工程建設指揮部檔案管理辦法
為加強檔案的管理,提高檔案工作的質量,維護檔案的完整與安全,更好地為工程建設服務,特制定本辦法。
第一條 歸檔的文件
(一)文檔
1、上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;
2、上級機關頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、上級領導視察、檢查本單位工作時的重要指示、講話、照片及音像等材料;
4、代上級機關草擬并被采用的文件的最后的草稿和印本;
5、上級機關::轉發(fā)本單位的文件;
6、本單位各種會議的全套會議文件,以及各種音像材料;
7、本單位的請示與上級機關的批復文件,下級機關的請示與本單位的批復文件;
8、本單位及其各部門活動形成的工作計劃,總結、報告;
9、本單位制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
10、本單位的各種介紹信的存根;
11、本單位與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。
(二)科檔
1、工程項目建議書及批復文件材料;
2、工程可行性研究報告及批復;
3、工程環(huán)境預測、工程環(huán)境調查報告;
4、工程設計任務書、計劃書;
5、工程初步設計文件及批復;
6、工程技術設計文件;
7、工程施工圖設計文件;
8、工程建設和管理文件材料;
9、工程竣工文件材料。
第二條 不歸檔的文件
1、重份文件;
2、事務性文件,如催辦文件、接洽工作、索取資料的來往便函和介紹信等;
3、抄件、抄批(語)件、只閱不辦和參考性的工作;
4、文件形成過程中的一般修改稿;
5、越級報送而沒有辦理的文件。
第三條 文件歸檔的要求:
1、已經(jīng)辦結并有保存價值的文件,都應及時歸檔。單位和個人不準隨意留存。應歸檔的文件,文書部門每一季度清理一次,及時向上級檔案部門移交。絕密文件辦完后應隨時歸檔。
2、歸檔的文件要收集齊全(包括附件)。按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。
3、文件歸檔時要有交接手續(xù)。
第四條 歸檔文件的整理:
1、歸檔的文件要按照分類方案和立卷的原則、方法,進行立卷。當年的文件,要在第二年上半年或第三季度整理好。
2、卷內文件要進行系統(tǒng)化排列,編寫張?zhí)枴⒊瓕懢韮饶夸洝?/p>
3、案卷的標題,要準確地反映卷內文件的作者、內容、名稱,文字要簡練。
4、案卷封面各項目要用鋼筆(碳素墨水)或手筆抄寫,字跡端正、清楚。
5、立好的案卷要以年為單位編制案卷目錄。目錄里頁要有類目索引和整理情況說明。
6、建立案卷制度,由專人負責進行,把好質量好。
第五條 檔案的利用
1、要根據(jù)需要與可能編制一些查考工具(如專題目錄、卡片等);
2、本機關檔案一般不外借,外單位確需借閱者,要經(jīng)過嚴格的批準手續(xù)。
3、凡借閱檔案要說明檔案的作者、時間、內容、利用目的和方法,并辦理借閱手續(xù)。
4、借閱的檔案,不得轉借、涂改、圈改、拆散、損壞和翻印。
5、借閱檔案的期限為十至十五天,用完后應及時歸還,過期不還者必須申明理由并辦理續(xù)借手續(xù)。
6、檔案管理人員,每月月初要檢查一次調卷登記簿,對到期未還的檔案及時催還。歸還時要當面點交清楚,并及時放回原處。
7、檔案人員要努力熟悉'家底',并積極學習和應用電腦新技術檢索檔案,更好地提供利用。
第六條 保密
1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,自覺地遵守黨和國家各項保密制度和有關規(guī)定,嚴守國家機密。不該知道的機密,不得打聽;知道的機密,不得傳播。
2、檔案必須存放在檔案柜里。
3、工作完畢,必須將檔案文件、機密資料放進檔案室。
4、卷宗標簽和作廢的字紙必須放進紙簍內,定期銷毀,不準隨便亂扔。
5、銷毀檔案必須由二人監(jiān)銷。
6、發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象,應立即向上級報告,并要采取補救辦法。
第七條 檔案的保管
1、永久、長期、短期的檔案要單獨、分庫存放。
2、檔案檢索工具要集中專柜保管,用后及時放回原處。
3、保管到期的檔案,要進行鑒定,提出存毀意見。
4、檔案室是機密重地,非經(jīng)許可無關人員不準入內。
5、檔案柜要編寫柜號,::按順序排列。
6、檔案室內要保持清潔,每2-3月清掃一次。
7、注意防潮、防蟲。每天按時開空調機,使檔案室經(jīng)常保持正常的溫、濕度。
8、在正常情況下,一般每年要對全部或重點檔案逐卷進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決,確保檔案的安全。
9、檔案室內配置消防設
備,禁止存放易燃物。不準在檔案室內吸煙。
第八條 檔案的統(tǒng)計(每年年底進行)
1、案卷數(shù)量的統(tǒng)計;
2、檢索工具的統(tǒng)計(目錄、專題、卡片等);
3、檔案利用情況的統(tǒng)計(件數(shù)、人數(shù));
4、當年收進和移出文件數(shù)量的統(tǒng)計。
第九條 檔案的移交
向上級單位移交檔案,須經(jīng)領導批準,并編造移交清冊,一式兩份,由交接雙方在清冊上簽字。
第十條 本辦法由辦公室負責解釋。
