某學校會議場所使用管理辦法
f學校會議場所使用管理辦法
第一條 為加強對學校會議場所的規范化管理,確保各類會議、活動的正常開展,提高會議場所使用效率和服務質量,特制定本辦法。
第二條 本規定所指會議場所包括**校區圖書信息大樓十樓視頻會議室、圖書信息大樓三樓學術報告廳、大學生活動中心大禮堂、大學生活動中心三樓多功能廳、逸夫科技樓學術報告廳,赭麓校區四號樓二樓會議室、七樓多功能廳。
第三條 各會議場所原則上只供校內各單位使用,按照輕重緩急、預約先后的原則統一編排使用會議場所。
第四條 申請程序
1.會議場館首先保證學校安排的各種活動,其他部門申請會議場館一般采取按照申請使用時間順序統一編排使用;特殊情況使用單位可相互協商使用時間。
2.學校主辦各類會議、學術報告和演出使用會議場所,由主辦單位指定專人就具體使用要求直接與后勤管理處對接,教室與宿舍管理科安排落實。
3.校內各部門使用會議場所,需填寫《f醫學院公共活動場所使用申請表》,經后勤管理處審批同意后,由教室與宿舍管理科負責安排落實。
4.社會友好單位租借使用會議場所,需要填寫《f醫學院公共活動場所使用申請表》,經后勤管理處審批后,報請分管校長同意;在簽訂使用協議后,由教室與宿舍管理科安排使用。
第五條 使用管理
1.會議場所由后勤管理處教室和宿舍管理科負責管理,無關人員禁止入內。
2.使用單位負責具體會務工作,含會議材料、主席臺布置、桌牌擺放、鮮花、會標的制作和懸掛等,若使用會議場所的儀器設備,需在會議前一天派專人到預定會議場所進行調試。
3.使用單位在使用會議場所期間要愛護會議室公物,保持會務場所清潔,聽從管理人員安排,不得擅自挪用室內設備。如損壞公物,務必書面說明原因,并由損壞單位負責維修或照價賠償。
4.會議結束后,及時關閉空調、照明設備、儀器設備、門窗等,管理人員要及時通知物業保潔人員打掃衛生,并做好檢查記錄和安全防范工作。
5.會場內禁止吸煙、吃零食、隨地吐痰、亂扔口香糖等行為。嚴禁將腐蝕性物品和易燃易爆等危險品帶入會場。演出現場禁止使用人工噴霧效果。
第六條 召開大型會議或演出,有大量人員和車輛進出,應提前向學校保衛處備案,并做好應急和人員疏散預案。
第七條 各使用單位應負責對所舉辦的會議、學術報告和演出內容的審核,加強對參會人員的引導和管理,造成不良后果的由使用單位單位負責。
第八條 任何單位不得以虛假名義申請使用教室或改變經過審核后的教室用途。若有違反,一經查實,將追究相關人員責任。
第九條 本規定自發文之日起施行,由后勤管理處負責解釋。
后勤管理處
