字、圖片、聲象等材料均屬團的檔案材料管理范圍之列。

二、團員的個人檔案(入團志愿書),年度評優登記表等送交人事檔案室保存并隨人事檔案一并轉移。

三、各種檔案材料按內容劃分不同的保管期限,分永久、長期和短期三種,其中長期保管期限為16―50年,短期為15年以下。

四、歸檔范圍或保管期限。

1、團代會、學代會的文件材料

(1)通知、名單、議程、報告、領導講話、大會發言、重要的提案及處理結果、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、總結、公報、主席團會議記錄、簡報、重要的照片、錄音(像)帶和上級批復意見等文件材料,均應做永久保存。

(2)賀信、賀電、一般的提案及處理結果、討論未通過的文件為長期保存。

(3)大會選舉辦法、候選人登記表和情況介紹、小組會議記錄、參考文件、總結等文件材料為短期保存。

2、團委的全體委員會、辦公會議的文件材料

(1)會議的公報、決議、決定、記錄、紀要、領導講話、討論通過的文件材料應做永久保存。

(2)討論未通過的文件材料等為短期保存。

3、全校性團員大會的講話稿和會議記錄,重要的做長期保存,不重要的做短期保存。

4、團的上級組織召開會議的文件材料凡涉及本院的報告、總結、決議等以及本校領導人在會上的重要發言材料做永久保存;會議的報告、總結、決議等文件做長期保存;簡報、參考資料做短期保存。

5、團的上級組織的指示、決定、批示、批復、批轉、通報、通知、規定及規章制度,針對本院的應永久保存;需要長期參照執行的,應長期保存;短期內參考的應短期保存。

6、團委所發的決定、規定、通知、規章制度、通報和工作簡報,重要的做永久保存;一般的做長期或短期保存。

7、團委的請求與上級批復,各總支的請示與團委的批復,重要的做永久保存,一般的做長期或短期保存。

8、團委的工作計劃、總結,年度或學年的做永久保存或長期保存;季度或學期的做長期或短期保存。

9、團委的各種統計報表,年度或學年的做永久保存,季度或學期的做長期保存,月份的做短期保存。

10、團委及各基層團組織的專題調查報告和經驗總結,重要的做永久或長期保存;一般的做短期保存。

11、團委啟用印章的文件、印模做永久保存。

12、上級機關對團委及各總支人員編制,職務任免的指示文件做永久保存。

13、團委批準入團、退團材料及名單做長期保存。

14、全校團員名冊應做永久保存。

15、團內獎懲材料。

(1)優秀團員、優秀團干部、優秀團干部標兵、先進團支部名單應永久保存。

(2)優秀團員標兵、優秀團干部標兵、先進團支部標兵、先進事跡材料應長期保存。

(3)給予團內各種處分及撤消處分的決定材料應做永久保存。

(4)以上各類獎懲材料除在文書檔案室保存之外,還應及時裝本人人事檔案。

(5)因各種原因被暫緩團籍注冊的團員名單應永久保存;暫緩注冊登記表應長期保存。

16、團委大事記,反映我校團的重大活動的照片、剪報、錄相帶、錄音帶等應做永久保存。

17、重大活動或事件的電話記錄應做永久或長期保存。

五、各級團干部要按上述管理范圍(除本辦法第三條規定的之外)。及時或定期將自己分管范圍內的有關文件材料整理立卷后上交團委,由團委負責向文書檔案室移交。