物料采購管理規定辦法
公司物資采購管理制度【1】
第一章總則
第一條為進一步規范公司物資采購程序,加強內部控制,明確經濟責任,確保生產經營的持續穩定,依據相關法律法規特制定本制度。
第二條公司日常生產經營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度規范范圍。
第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資采購不適用本制度。
第四條公司固定資產的購置適用本制度。
第二章物資采購規定
第五條物資采購實行歸口管理制。
原糧由采購供應部負責采購,輔助材料、包裝物由倉儲部負責采購、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由后勤部負責采購。
特殊情況下,經董事長或總經理批準,可以指定專人進行專項物資的采購。
第六條所有負責物資采購的人員必須充分掌握市場信息,及時預測市場供應變化,確保質量過關,價格低廉,供貨及時。
第七條推行合同管理制度,物資采購原則上要與供貨方簽訂合同,詳細注明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等;否則,造成的損失由采購人員負責。
第八條實行比價采購制度,物資采購要貨比三家,確保所采購物資價格低廉,質量上乘。
大宗物資采購建議實行招投標制度。
第九條實行采購質量責任制。
采購人員對所采購物品的質量負有全面責任。
如因失職而采購偽劣產品,采購人員應負經濟責任。
禁止采購人員收受回扣。
如有收受回扣,一經查證,除全額追繳回扣款項外,將視情節輕重進行嚴肅處理。
第三章發票入賬及付款程序
第十條采購物資進廠后,采購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續,具體要求如下:
1.原糧入廠,由磅房辦理入庫手續,打印電子入庫單,入庫信息錄入電腦。
2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續,填制一式三聯入庫單,一聯交客戶辦理發票入賬手續。
3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續。
4.采購經辦人要認真填寫采購物資發票入賬單,詳細填寫所購物資名稱、數量、金額、供貨單位等要素。
程序如下:
經辦人填制發票入賬單保管員根據收貨情況簽字確認部門經理審核會計審核發票合法性總經理簽字準予入賬財務掛賬作為日后付款的依據。
第十一條物資采購付款原則上采取先入賬后付款的制度,特殊情況下需預付款的單位,經董事長或總經理批準,可以辦理采購預付款手續。
第十二條采購付款實行審批制度,執行兩條線管理形式,即發票入賬和簽批付款兩條線分步進行的形式。
具體程序如下:
1.物資采購一律由采購人員辦理發票入賬手續后,方可進行申請付款審批。
否則財務有權不予批準付款。
2.申請付款,由經辦人填寫轉賬匯款申請單,經財務審核、總經理批準后,方可到出納處辦理匯款。
經辦人填寫轉賬付款申請單部門經理簽字財務會計根據發票入賬情況審核總經理根據資金情況簽字出納辦理匯款
3.需要預付款的部門,直接填制轉賬匯款申請單,經財務審核、董事長或總經理簽字批準后可先辦理匯款手續,財務部據此掛賬,待發票來到后再由經辦部門辦理發票入賬手續沖賬。
第四章附則
第十三條本制度從批準下發之日起執行,由財務部負責解釋。
第十四條本制度從年月日起下發執行。
材料物資采購管理辦法【2】
第一條為了加強內部管理和控制,規范采購行為,保障生產經營活動的正常進行,以最大限度地降低采購成本,特制定本辦法。
第二條本辦法對本公司所有材料物資的采購均適用,公司控股子公司參照執行。
第三條采購流程及職責分工
一、采購流程:
1、生產部根據設備狀況滾動編制月度、季度、年度生產計劃包括主要材料(玻璃、鋁框、接線盒、背板等)月度、季度消耗總量、單位產品材料消耗量及原輔材料安全庫存量,經分管副總經理、總經理批準后實施。
2、采購部門根據生產計劃、單位消耗量、安全庫存量、實時庫存量、采購周期及供求狀況定期編制原輔材料采購計劃,經分管生產的副總經理審核、總經理審批、董事長核準后進行詢價;辦公用品由需求部門申請,綜合管理部門負責統一采購,其余物資采購包括修理用備件、機器設備及工具、辦公設備、家具、低值易耗品等由需求部門申請,采購部門負責采購。
3、采購審批權限:公司原輔材料采購計劃,由分管生產的副總經理審核、總經理審批、董事長核準;其余物品采購計劃或采購申請由需求部門申請,經財務總監審核、總經理審批、董事長核準后執行;大宗機器設備等巨額采購還需呈報公司董事會決議通過后執行。
4、采購人員進行詢價、議價、比較分析報審,原輔材料、修理用備件、機器設備及工具、辦公設備、家具、低值易耗品等定價須經公司物資價格監查組審議通過后執行采購。
5、成立物資采購監查組。
物資監查組的工作職責:參與公司供應商的選擇;負責公司采購物資價格的審定等,監查組由董事長任組長,總經理、副總經理、財務總監為成員的四人監查組。
供應商評價采用現場考察和資質審查相結合,但參與現場考察人員和參與其資質審查人員不得重復;供應商評審采用比較記名投票方式,董事長一人兩票制,其余人員一人一票制,全數為五票,少數服從多數。
經監查組審查通過的采購價格才能執行。
6、定期或即時簽訂購銷合同,日常由采購人員聯系發貨時間、發貨數量及交貨地點等事項。
7、倉庫收貨、品管人員現場驗貨。
二、職責分工:
1、銷售部門負責公司月度、季度、年度銷售計劃的制定和修正;
2、生產部門負責公司月度、季度、年度生產計劃的制定和修正;
3、采購部門負責公司所有材料物資的采購,同時根據生產計劃、交貨期限、實際庫存數量及安全庫存量定期或適時進行采購申請;
4、品管部門負責采購貨物的質量參數以及進倉貨物的品質檢驗;
5、財務部負責采購流程及購銷合同、單據的審核,同時負責相關資金的落實安排;
6、倉庫負責貨物的數量驗收、發放及實時庫存數量反饋等;
7、總經理或分管副總經理負責采購申請及其購銷合同的簽批,包括主要材料、修理備用件、辦公設備、低值易耗品等貨物采購供應商的選擇及其接洽;
8、董事長負責機器設備、不動產購置、無形資產受讓等非經常性物資采購的接洽、合同簽批等。
第四條一般材料物資、備品的存量最高不得超過3個月的用量。
第五條供應商評定控制程序
1、主要材料的含義
主要材料是指構成產品的主體、產品之間可以分隔但不影響產品性能材料,主要包括玻璃、鋁框、接線盒、eva等,輔助材料就是主要材料以外的材料;
2、對供應商的評價
2、1、采購部根據同類材料的無差異控制要求,結合物資的質量、價格、供貨期等比較,選擇合格的供應商,填寫<供應商選擇評定記錄表>。
在無差異或差異可控的基礎上,對同類材料供應,應盡量選擇幾家合格的供應商。
經采購部、監查組等相關機構審查通過后,錄入<合格供應商名單>中。
2、2、評價供應商時一般可考慮以下因素:
a、供應商的供貨質量、價格及付款條件、售后服務、歷史業績等;
b、質量保證能力,即質量控制體系;
c、業內評價、第三方認證等;
d、滿足法規的要求,采購產品涉及強制性認證的,應具有相關認證的證書和質量證明等
2、3、對第一次供應材料的供應商,除提供充分的背景證明材料外,還需經樣品測試及小批量試用,經測試合格后才能供貨:
a、新供應商根據相關要求提供少量材料;
b、交生產車間試用,并填寫<供應商評定記錄表>中相關欄目,結果反饋給采購部;
c、小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。
小批量試用合格的,必要時再經試用,均合格的,經總經理批準后,列入<合格供應商名錄>。
3、供應商的日常管理
3、1、采購部應對供應商的供貨業績進行跟蹤,及時與品管部進行溝通。
供應商產品如出現嚴重質量問題,采購部應及時向供應商發出<限期整改通知單>限期整改,如兩次發出“通知單”但質量仍沒有明顯改進的,應取消其供貨資格。
3、2、采購部每年對合格供應商至少進行兩次跟蹤復評,填寫<供應商業績評定表>,評價時按百分制,質量評分占50%,交貨期評分占10%,價格及售后服務占40%。
評定標準為:一年中平均質量合格率達到98%以上的給予滿分,每降一個百分點扣5分,但質量評分不能低于35分;交貨期都準時交貨的給滿分,經常送貨不及時的,給5分以下;在同等質量的基礎上價格在業內最低的,給35分以上。
總評分不能低于80分,若低于80分或質量評分低于35分,應取消其合格供應商資格;如因特殊情況留用,應報總經理批準,但應加強對其的檢驗或驗證工作。
3、3、采購人員保持與供應商及時溝通,當供應商的供貨變化會影響獲證產品一致性時,采購部應采取相關措施,以確保該變化符合認證規定的要求。
第六條供應商的選擇所有物品采購供應商采購部門必須建立其背景資料檔案庫,同類
物品采購至少準備兩家或以上數量供應商,以確保供應渠道的順暢,供應商的選擇從<合格供應商名錄>中擇優錄用;
第七條價格確認
1、已經核定的物料,采購人員應注重分析,收集信息資料以盡可能降低采購成本,其他部門人員若有相關信息應盡可能提供采購人員,以供參考;
2、最新采購物品或最新供貨的供應商其供貨價格須報請物資采購監查組進行審議,經審議通過后方可執行,已經核定物料采購價格通知上調時,須附價格上調原因,采購部報請物資采購監查組進行審議,審議通過后方可執行;
第八條詢價、比價、競價
1、根據物料采購的需求,采購人員應至少選擇三家適合條件的供應商進行詢價,詢價的內容包括品種、規格、數量、質量、價格、報價的有效期限、交貨日期、結算方式、合同形式(長期合同或即時合同)等;
2、采購部在收到供應商反饋信息后,采購人員據此分別品種、規格、數量、質量、價格、交期、售后服務等進行比較分析,選擇符合條件的供應商進行招投標,公開競價;
3、物資采購監查組審議價格的過程嚴肅認真,審議的方法是評定計分制,審議的地點必須是公司注冊地,審議的依據是供應商提交的投標書或報價單等。
第九條執行采購
1、采購人員接到經核準的“請購單”后,應與供應廠商進一步接觸,進行正式的質量、價格和后續服務談判。
對金額較大的或批量采購,應到供方生產工廠進行實際考察,以充分了解供方的資信程度、供貨能力和現貨品質等,向對方明確訂貨意向。
2、在采購作業所需的全部條款與供應商達成一致后,采購人員應準備相應買賣合同四份,經授權簽字蓋章后生效,供方留存兩份,需方留存兩份,其中一份采購部、一份財務部,合同需要列明至少下列條款:
2、1、供應商資料:包括名稱、地址、聯系人、聯系方式;
2、2、采購物料的詳細描述:包括品名、型號、規格等,如有超出標準的特殊要求需特別注明;
2、3、訂單所采購的數量/重量:單位包裝數量/重量;包裝件數;
2、4、價格:單價,合計價、合同總額,定金或預付款
2、5、交貨日期:分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量。
2、6、付款方式
2、7、所需的質量證明資料(檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告等)。
2、8、質量保證條款:發生質量問題時進行退換或其他處理方法。
2、9、運輸方式和銷售發票的要求。
3、屬于分批交貨的貨物,采購人員根據實際需求,出具交貨通知單經采購部門經理審核,加蓋公章后由采購人員通知供方發貨,
采購人員應跟蹤控制材料物料交貨,及時向供應商跟催交貨進度。
4、發貨前要求供應商在其“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”,以便驗收確認。
5、采購部門接到生產部門緊急采購案件,應立即進行詢價、議價,按采購程序指明專人迅速辦理。
6、階段控制及溝通
6、1、采購過程分為請購、詢價、訂購、交貨四個階段,采購部應協調控制采購作業每個階段的進度。
6、2、采購人員未能按既定進度完成作業時,應將異常情況反饋給主管上級,說明異常原因及預定完成日期,以便擬訂對策處理。
7、采購作業方式除一般采購作業方式外,采購部門可依據材料物資使用情況和采購特性,選擇下列一種最有利的方式進行采購:
7、1、集中計劃采購:凡具有共同性的材料物資,可以集中采購計劃交貨的,可核定材料項目,通知生產等部門依計劃提出請購,采購部門定期集中辦理采購。
7、2、長期報價采購:凡經常性使用,且使用量較大的大宗材料物資,應事先選定廠商,議定長期供貨價格,報批準后通知各部門依需要提出請購計劃。
8、退貨
經檢驗不合格的材料物資需要退貨時,倉庫應出具紅字“材料入庫單”或拒絕入庫,同時書面通知采購人員并附有關“材料檢驗報告”,采購應及時同供應商溝通進行后續處理。
第十條貨物驗收及付款
1、供應商交貨時采購部應通知倉庫,對實物清點件數或稱重,隨貨同行的有關證件進行核對,實物與請購單或采購合同內容核對相符后簽收,倉庫出具入庫單,庫管員簽字確認,如發現不符時,即通知采購部會同處理。
2、對有質量參數要求的材料物資,品管部派員驗收,經驗收合格后倉庫出具入庫單,同時品管人員和庫管員必須簽字確認。
第十一條付款結算
1、采購款項必須按采購合同所約定的時間和方式由財務部統一安排支付。
2、付款申請由采購人員提交,提交的內容包括:送貨單、入庫單、對方開具的發票、檢驗報告等,申請付款應嚴格按照相關合同要求進行,分清輕重緩急。
申請付款單上應注明交貨日、開票日、預付款、已付款、余款等。
按審批權限經相關負責人簽字后,方可辦理付款手續。
3、只有在出現以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付:
3、1、緊急采購且不能及時辦理財務付款手續;
3、2、外埠采購且供應商要求立即付款時;
3、3、現場調試期間臨時急需材料采購;
3、4、1000元以下的零星采購。
第十二條進度控制及異常反饋
1、采購部應注重合同或協議的到貨時間要求,掌握到貨進度。
2、采購人員發現供貨方交貨日期有延誤時,應主動與供貨廠商聯系催貨,對異常原因及處理對策,通知生產部協調處理。
第十三條質量評價
就公司所耗用的材料物資質量予以關注,根據使用效果分別材料、分別供應商作出質量評價,以利于供應商的優選。
第十四條參與采購過程的各相關部門,明確分工、明確責任、互相配合,發揮互相督促的作用,確保公司利益不受損害。
第十五條參加采購的人員要嚴格自律,加強法制觀念,自覺抵制不正之風,任何人不得私下收受回扣或傭金,虛心接受群眾監督。
