x集團公司費用報銷管理辦法
1. 目的
為了加強集團經營成本的管理,規范費用報銷行為,增強開支的合理性,提高經營效益,特制定本辦法。
2. 應用范圍
本辦法適用于集團職能部門及各子公司。
3. 職責
3.1集團職能部門及各子公司日常經營所需各項費用的確認,由主管副總裁按規定要求逐級審批。
3.2集團職能部門及各子公司費用支付的核算,由集團財務部門按照規定標準審核報銷,對違反本規定的支出項目有權拒絕報銷。
4. 具體規定
4.1 本辦法規定的費用包括集團日常經營以及其他日常管理需要而發生的各種費用。
4.2 對年初設定限額指標項目的各項支出,必須在指標范圍內使用。
4.3 差旅費標準按《差旅費報銷管理辦法》執行。
4.4業務招待費標準。業務招待費是集團因經營業務需要而發生的餐費、禮品費等,應本著必要、合理、節約的原則從嚴掌握。所有招待費用的開支必須嚴格控制在年度核定的指標限額內,經子公司總經理、主管副總裁、總裁及財務總監簽字方可報銷。對超出年度核定指標的,必須在取得總裁增批指標后方可報銷。
4.5郵電費標準。因開展業務及移動辦公而使用的固定電話、移動電話、租用專線等通訊工具的費用均應納入郵電費支出。因開展業務及移動辦公過程中發生的有關通訊費用須經集團主管副總裁、財務總監簽字方可報銷,并按如下標準執行。
4.5.1通訊費用標準(元/年/人)
標準
職務
限額標準
集團副總裁以上人員(包括住宅電話)
按實報銷
集團總裁助理以上人員
按實報銷
集團職能部門經理及子公司總經理
2500
集團職能部門經理助理及子公司副總經理
1500
集團職能部門業務主管及人力資源部確定的特殊人員
適當考慮
4.5.1.1確因開展業務而超限額費用的,須經集團主管副總裁特殊批準。年報銷金額超過3000元的,必須經集團總裁批準。除集團總裁助理以上人員以外,通訊費用每半年按規定標準報銷一次,既每年的六月末和十二月末,過期不候。
4.5.1.2手機費用的報銷,一律在限額內現金報銷。不辦理托收。具體人員享受標準由總裁辦與人力資源部門提供。
4.5.1.3特殊人員是考慮到工作的特殊性,常常處于被動呼叫,財務部則根據集團人力資源部提供的名單在規定的范圍內報銷,報銷時間按4.5.1.1條執行。
4.5.2凡是享受通訊費補貼的工作人員,使用的通訊工具必須在集團總裁辦注冊登記,移動電話要保證在早8:00時-晚22:00時之前待機,如月份內關機狀態累計三次者或由于欠費等原因影響工作的,總裁辦將追究其責任,財務部同時停止報銷。
4.6 行政雜項費用支出標準。包括辦公費、公雜費、水電費、郵電費、交通費、宣傳費、修理費、印刷費、車輛費、公證費、咨詢費、租賃費、財產保險費等。費用支出額在200元以下的由職能部門經理、子公司總經理簽字、財務部業務主管簽字既可報銷,超過200元-2000元的須經集團主管副總裁、財務總監簽字報銷,2000元以上的必須經集團總裁簽字,否則財務部不得報銷。總裁辦、審計部、財務部將聯合不定期對報銷的費用情況進行抽查,發現化整為零變相報銷的,集團將對其進行嚴肅處理。
4.7費用報銷實行歸口管理。總裁辦負責辦公用品以及報刊費、印刷費、水電費、電子通訊費、車輛運營費、資料費、廣告費、門前三包、裝修費、房屋維修費、董事會費等的采購和報銷工作。人力資源部負責培訓費、職工教育經費的使用及報銷工作。財務部負責審計費、財務費用的管理和報銷工作。
4.8 加強交通道橋收費票據的管理,報銷人必須按要求填寫道橋報銷審批單,標明行車路線,票據粘貼要整齊。駕駛人員因違章而被罰沒的票據不得報銷。
4.9嚴格車用油料的管理,車輛用油必須憑出車記錄報銷。駕駛人員要認真登記出車記錄單,記錄單須載明出車時間、往返路程等相關數據,往返路程所耗油料應與購油發票接近,否則,財務部拒絕報銷。
4.10加強辦公電話的管理,集團樓內通訊必須使用內部電話,不得私話公打。總裁辦將不定期抽查集團職能部門的通話記錄,一經發現嚴肅處理。
4.11對于工程中發生的生產經營成本、費用、大宗機物料等支出,必須事先作出合理的工程預算以及工程款項支付進度表,經集團總裁辦公會研究通過,總裁、主管副總裁、子公司總經理、預算員、計劃員簽字后,送財務部備案。財務總監必須在該預算計劃總價的50%范圍內嚴格控制使用,同時財務部要及時向總裁報送工程款項支付進度表。
4.12直接用于工程開發項目的前期費支出,包括土地開發費、房屋開發費、配套設施開發費、代建工程開發費等,所支出的款項必須經集團總裁簽字方可到財務部辦理支款手續。
4.13直接用于工程建筑項目的工程支出,包括工程用大宗原材料費用、人工費、機械使用費、其他直接費用、施工間接費用等,支出款項在5萬元以內的,經子公司總經理、主管副總裁簽字,財務總監在計劃預算內審批后,方可到財務部辦理借款手續。支出金額在5萬元以上的必須經集團總裁簽字。
4.14對于工程開發性支出的款項要求在取得正規發票五日內到財務部報銷,報銷發票必須嚴格按照第十一條、第十二條的規定由經辦人簽字,經子公司總經理、主管副總裁、總裁、財務總監簽字,財務部才給予報銷。
4.15對于工程建筑所需采購的原材料發票,包括磚、瓦、砂、石、水泥等,必須憑工程材料入庫驗收單報銷,入庫單項目要填列齊全,經辦員、保管員必須簽字。發貨票必須按上述規定,經子公司總經理、主管副總裁、總裁、財務總監簽字,財務才給予報銷。
4.16費用報銷流程如下:
4.16.1經辦人員簽字,對于固定資產、庫存物資等方面的業務必須附有入庫單。
4.16.2必須經過本部門、本公司總經理簽字。
4.16.3根據上述有關規定取得主管副總裁的批準。
4.16.4取得總裁的批準。
4.16.5取得財務總監的審批。
4.16.6所有簽字的領導必須簽署名字的全稱,必須注名明簽字日期。
4.16.7經辦人員在完成以上簽字后,持報銷憑據到集團財務部各自主辦會計辦理報銷業務。
4.16.8辦會計應在最短時間內編制好相應的會計憑證,交給復核會計復核,復核會計復核無誤后,再轉交給出納人員付款,堅決杜絕出納人員在沒有取得相應的付款憑證就依照原始憑證付款,一經發現按違反財經紀律處理。
