營銷檔案管理辦法
營銷檔案管理規定
第一條客戶基本信息檔案管理
現有來往的老客戶的基本信息一年進行一次調查,每月溝通復檢,由責任營銷員執行,年檢的每年度3月底前把客戶基本信息表交市場分部歸檔。
新客戶的資料在第一次交易結束后10個工作日內,責任營銷員把客戶基本信息表交市場部分,下一年歸入老客戶。
交基本信息表時市場分部負責登記,并對各責任營銷員完成情況進行記錄,作為考核依據。
市場分部把客戶基本信息表錄入計算機系統,供相關人員查詢。年度進行系統備份,交公司檔案室。
第二條商務文件檔案管理
客戶訂貨傳真、訂貨電話等,責任營銷員應作臺賬登記,市場分部每半年組織檢查一次。
銷售合同一式肆份簽訂,雙方蓋章后各執2份原件,我方客戶服務部合同管理人員保存一份,財務保存一份,并由客戶服務分部錄入計算機系統,便于查詢。傳真簽訂的合同雙方蓋章后責任營銷員復印1份交客戶服務部保存。客戶服務部把合同裝訂歸檔,年底交公司檔案室。
合同評審相關手續完成后,合同評審單由客戶服務部合同管理人員統一保管,一定時間后裝訂成冊歸檔處理。年終交公司檔案室。
發生退換貨的,相關手續辦理結束后,客戶服務部要保留一份退換貨單,并建立客戶退換貨臺賬。
以電話、傳真形式向客戶服務分部進行投訴的,客戶服務分部要按要求填寫客戶投訴單交有關部門和人員處理,客戶服務分部還要做好客戶投訴臺賬,詳細記錄投訴情況和處理情況。
第三條交易檔案管理
產品發出后二天內,客戶服務分部統計人員按發貨單錄入計算機系統,核對人員進行核對。發貨單裝訂歸檔,年底交公司檔案室。
客戶來款到達后二天,客戶服務分部統計人員按財務提供的信息錄入計算機系統,核對人員進行核對。
統計人員按月給各產品部、責任營銷員提供銷售和來款數據。
第四條其他檔案管理
會議時,指定人員做好會議記錄,會議結束后客戶服務分部內勤人員進行整理,和會議的議案、決議一起進行分類歸檔。
市場營銷部對外的發文以及公司各部門對市場營銷部的發文,客戶服務分部內勤人員進行分類歸檔。
市場營銷部的各種規定、制度、方案等,客戶服務分部要進行歸檔備份。
各種市場反饋信息、調查結果等,市場分部都要按期進行分析、作出報告文件,并進行歸檔。
市場分部進行的各種宣傳策劃、培訓等,要做好記錄并歸檔。
第五條各相關部門和人員要按規定傳遞和保管檔案文件,以便于記錄和查詢,并遵循公司規定做好保密工作。市場分部每半年檢查一次檔案情況,檢查結果作為考核相關部門和人員的指標。考核按《2004年市場營銷部績效考核辦法》中日常工作質量考核的規定執行。
