房地產集團公司印信管理辦法
房地產集團有限公司印信管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強* 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)的印章和介紹信
管理,規范工作程序,特制訂本辦法。
第二條 綜合管理部為公司印信的歸口管理部門。
第三條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股
項目公司、專業公司參照執行。
第二章 印信的種類和使用范圍
第四條 印章的主要種類
(一)公司印章
(二)合同專用章
(三)法定代表人印章
(四)銷售合同專用章
(五)財務專用章
(六)各部門印章
(七)校正章
(八)騎縫章
(九)其它因工作需要刻制的印章
第五條 本辦法中的介紹信,是指公司對外統一使用的介紹信。
第六條 印章的使用范圍
(一)公司印章主要用于以公司名義簽發的各類文件、通知、信函,以及經公司領導批準的各種報表和其他文書;
(二)合同專用章主要用于以公司名義與其他單位簽訂的各類協議和合同;
(三)法定代表人印章主要用于需法定代表人簽章的各類報表、票據和其他文書;
(四)銷售合同專用章主要用于商品房買賣合同;
(五)財務專用章主要用于各類財務票據、憑證和報表;
(六)部門印章主要用于以部門名義簽發的各類文書;
(七)校正章主要用于校正文件或協議(合同)中的非原則性的個別文字差錈
(八)騎縫章主要用于協議或合同的邊縫。
第七條 公司介紹信主要用于以公司名義對外進行工作聯系。
第三章 印信的管理
第八條 印信的制作或購買
(一)印章的制作:因工作需要須刻制印章的,由綜合管理部報總經理或以上領導批準,到指定店家刻制。
(二)介紹信的制作或購買:因工作需要須印制或購買統一格式介紹信的,由綜合管理部報總經理或以上領導批準,到指定廠家印制,或到指定店家購買。
第九條 印章的登記
(一)所有印章都必須由綜合管理部在《印章登記本》上逐一登記,并在《印模一覽表》上留存印模;
(二)各部門領用屬于本部門保管的印章時,應在《印章登記本》上登記;
(三)每次用印,應在《印章使用登記本》上登記備查,登記內容為用印日期、事由、經辦人、批準人、用印數等。
第十條 印信的保管
(一)綜合管理部負責保管公司印章、合同專用章、法定代表人印章及由各部門(機構)保管以外的各類印章、公司介紹信;
(二)銷售部負責保管銷售合同專用章、校正章、騎縫章;
(三)財務管理部負責保管財務專用章、法定代表人印章;
(四)各部門負責保管本部門印章;
(五)所有印章和介紹信必須由專人保管。
第十一條 印信的使用
(一)印章的使用
1、凡涉及公司對外投資、合作協議、土地協議、銀行擔保等重大事項的用印,須經董事長或其授權人簽字同意或憑協議、合同上董事長或其授權人的簽字方可用印,具體經辦人須在《印章使用登記本》上簽字,用印的文件資料須留有正本存檔。
2、凡公司事務性的文件資料用印,須經總經理或其授權人在擬稿紙或《印章使用登記本》上簽字,用印的文件資料須留有正本存檔。
3、預售協議用印,由銷售部加蓋銷售合同專用章。若因筆誤而更改,須加蓋校正章。商品房買賣合同用印,經總經理或其授權人審核簽字后,由銷售部加蓋銷售合同專用章和騎縫章,經辦人須在《印章使用登記本》上簽字,需在合同上加蓋法定代表人印章的,須經法定代表人同意。
4、財務票據、憑證、報表及款項支付用印,須經財務管理部會計審核,由出納蓋上財務專用章,然后由會計加蓋法定代表人印章。
5、部門(機構)的文書資料用印須經部門(機構)負責人審核批準。
(二)介紹信的使用
開具公司介紹信,須經綜合管理部經理或經辦部門負責人批準;重大事項須經分管副總經理或以上領導批準。
第十二條 印章的外帶
公司印章原則上不允許攜帶外出,因工作需要必須攜帶外出的,須經總經理或以上領導書面批準。外帶期間,必須由專人保管;用畢,須及時歸還。
第十三條 印章的失少
發現印章失少,保管人應立即向綜合管理部報告,綜合管理部應及時采取相應措施,并登報聲明作廢;必要時應向公安部門報案。
第十四條 印信的封存和銷毀
(一)因機構變動、名稱更改、印章磨損等原因停止使用的印章和介紹信,應由綜合管理部統一封存。
(二)一般情況下,封存5 年后報總經理批準,由綜合管理部統一銷毀。
第十五條 使用過的用印登記本和介紹信存根,于次年3 月存檔備查。
第十六條 印信管理人員應遵守紀律,注意保密,嚴格按規定使用印章和介紹信。
第十七條 印章和介紹信必須存放在保險柜內或其他安全的地方,每次用印或開具介紹信完畢,應立即放回原處;財務專用章和法定代表人印章應由}會計分別保管。
第十八條 嚴禁開具空白介紹信,不得在空白介紹信、便箋上加蓋各婁
第四章 附則
第十九條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
第二十條 本辦法自印發之日起施行。
