企業應收帳款監控管理辦法
企業應收帳款監控管理辦法
為了進一步規范應收帳款的日常管理,健全客戶的信用管理體系,按照對應收帳款實行“事前預防、事中控制、事后補救”的工作原則,防范企業經營風險,特制定本管理規范。
一、監控
1、總公司及各下屬公司應嚴格控制應收賬款,加強對應收賬款的管理,加強帳期在三個月之內賬款的清理工作。對存在應收賬款的客戶應按規定做好對帳工作,并保管好對賬單、客戶簽收單等原始憑據,對帳期超過三個月的應收賬款必須報法務部,由法務部及時介入處理。
2、法務部工作人員將定期對公司的財務報表進行分析,對于超過約定帳期三個月的應收帳款將進入法務部的自動監控系統,經核實確認應收帳款的生成原因及目前狀況后,及時提出意見和建議,必要時啟動法律程序。
3、應收賬款發生突發事件(如客戶倒閉、關閉、轉讓、執照變更、改制、業務員職務侵占或攜款潛逃等)已經或可能對應收賬款產生影響的,應立即報告法務部,由法務部迅速開展工作或在法務部指導下協調開展工作。
二、對各業態的要求
1、ka及區域賣場
針對此類客戶銷售量較大、費用繁雜的特點,業務人員、財務人員應定期與對方對帳,明確貨款及費用明細,相關單據齊全后及時核銷有關費用。零售業務人員及財務人員應做好日常的應收帳款管理工作,嚴格按照財務部門和零售部門的相關規定執行。
法務部將以各零售客戶的收貨日期為起算點,對于超過帳期的應收帳款及時介入,并對其進行還款等級、還款能力的評估和風險監控。
2、餐飲
針對此類客戶銷售量較小,且根據行業慣例目前大多客戶都采取按月結款的結帳方式,要求業務人員每月按時攜帶相關票據前去結款,對于因客戶原因無法結回貨款的,應當及時向經理上報原因,必要時可要求法務部提前介入處理。對于有瀕臨倒閉、破產跡象的客戶,需及時上報法務部介入處理。
對于全國連鎖餐飲客戶或餐飲部認定并經公司特批的規模較大餐飲客戶,給予額外帳期的,應向法務部提供相應的客戶目錄表,包括其基本信息資料、合同復印件、補充協議等。
3、通路
目前公司對通路客戶都采取預付貨款制度,原則上不應產生應收帳款。但由于某些下屬公司業務人員違規操作仍有應收帳款的存在,特別對于“寄庫貨物”要求各下屬公司應每月將截至上月底的寄庫情況和回款情況與客戶進行書面的核對,并蓋章確認。法務部將對此部分應收帳款的產生進行嚴格監控,如發生由于違規操作造成公司損失者,將進行追償并追究其個人責任,并對相應各下屬公司進行處理。
三、其他
1、抵債物品移交法務部處理。一般情況下由法務部統一拉回實物、兌現,與財務部協商進行沖帳。對突發性需要以實物抵債的可事先向法務部報告,在法務部的指導組織下進行處理。
2、對違反公司規定而形成的壞帳、死帳、呆帳等直接或間接造成公司損失的,根據情節輕重追究當事人的經濟賠償責任。
3、本規范自下發之日起正式施行。
