某企業(yè)合同章管理辦法
企業(yè)合同章管理
對(duì)任何企業(yè)來講,都需要具有公章,而公章作為公司進(jìn)行公務(wù)活動(dòng),行使職權(quán)的重要標(biāo)志,一定要加強(qiáng)管理。為了加強(qiáng)公司公章的管理,確保公章的正確使用,需要制定公章管理使用管理制度。
一、職責(zé)
(一)公司法人、總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理經(jīng)理負(fù)責(zé)行政公章的使用審批工作。
(二)公司法人、總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理或授權(quán)業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)公章及合同專用章的使用審批工作。
(三)公章管理員具有以下職能:
1、負(fù)責(zé)公章的保管。
2、負(fù)責(zé)設(shè)立公章使用登記臺(tái)帳。
3、負(fù)責(zé)公章使用的審核工作。
4、負(fù)責(zé)制定所保管公章的使用程序。
二、使用規(guī)定
(一)公司的公章主要包括公司行政公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人名章專項(xiàng)業(yè)務(wù)章。
(二)公章的保管
1、行政公章由人事行政部管理并有專人負(fù)責(zé)管理。
2、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)管理。
3、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章(各部門用章等)由各專業(yè)部門指定專人負(fù)責(zé)管理。
3、法人章工作用個(gè)人名章兩枚,分別由公司指定人事行政部、財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)管理。
(三)未經(jīng)股東會(huì)和法定代表人授權(quán)及批準(zhǔn),任何部門和個(gè)人不得擅自刻制公司印章。公章的刻制,必須符合國(guó)務(wù)院頒布的有關(guān)公章刻制的規(guī)定,并經(jīng)唐山市公安局備案。
(四)公章的使用由各保管人員設(shè)立使用登記臺(tái)帳,嚴(yán)格審批和登記制度。使用《公章審批單》。
(五)公章一般不得攜帶外出使用,如遇特殊情況,需攜帶公章外出,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由公章保管人攜章隨同。
(六)公章使用(公司紅頭文件除外),必須見《公章審批單》批準(zhǔn)后公章管理人員方可蓋章,公章管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù),因使用公章不當(dāng)造成損失的,應(yīng)追究其相應(yīng)責(zé)任。
(七)公章管理人員如工作變動(dòng),應(yīng)及時(shí)上繳公章,由重新確定的公章管理人員另行辦理接收公章手續(xù),不得私自轉(zhuǎn)交他人。
(八)以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等,由各專業(yè)人員審核并會(huì)簽(合同、協(xié)議會(huì)簽單),公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。
(九)私人取物、取款、掛失、辦理各種證明,需用單位介紹信時(shí),由人事行政部嚴(yán)格審批,符合要求后辦理并登記。
(十)任何公章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋公章。
(十一)對(duì)調(diào)出,解除、終止勞動(dòng)關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的,必須持有效證件材料,經(jīng)人事行政部經(jīng)理審批后,方可蓋章。
(十二)印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)、確保公章清晰、端正。
(十三)公章如有不慎丟失,保管人員及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并向公章備案單位報(bào)失。
