人力資源系統管理辦法模版
人力資源系統管理辦法,下面是小編帶來的人力資源系統管理辦法,歡迎閱讀!
人力資源系統管理辦法【1】
為夯實人力資源基礎工作,使人力資源工作更加標準化、規范化,特制定本制度。
第一部分人事異動篇
一、招聘
1.1根據部門人員編制,在定編崗位空缺時,部門經理在確認無內部調職可能性后,向綜合部提交招聘需求。
附該崗位的崗位職責、考核辦法以及需要招聘的級別、筆試題目。
按下列流程進行開展招聘工作:
(1)綜合部在招聘網站上發布招聘需求,并組織筆試、面試。
(2)人力資源部初步篩選初步合格者,由用人部門(單位)進行面試,完成必要的測試,按崗位要求進行評估,對符合條件的應聘者進行定級。
(3)綜合部對測試合格者做背景調查。
(4)綜合部將潛在入職人員報總經理審批。
(5)綜合部通知合格者入職。
1.2如屬于定編外的招聘需求,須由部門經理報總經理審批,總經理轉綜合部辦理。
1.3如用人部門經理發現有內部符合需求者,按內部調動辦理。
1.4屬下列情況之一的,不得聘用:
(1)受聘于其他單位,尚未解除勞動關系(借聘人員除外);
(2)與崗位要求專業不對口且工作經驗也與崗位不匹配;
(3)在學歷、經歷、年齡、婚姻狀況、身體狀況等方面有隱瞞、欺騙行為;
(4)有急、慢性傳染病或其它嚴重疾病,醫生認為影響正常工作的。
二、入職
入職手續在綜合部辦理,新員工須提供以下資料:
(1)個人身份證原件;
(2)工商銀行卡原件;
(3)國家認可的學歷、學位證書原件;
(4)近期1寸免冠彩色照片5張及電子版;
(5)最近工作單位離職證明原件,加蓋單位鮮章;
(6)個人職稱、上崗證、英語等級等資格證書,業界認可的認證證書。
(7)社保卡原件;如無社保卡,提交一寸藍底數碼照片兩張,社保卡制作費25元;
(8)半年內本地市級醫院體檢表(須在入職當日提交,未提交不予辦理入職)。
三、入職培訓
入職后,綜合部和業務部門應按照培訓要求,完成對員工的入職培訓。
具體要求見培訓管理部分。
四、試用期考核
3.1試用期考核每月進行一次,包括公司基礎知識考核、部門工作考核和綜合評價考核。
(1)公司基礎知識考核由綜合部負責,每月底組織一次考試,考試成績由綜合部存檔。
(2)部門工作考核由部門經理負責,包括工作能力考核、工作量考核和工作進度考核。
每月底部門經理填寫《試用期員工工作考核表》,交綜合部存檔。
(3)綜合評價考核由綜合部指定業務關聯人,每月填寫《試用期員工綜合評價表》,由綜合部存檔。
如技術員工,可以指定與其工作相關的項目經理、項目組成員填寫。
3.2試用期間請假的影響
(1)新員工如在試用期內請假超過5天,則轉正時間將會被順延相應請假天數;
(2)若請假超過半個月,則作自動離職處理。
五、轉正
4.1轉正流程
試用期滿前一周,由綜合部啟動員工轉正流程,按下述流程辦理。
綜合部郵件通知員工→員工填寫《轉正申請表》→綜合部初審,附所有月考核表→直接上級審批→總經理審批→綜合部辦理→綜合部郵件通知干系人。
特殊崗位的轉正考核有特別要求的,按具體要求辦理。
4.2轉正崗位職責
員工轉正當日,直接上級應書面告知該員工的崗位職責和考核辦法,并報備綜合部。
六、內部調動
5.1定義
內部調動是指因工作需要,在公司內部產生的崗位調動或輪換。
內部調動分為如下兩種情況:跨部門崗位調動,部門內崗位調動。
5.2跨部門崗位調動(只變更部門,不調整職級)
(1)員工填寫《崗位調整申請表》
(2)部門經理批準
(3)接收部門經理批準
(4)總經理批準
(5)綜合部辦理
5.3部門內崗位調動(調整職級)
(1)員工填寫《崗位調整申請表》
(2)部門經理批準
(3)綜合部根據員工檔案和新崗位的職級要求,出具評估意見
(4)總經理批準
(5)綜合部辦理
七、晉升管理
6.1當公司出現職位空缺時,綜合部須及時公布該職位的晉升標準及任職資格等要求,符合條件的員工提交書面晉升申請,部門經理審核后,由綜合部組織進行考核評估。
八、薪酬管理
員工薪酬管理按照職級管理體系的要求進行,詳見《職級管理篇》。
九、辭職
8.1員工在試用期間辭職,需提前一周提出書面申請。
8.2合同期內,副總經理以上辭職,需提前三個月提出書面申請;部門經理級以上辭職,需提前兩個月提出書面申請;主管級和一般員工,需提前一個月提出書面申請。
經直接上級評估,如該職位目前無人能接任,則需招聘到替代者并完成交接后方可批準。
在項目組工作的,應在項目下一個里程碑后完成后,方可離職。
8.3合同期內,未經批準或未辦理離職手續而擅自離職的,視為自動離職。
十、合同期滿離職
9.1合同期滿,員工不再與公司續簽合同,應提前與8.2項等同的時間通知直接上級,以便其安排人員接手或招聘接替人員。
9.2公司不與員工續簽,其直接上級應至少提前與8.2項等同的時間通知員工,以便有較為充分的時間找工作。
十一、辭退(含勸退)
10.1員工在試用期內被證明不符合錄用條件的,公司予以辭退,提前一周通知員工。
10.2員工有下列情形之一,公司可以解除勞動合同:
(1)員工患病或非因工負傷,醫療期滿后不能從事原工作,也不能從事由公司另行安排的工作的;
(2)員工不能勝任工作,經過培訓或調整工作崗位,仍不能勝任工作的;
(3)勞動合同訂立所依據的客觀情況發生重大變化,致使原勞動合同無法履行,經雙方協商不能就變更勞動合同達成一致協議的;
(4)公司因經營機構調整或變更經營方向而裁員的。
10.3公司予以辭退(勸退)的,經部門經理、綜合部經理、總經理批準后,由部門經理提前一個月通知員工。
十二、除名、開除
11.1員工有下列情形之一,公司予以除名
(1)嚴重違反勞動紀律或公司規章制度的;
(2)嚴重失職、營私舞弊、對公司利益造成重大損害的;
(3)被依法追究刑事責任的。
11.2對符合上述情形的員工,經部門經理、綜合部經理、總經理批準后,由綜合部辦理。
十三、離職手續辦理
12.1離職前需辦理以下手續
(1)完成部門經理、項目組安排的所有工作;
(2)辦理工作交接手續,填寫《員工離職交接清單》;
(3)結算工資、借款、報銷等財務手續;
(4)注銷oa、郵箱、禪道、文檔管理等系統賬號;
(5)檢查與公司簽訂的其他合同(協議),按約定辦理;
(6)歸還辦公電腦、有關資料、文件、證件、辦公用品、員工手冊、出入證等物品。
12.2離職事項全部辦理完畢后,方可辦理下述事宜
(1)綜合部開具《離職證明》;
(2)離職員工的工資、報銷在次月10日統一結清;
(3)離職員工的社保在次月辦理減少,離職后發生的費用由員工個人承擔(含公司繳納部分)。
人力資源系統管理辦法【2】
第一章 總則
第一條 為加強人力資源系統的管理,明確各級系統操作人員的職責與權
限,提高人力資源系統運行的效率和效果,確保人力資源各項數據及時、準確、
完整,更好地為公司、員工提供服務,特制定本辦法。
第二條 人力資源系統是公司應用軟件系統中的基礎系統,實現員工人事信
息管理、人事異動處理、員工招聘管理、績效管理、培訓管理、人力資源報表管
理、員工自助服務等人力資源管理功能。
第三條 人力資源系統管理原則:
1、 權限與責任對等原則:誰使用,誰負責,按照授予的權限進行系統的操
作,并承擔相應的責任。
2、 嚴格保密原則:系統各項人事信息、薪酬數據必須嚴格保密,未經授權,
不得泄漏。
3、 準確完整原則:系統各項信息必須準確、完整,并及時更新。
第四條 本辦法適用華安財產保險股份有限公司人力資源系統的管理。
第二章 職責與權限
第五條 組織機構
一、總公司
(一)人力資源部:
1、人力資源管理系統的建設規劃、組織選型和系統實施。
2、人力資源系統在全公司的推廣使用、升級優化和監督檢查。
3、制定、完善人力資源系統各模塊指導操作手冊。
4、負責人力資源系統用戶權限管理。
5、負責人力資源系統中總公司各部門、分公司、分公司職能部門、三級機
構組織架構裂變(包括新設、合并、拆分、升級、降級、撤銷,下同)的管理。
6、指導、監控、解決人力資源系統運行中出現的問題,并對總公司員工、分公司系統管理員進行培訓。
7、負責總公司員工、分公司經營班子、委派財務負責人以及稽核人員信息的維護。(是否要包括理財險人員和特別調查部經理)
(二)信息技術部:
1、參與人力資源管理系統的建設規劃、系統選型和系統實施。
2、對人力資源系統提供網絡與設備維護等支持和技術保障。
3、組織人力資源系統與公司其它系統接口的開發與維護。
4、負責人力資源系統自定義報表的設計工作。
5、負責人力資源系統數據庫的備份與安全管理。
(三)市場部:(職責描述更全一些)
1、及時向總公司人力資源部提供二級機構、三級機構的裂變信息。
2、負責核心業務系統中與hr系統對接信息的維護。
3、公司前線人員信息及前線人力成本報表的查看權。
二、分公司
(一)人力資源部:
1、負責人力資源系統在分公司和所屬三級機構的推廣使用。
2、人力資源系統中所屬三級機構部門、四級機構、業務團隊的設置。
3、負責分公司各項人力資源數據的及時更新、日常維護,確保數據的及時、準確和完整。
4、對分公司本部、所屬三級機構人力資源系統的使用進行指導和檢查監督,并負責對分公司本部、同城三級機構員工以及異地三級機構系統管理員進行系統操作培訓。
5、及時反饋分公司使用人力資源系統中的問題以及優化建議。
6、負責權限范圍內分公司員工、三級機構經營班子人員信息的維護。
(二)市場部:
1、負責分公司前線人員在系統中的各項人事事務操作。
2、及時向分公司人力資源部提供四級機構裂變及業務團隊變動(包括新設、合并、撤銷)信息。
3、分公司前線人員信息及前線人力成本報表的查看權。
三、三級機構
(一)同城三級機構:
原則上統一集中到分公司本部進行各項人力資源系統操作。
(二)異地三級機構:
1、負責人力資源系統在三級機構的推廣使用。
2、負責對三級機構員工進行系統操作培訓。
3、及時反饋三級機構使用人力資源系統中的問題以及優化建議。
4、 負責三級機構員工信息的維護。
第六條 系統管理員
(一)總公司系統管理員
1、參與人力資源系統的建設規劃和系統實施。
2、組織優化公司人力資源管理系統以及完善相關操作手冊。
3、負責人力資源管理系統用戶權限、經理人自助常用報表的設置和主控臺的管理。
4、協助信息技術部處理與公司其它應用系統進行對接。
5、組織分公司系統管理員和總公司員工進行系統使用的培訓。
6、指導、監督人力資源系統的運行,研究、解決分公司反饋系統使用過程中的問題,并提出處理意見。
7、負責人力資源系統的運行、數據維護監督和日常管理。
(二)分公司系統管理員
1、負責權限范圍內,人力資源系統在分公司的應用管理,確保分公司人力資源數據的及時、準確、完整。
2、組織所屬三級機構系統管理員和分公司員工系統使用的培訓。
3、及時反饋分公司使用hr系統中的問題以及優化建議。
4、指導、解決分公司員工、所屬三級機構系統管理員反饋的問題。
(三)三級機構系統管理員
1、 負責權限范圍內,人力資源系統在三級機構的應用管理,確保三級機構人力資源數據的及時、準確、完整。
2、 負責三級機構員工系統使用的培訓。
3、 及時向分公司系統管理員反饋三級機構使用hr系統中的問題以及優化建議。
第七條 員工
1、在權限范圍內,按照系統操作說明書進行員工自助操作。
2、 及時向所屬機構人力資源部反饋個人變動信息、使用hr系統中的問題以及系統優化建議。
第三章 系統使用管理
第八條 系統中的所有使用人員要自覺遵守系統管理相關的規章制度,按照授予的權限(附件一:系統權限分配表(一期)),認真完成本人在系統中所承擔的職責。(備注:目前權限僅按照人力資源系統一期實施項目進行授權)
第九條 用戶因工作需要變更個人操作權限,須認真閱讀本辦法,并按照以下流程進行辦理:
員工填寫《權限變更申請表》(附件二)→分公司人力資源部審核→總公司人力資源部審批→總公司系統管理員進行權限授予
第十條 公司員工持有唯一的系統登陸帳號。員工應保證個人帳戶密碼的安全性,不得將密碼透露給他人。員工取得初始密碼后應立即修改,若因帳號、密碼被他人使用造成不良影響,一切后果由本人承擔。
第十一條 員工忘記密碼的,應向總公司系統管理員發送郵件,提出修改密碼申請,經總公司系統管理員核實后重新設置員工密碼。
第十二條 任何用戶不得索取他人帳戶密碼,未經授權,不得用其他人員帳號進行系統操作。
第十三條 分公司和異地三級機構必須明確一位系統管理員,負責本機構人力資源系統的日常管理(具體職責見第二章)。系統管理員必須責任心強,具有良好的職業操守,一定的人力資源管理知識和應用軟件操作知識。
第十四條 同城支公司如因工作需要須設系統管理員,須按第九條流程向總公司人力資源部提出書面申請,審批同意后授予相應的系統操作權限。
第十五條 擔任系統管理員的員工須屬于人力資源系列。總公司系統管理員為人力資源部hr項目經理,分公司系統管理員由分公司指定,三級機構系統管理員為人事行政崗。分支機構須在系統管理員確定后一周內將系統管理員名單(附件三)以分公司為單位上報總公司人力資源部。
第十六條 分支機構系統管理員有變動的,由上一級系統管理員進行人員異動處理,并在3日(時間是否再短些)內將新系統管理員名單上報總公司人力資源部,由總公司系統管理員進行權限授予。
第十七條 分支機構新系統管理員上崗前應到上一級人力資源部進行不少于3天的崗前技能和實務操作培訓。
第四章 系統維護管理
第十八條 人力資源系統是公司人力資源管理的基礎系統,人力資源數據的統計、查詢來源于該系統。各項人力資源系統操作應合理分工,操作職責落實到人,保證各項數據的及時、完整和準確。
第十九條 分支機構人力資源系統操作人員分工有變化的,須填寫《信息維護落實表》(附件四),并上報總公司人力資源部。
第二十條 系統維護人員須嚴格按照規范操作系統,認真、及時維護員工各項人力資源數據。
第二十一條 新入司員工的基本信息須在發入司通知書3日內錄入系統,入司時間以入司通知書為準,人員信息中必填項須按要求填寫完整、準確。未提供完整入司資料的,人員基本信息暫不錄入系統。
第二十二條 員工個人信息發生變動,要及時向人力資源部提供人員信息及相關證明材料,經所在機構人力資源部核實后在系統中修改員工信息,保證系統中人員信息的及時準確。
第二十三條 人員信息發生變動后,系統維護人員須按照授予的權限,及時進行相關的人力資源事務操作,維護人員信息。員工離司的,需在3日內進行更新維護;其他人員信息發生變動的,系統維護人員必須在當月20日前更新維護完畢。
第二十四條員工休假超過3個月或者無故曠工3天以上;第二十五條員工離司須進行辭職或辭退事務處理,不得;第二十六條在人事事務處理中,員工如發生內部調動,;第二十七條機構組織架構進行調整的,須按照以下程序;(一)總公司部門新設、合并、名稱改變或分公司新設;(二)三級機構新設、合并的:總公司市場部須向總公;(三)分公司部門新設、合并的:總公司信息維護人員;(四)分公
第二十四條 員工休假超過3個月或者無故曠工3天以上的,信息維護人員須在系統對其員工狀態作不在職、員工類別作待崗處理。(是否在此處明確,此時間是否合適)
第二十五條 員工離司須進行辭職或辭退事務處理,不得刪除人員信息。在辦理完離職手續之前,信息維護人員須在系統里對其作待崗處理,待其相關手續辦完后,再對其作離職處理。
第二十六條 在人事事務處理中,員工如發生內部調動,員工調動日期須與新入職日期一致,日期以調動通知時間為準。如無調動通知的,以公司領導簽字日期為準。
第二十七條 機構組織架構進行調整的,須按照以下程序進行辦理:
(一)總公司部門新設、合并、名稱改變或分公司新設、升降級的:總公司信息維護人員根據公司發文進行相關系統操作,機構組織架構調整時間以發文日期為準。
(二)三級機構新設、合并的:總公司市場部須向總公司人力資源部發三級機構新設或合并的工作聯系函,內容包括三級機構新設/合并的批準時間、三級機構名稱等,總公司信息維護人員據此進行相關系統操作。
(三)分公司部門新設、合并的:總公司信息維護人員根據分公司報備的發文進行相關的系統操作,機構組織架構調整時間以分公司發文時間為準。
(四)分公司業務機構(團隊)新設、合并的:分公司市場部須向分公司人力資源部發相關的工作聯系函,內容包括公司批準時間、機構(團隊)名稱等,分公司信息維護人員據此進行相關系統操作。
組織架構發生變動的,其人員在系統中的異動處理須在當月20日前操作完畢,人員異動時間與入新職時間一致。
第二十八條 分支機構成立新部門的,應及時向總公司人力資源部提供新設部門標準的職位設置和職位說明書,由總公司相關人員在系統中設置新部門和新職位。
第二十九條 分支機構不得擅自修改系統標準職位設置,新設部門要按照總公司下發的標準職位進行設置,如因工作需要須增加新職位的,分支機構須向總公司人力資源部申請,經同意后由總公司相關人員進行設置。
第三十條 人力資源系統正式運行后,公司所有人員的薪酬須在系統中進行計算發放。每月人員薪酬信息不得晚于下月15日前錄入系統進行計算、發放。(前后線是否需要統一一致)
第三十一條 系統使用人員遇到問題或優化建議,可填寫《系統問題反饋單》(附件五),并提交給總公司人力資源部。總公司系統維護人員須認真解答、反饋答復。
第三十二條 為提高系統的穩定性、可靠性、安全性和運行速度,總公司人力資源部保有隨時對軟件操作系統進行升級的權利。如因系統維護或升級的需要而需暫停服務,總公司人力資源部將在事先進行通告。
第五章 系統安全管理
第三十三條 系統使用人員須遵守公司保密紀律規定,并對權限范圍內的人力資源數據的保密性、準確性、完整性、安全性負責,不得危害系統的安全運行。
第三十四條 各級系統管理員應定期檢查人力資源系統,發現問題及時解決,無法解決的要立即與總公司人力資源部聯系,確保系統正常運行。
第三十五條 當使用人員發現系統問題,應填寫《系統問題反饋單》,并及時通知所在機構系統管理員,系統管理員須認真解決并及時反饋。
第三十六條 各級系統管理員處理員工反映的問題,須留有記錄,并建立完善的工作記錄,對發生的問題及解決措施有詳細的書面記載。
第三十七條 人力資源系統的數據應當有完善的備份制度,重要的人員數據庫信息每周至少備份一次。
第六章 獎懲
第三十八條 各級人力資源部負責人作為人力資源系統管理的第一責任人,各級系統管理員作為第二責任人,須認真落實管理職責,確保人力資源系統各項數據和操作的準確、及時和完整。
第三十九條 系統使用人員應按照系統操作說明書進行系統操作,不得違規做危害系統運行的事情。如造成不良影響的,應負責賠償,并根據情節輕重情
況,給予罰款、考核扣分、通報批評、降級、降職、調離崗位、解除勞動合同等處罰。情況嚴重的,依法追究民事或刑事責任。
第四十條 違反本辦法規定,有下列行為之一的,公司視情節輕重予以處罰:
(一)違反人力資源系統管理辦法有關規定,危害系統安全的;
(二)未經授權,使用他人帳號進入系統操作造成不良影響的;
(三)不按系統操作說明書使用系統造成不良影響的;
(四)未及時錄入或錄入虛假人員信息的;
(五)人事事務操作失誤造成人員歷史信息錯誤的;
(六)擅自在系統外發放員工薪酬的;
(七)其它違反系統管理和安全的行為。
第四十一條 對認真執行人力資源管理辦法,且取得良好效果的部門和個人,公司將根據情況對直接責任人給予表揚。
第七章 附則
第四十二條 本辦法由總公司人力資源部負責解釋和修訂。
第四十三條 本辦法自下發之日起實施。
