附屬醫院大件物品大宗物資采購管理辦法
e大學附屬醫院大件物品、大宗物資采購管理辦法
為進一步提高經費使用效益,規范大件物品、大宗物資采購管理,從源頭上預防腐敗,促進學校黨風廉政建設,現根據推行政府采購制度的有關要求,參照兄弟院校經驗,結合學校實際,制定本辦法。
一、大件物品、大宗物資界定標準
大件物品為單件金額達2萬元及其以上的物品;大宗物資為每批金額達5萬元及其以上的物資。
二、采購方式
公開招標,邀請議標。
三、采購原則
1、保證質量,保證物品價格合理。
2、公開程序、公平競爭、公正辦事。
3、統一辦理、批量購買,擇優選點。
4、減少中間環節,降低成本,維護學校利益。
四、采購范圍
1、科研類:教學科研儀器設備與軟件等。
2、基建維修類:基建或維修項目中甲方供應的各種成批材料、大型設備。
3、行政辦公類:電器設備、辦公自動化設備及系統軟件。
4、圖書資料類:包括圖書文獻資料及數據庫系統軟件。
5、學生用品類:公寓化生活用品、院、系服裝、軍訓服裝等。
6、醫藥類:藥品、醫療器械等。
7、飲食服務類:根據后勤改革后的體制和運行機制確定相應的范圍。
8、其它類:機電設備、音象設備、家具、綠化苗木及其它大批量物資。
五、采購組織
(一)根據采購任務,學校后勤處、設備處、圖書館、學生處、產業處按照各自的采購職能成立相應的大件、大宗專項物資采購領導小組,組長由分管校領導擔任,成員由紀監審辦公室、財務處和承擔采購任務的部門負責人組成,采購部門為領導小組的日常辦事機構。
大件、大宗專項物資采購領導小組的職責為:
1、審定采購內容。
2、批準成立專項采購招(議)標工作組。
招(議)標工作組要注意吸收使用單位工作人員以及有關專家參加(專家人選根據采購工作的需要臨時選聘)。
3、處理采購工作中發生的重要事宜。
4、對采購中和采購后的情況進行檢查、監督。
(二)大件、大宗專項物資采購領導小組下設專項采購招(議)標工作組,成員由紀監審辦公室、財務處和使用單位、采購部門的有關同志組成,組長由采購部門的負責人擔任。招(議)標工作組在領導小組的領導下開展工作,工作組對領導小組負責。工作組實行組長負責制,對采購過程和質量負直接責任。根據采購物資金額的大小,確定工作組人數(一般3-7人),大件物品單價在20萬元以上的、大宗物資每批金額達50萬以上的,工作組還應邀請有關專家參加,人數不得少于9人,必要時可成立由有關專家組成獨立的評標組。
專項物資采購招(議)標工作組及組長的職責為:
1、制定招(議)標文件或詳細購物標準,安排購物日程。
2、堅持多渠道,廣泛收集信息,并在工作組會上對信息進行篩選,并向有關廠家發布信息或邀標函,收取標書或報價書。
3、根據需要安排人員到有關廠家考察。
4、舉行招(議)標會議,按程序評標后確定中標單位。
5、處理招(議)標過程中的有關工作。
六、采購程序
(一)常規采購程序
1、招(議)標工作組進行市場調研,了解其他學校、單位購置物品的情況;了解有關廠家以往在我校供貨的情況;了解該物資若干品牌廠家的產品情況及當前價格。
2、采購部門原則上每個月底向采購領導小組匯報當月物品采購情況,提交下月《采購計劃一覽表》。在落實資金的前提下,承擔采購任務的單位填寫《e大學大件、大宗物資采購申請表》、《專項物資采購招(議)標工作組成員情況表》,報采購領導小組審批。
3、招(議)標工作組應參照“招標文件”樣本編制招標文件或詳細購物標準,準備有關資料。
4、招(議)標工作組向有關廠家發出采購物品的名稱、規格、性能、質量、數量等信息或邀標函,要求他們在規定時間內提供樣品、文字材料、報價書等;競標廠家應具有國家權威部門頒發的產品檢驗合格證書、資質證明、營業執照、稅務登記證、經營許可證、衛生許可證等規范證件和說明企業生產規模的基本材料、外地產品應具有進場許可證。報價書由供貨單位蓋章并密封,形成暗標,采購部門統一收取標書后應由專人保管,招(議)標會前任何人不得拆封。
5、如確有必要,招(議)標工作組應安排人員到有關廠家考察、調研,了解生產規模和產品質量。
6、招(議)標工作組舉行會議,對各廠家所提供的樣品或文字材料編號后,按照購物標準進行評議,當場拆封暗標,在綜合質量、價格、供應商資質、信譽度等情況后確定一家或幾家為中標單位。
7、招(議)標工作組和中標單位簽定購物協議,規定成交物品的交接時間、驗收方式、付款辦法及違約處罰等內容,根據協議需預付款者,需攜帶協議副本及采購工作組長簽字的暫付款單,到財務部門辦理付款。貨款結算應嚴格執行質量保證金規定,購物協議須先由采購工作組組長簽名、采購部門蓋章,連同《e大學大件、大宗物資招(議)標情況登記表》、驗收報告一起送審計處審核蓋章后,財務部門方可付款。
8、大件、大宗物資由招(議)標工作組負責驗收,必要時可聘請專家、專業質檢部門參加,驗收后填寫《大件、大宗物資驗收登記表》(如因保質期而延期付款的,應在付款到期日填寫“無質量問題表”通知財務部門付清余款)。采購領導小組對驗收情況進行抽查,發現問題予以追究責任。
9、采購驗收后,必須辦理固定資產登記手續或建立有關臺帳,并由采購部門將全套招(議)標材料分類立卷,歸入校檔案館?；üこ讨械脑O備采購同時要符合基建有關程序,相悖之處應按基建工程程序執行。
(二)急購物品、獨家經營或特定物品、續購物品的確認及采購程序
1、急購物品
急購物品是指未列入計劃、確因情況緊急必須在2天內購回的極少數物品。使用部門確需急購物品時,應首先填寫《急購物品確認書》,經分管校領導確認并簽字后,送有關采購部門,采購部門接《急購物品確認書》后,應在部門內部組成工作組,采用詢價采購方式(應詢價3家以上),并認真填寫《e大學詢價采購物品記錄表》。大件物品單價在6萬元以上、大宗物資每批金額在20萬元以上,原則上不能確認為急購物品。
2、獨家經營或特定物品
使用單位需采購獨家經營或特定物品時,應先填寫《獨家經營或特定物品確認書》,連同有關政策依據(特定物品)或調研報告(特定物品)一并送交分管校領導確認并簽字后,送有關采購
部門,采購部門應按招(議)標工作組產生辦法組成工作組,擬定談判方案,通過談判確定購銷合同,并認真填寫《e大學談判采購物品記錄表》。
3、續購物品
續購物品是指同一或不同使用單位在6個月之內再次購買同一供貨商的同一物品,且該價格基本不變,根據原購銷合同新增購的大件大宗物品。采購部門擬用續購方式采購物品時,事先填寫《續購物品申請表》,提供相應的市場價行情,報領導小組組長批準。
七、關于采購工作中有關費用的收取、管理與使用
1、有關費用的收取
參照物資采購招(議)標中的常規做法,按每次標的大小適當收取標書工本費(50-100元)。
2、有關經費的管理與使用
屬于教學、行政設備方面物資采購中的考察費和聘請專家論證、評標、驗收等費用從承擔采購任務的部門的相關經費中列支(采購部門、財務部門應將該項支出列入預算),屬于基建方面物資采購中的考察費用從基建費用中列支。
八、參照執行的有關問題
1、大件物品為每件金額2萬元以下、大宗物資為每批金額5萬元以下的,應由采購部門組成采購小組,至少由3人組成,采用詢價方式采購(市場價格調研),詢價不得少于3家,并填寫《e大學市場調研采購物品記錄表》,按編號先后保存歸檔,以便查核。
2、各院(系)、部門利用自有資金(含由財務處代管的定項捐助款)購置大件、大宗物品,原則上應委托學校有關采購部門統一采購,特殊情況應參照本暫行辦法制定實施意見,報紀監審辦公室備案。大件物品單價在6萬元以上、大宗物資為每批金額達20萬元以上的,招(議)標工作組須由紀監審辦公室、財務處、學校采購部門的有關同志參加,人數不得少于7人,組長由學院或部門負責人擔任。各院(系)、各部門及產業處自行承擔采購任務時,要妥善保存好有關材料,以便查核。
3、校辦企業購置大件、大宗物品,由產業處參照本暫行辦法制定實施細則,報紀監審辦公室備案。
九、采購紀律
1、各院(系)、各部門的采購工作必須嚴格按照本暫行辦法執行。
2、嚴格實行領導小組和采購工作組組長負責制。
3、大宗物品的采購必須集中進行,不得化整為零處理。
4、在大件、大宗物品采購過程中,招(議)標人員必須堅持公平、公正、秉公辦事的原則。不得收受供方贈送的禮品、禮金和回扣,不得接受供方宴請。如實在無法謝絕,應按規定及時登記上報。
5、招(議)標人員要嚴格遵守采購工作中的保密要求,不得直接或間接向供貨方泄露學校有關采購秘密。如有與投標方串通,進行虛假招標等徇私舞弊、玩忽職守的,應立即取消其招標組成員資格,學校將對其進行教育,情節嚴重者予以行政處罰或追究其黨紀、政紀責任。
6、采購物品的驗收,要以樣品或產品說明書、合同規定的配置和性能指標為準則,嚴格把好質量關。如發現實物與樣品不符或出現破損、數量不足和質量問題,使用單位應做好記錄,按協議內容追究供貨方的責任。
7、一些需要長期購買的批量物資,應對供應物資實行跟蹤監控,并對供貨單位定期評議,實行淘汰制,不搞一次招標定終身。
8、采購單位購置大件、大宗物品未按本暫行辦法的程序進行招(議)標的,學校財務部門一律不得報銷或預付貨款。
十、附則
1、本暫行辦法自頒布之日起執行,由紀監審辦公室負責解釋。
2、對未盡事宜,采購部門應依據本規定和采購物品的種類另行制定具體辦法,報紀監審辦公室備案。
附表:
1、《e大學大件、大宗物資采購申請表》
2、《急購物品確認書》
3、《e大學市場調研采購記錄表》
4、《獨家經營或特定(名牌)物品確認書》
5、《e大學談判采購物品記錄表》
6、《續購物品申請表》
7、《某部門某月采購計劃一覽表》
8、《e大學采購大件、大宗物資招(議)標情況登記表》
9、《e大學大件、大宗物品驗收登記表》
