船員檔案管理規定辦法
船員檔案管理暫行規定
一、為建立、健全船員檔案的管理工作,進一步掌握船員技術狀況,實現船員檔案管理的統一化、規范化、科學化,特制定本規定。
二、船員檔案是船員考試發證機關在組織各類考試和核發各類別證件和其他一系列工作中形成的,具有查考利用價值的文字、表格等文件材料,是船員考試發證機關活動的原始依據。
三、船員檔案是由船員考試、適任證書簽發、船員服務簿發放、海員專業訓練、海員證簽發等方面材料構成的。
四、船員檔案必須實行集中統一管理,由專人負責檔案積累和管理工作,確保檔案和完整、準確、系統。
五、船員有關材料歸檔的基本要求:
1.歸檔要及時;
2.歸檔的文件材料必須完整;
3.歸檔的文件材料必須準確地反映各項工作的真實內容和歷史過程。
六、船員檔案分三個層次管理:
1.船員檔案卡片是記載一個船員的基本情況及其所持各類別證件的主要技術資歷資料。用于檢索和統計。卡片內容、規格全國統一。卡片排放順序要考慮檢索方便,各單位可自行選擇。
2.注冊登記簿是記載所簽發證件的有關技術細節。用于查閱、核工業實和統計。注冊登記簿內容全國統一。
3.檔案,即船員檔案的有關表格內容實行全國統一。
七、船員有關材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:
1.海員證方面。有出國任務批件、出國政審批件、海員證繳銷登記表等有關材料。
2.專業訓練方面。有主管機關的關于培訓單位開展培訓工作的批準文件、驗收報告、專業訓練申請表、成績單、簽發合格證情況記載等有關材料。
3.船員服務簿方面。有船員服務簿申請表等有關材料。
4.適任證書方面。有關考試發證申請、鑒定、登記表、體格檢查表和有關證明材料。
5.考試方面。有考卷記錄、考場記錄、考試成績登記表等有關材料。
八、船員檔案必須有專門的儲存場所,存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學和便于查找。
九、要認真做好檔案統計工作,數據以原始記錄為依據,做到準確、可靠。將有關內容按要求填寫'船員培訓考試發證年報表',一式兩份,一份留底,一份于次年1月31日前報船員考試發證主管機關。
十、檔案管理現代化是加強管理工作、提高辦事質量和效率的重要手段,有條件的單位要逐步應用電子計算機管理檔案。
十一、各考試發證機關要配備專職檔案管理人員并保持相對穩定。檔案人員應由具有高中或相當于高中學歷的并具有一定工作能力的人員擔任。
